Opérations de la chaîne d'approvisionnement : Stratégies pour l'efficacité

Le nombre de perturbations de la chaîne d'approvisionnement est en augmentation à l'échelle mondiale ! Une enquête récente révèle que plus des trois quarts des entreprises ont rencontré des problèmes au cours de l'année écoulée. Ces perturbations représentent un fardeau économique qui peut coûter aux entreprises du monde entier en moyenne 184 millions de dollars américains par an, selon une étude réalisée en 2021. ^[1]

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Ainsi, il est urgent que les entreprises, en particulier les détaillants en ligne, développent des moyens d'améliorer leurs opérations et d'accroître leur efficacité. 

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Des rapports montrent que les entreprises dotées d'opérations d'approvisionnement optimisées peuvent réduire leurs coûts de 15 % ^[2], réduire les risques, augmenter les bénéfices, satisfaire les acheteurs et améliorer la qualité des produits. Cependant, la plupart des détaillants en ligne ont du mal à s'orienter dans ce processus complexe.

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Chez Gonini, nous avons une vaste expérience dans l'aide aux organisations, petites ou grandes, pour gérer leurs besoins en matière d'exécution des commandes e-commerce, et c'est pourquoi nous avons rédigé cet article pour fournir les meilleures stratégies sur la manière de stimuler les opérations de la chaîne d'approvisionnement et d'accroître l'efficacité. 

Que sont les opérations de la chaîne d'approvisionnement ?

Les opérations de la chaîne d'approvisionnement sont les activités et procédures interconnectées qui collaborent pour transporter les matières premières aux fabricants pour la production, les produits transformés à l'entrepôt, et enfin aux clients finaux lorsqu'une commande est passée. 

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Un exemple typique de cela en action est la chaîne d'approvisionnement d'Amazon. Le processus commence lorsque l'équipe Amazon récupère les stocks auprès des fabricants et les expédie au-delà des frontières. L'équipe gère le dédouanement (l'acheteur paie les droits de douane) et le transport terrestre, stocke les marchandises en vrac, gère le réapprovisionnement sur le site et les autres canaux de vente, et envoie le colis via le service Expédié par Amazon (FBA) aux consommateurs. 

Composants des opérations de la chaîne d'approvisionnement 

Ces opérations comprennent au moins sept processus qui fonctionnent en séquence.

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• Planification de la demande: C'est une partie cruciale de la chaîne d'approvisionnement qui implique la prévision de la demande des clients pour chaque produit afin de s'assurer que vous disposez de suffisamment de stock pour répondre à leurs besoins pendant une certaine période. 

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• Achats: Elle comprend toutes les activités liées à l'approvisionnement en matières premières qui seront utilisées dans la production. L'équipe sera chargée d'évaluer et de trouver des fournisseurs, de négocier les prix et de finaliser les accords d'achat.

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• Production/Fabrication: À ce stade, les matières premières sont transformées en produit fini souhaité. Certains vendeurs en ligne fabriquent leurs produits, tandis que d'autres les obtiennent auprès de fabricants tiers. 

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• Gestion des stocks: Elle commence par le comptage des marchandises livrées par les fabricants pour s'assurer qu'il s'agit des bons articles et en bonne quantité. De plus, les marchandises sont conservées de manière ordonnée afin que les préparateurs de commandes puissent trouver rapidement ce dont ils ont besoin.

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• Exécution des commandes: Le magasin active cette étape lorsqu'un acheteur effectue un achat. Les commandes sont traitées, confirmées, emballées dans des cartons et mises de côté pour être envoyées aux consommateurs au centre de distribution.

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• Livraison: Ici, le colis est expédié de l'entrepôt aux acheteurs par l'intermédiaire de transporteurs du dernier kilomètre. L'entreprise peut utiliser un logiciel pour suivre et fournir des mises à jour en temps réel sur l'emplacement du colis.

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• Service client: Cette fonction consiste à apporter un soutien aux acheteurs avant qu'ils ne reçoivent leur colis, sous forme de mises à jour périodiques, et comprend l'assistance en cas de plaintes, de remplacements, de retours et de remboursements après l'obtention des articles.

10 stratégies clés pour assurer l'efficacité des opérations de la chaîne d'approvisionnement 

Atteindre l'efficacité, c'est la capacité d'un détaillant en ligne à livrer ses marchandises à l'acheteur en temps voulu et au coût le plus bas possible. C'est important car l'excellence dans ce domaine permettra à l'entreprise d'économiser de l'argent et de satisfaire les acheteurs. 

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Examinons quelques conseils sur la manière dont les entreprises peuvent gérer efficacement leur chaîne d'approvisionnement : 

1. Élaborer un plan détaillé de gestion des risques

La gestion des risques dans la chaîne d'approvisionnement implique un processus systématique pour identifier et évaluer l'impact des dangers sur les opérations et élaborer des stratégies pour les atténuer. Ces menaces peuvent être des problèmes avec les fournisseurs, les transporteurs, les détaillants et les fabricants qui peuvent affecter la bonne livraison des marchandises aux utilisateurs finaux. 

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Il peut s'agir de problèmes tels que des préoccupations de qualité, des responsabilités légales et des atteintes à la réputation. Pour élaborer un plan, vous devez documenter tous les risques connus et leur impact et créer un plan d'urgence pour ceux ayant des conséquences graves. 

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De plus, désignez des employés pour surveiller les menaces spécifiques et mettre en œuvre des plans d'urgence si nécessaire. Cela servira de base pour atteindre l'efficacité dans vos opérations. 

2. Accroître la visibilité de la chaîne d'approvisionnement 

Une étude menée par JDA, Incisive et Microsoft en 2019 révèle que 78 % des cadres dirigeants n'ont pas une visibilité à jour sur leurs opérations de chaîne d'approvisionnement malgré les projets d'investissement dans des initiatives d'automatisation et d'intelligence. ^[3] 

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Ce manque de visibilité a entraîné des problèmes pouvant nuire à la réputation d'une entreprise. La visibilité est nécessaire si vous voulez comprendre pleinement l'ensemble du processus et vous assurer qu'aucune inefficacité de coût ne se produit ou n'est pas gérée. 

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La meilleure façon d'atteindre la visibilité est de mettre en œuvre des stratégies qui vous permettent, à vous et à votre équipe, de suivre les niveaux de stock à mesure que les produits passent par les différentes étapes du processus d'approvisionnement et de livraison. Les systèmes modernes de gestion des stocks sont des outils essentiels qui peuvent fournir des informations afin d'éviter les surstocks, les ruptures de stock et les commandes en souffrance. 

3. Utiliser des technologies avancées pour automatiser les processus

La plupart des détaillants e-commerce utilisent plusieurs systèmes pour gérer leurs opérations. Des logiciels de base comme les feuilles de calcul Excel aux applications complexes intégrées aux systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP), ces technologies contribuent à rendre la chaîne d'approvisionnement efficace. 

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De plus, cela vous permet de réorienter le temps et les efforts humains loin des tâches chronophages et de les canaliser vers celles qui sont nécessaires. Par exemple, des tâches telles que le traitement des commandes, l'attribution des emplacements de prélèvement et le paiement des factures sont extrêmement chronophages, ce qui entraîne des inefficacités. 

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Les automatiser grâce à la technologie rend l'ensemble du processus plus rapide et diminue les risques d'erreurs. Certaines entreprises utilisent l'automatisation robotisée des processus (RPA), qui transforme les fonctions en automatisant les tâches répétitives de tri, d'emballage et de stockage des marchandises dans un entrepôt. 

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Les entreprises qui gèrent des entrepôts sur plusieurs sites pourraient envisager d'utiliser un système de gestion d'entrepôt (WMS) pour faciliter le suivi des stocks, la création de rapports de données et l'analyse. 

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En outre, pour une logistique e-commerceefficace, les entreprises peuvent utiliser un logiciel de répartition des transports pour suivre les itinéraires des camions, surveiller l'état des véhicules de livraison et simplifier les activités de planification. Les plateformes CRM sont également utiles car elles aident à suivre les acheteurs et les fournisseurs et à rationaliser la communication entre eux. 

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Les grandes entreprises avec d'importants investissements ont développé leurs propres systèmes et outils pour faciliter ce processus. Cependant, comme la technologie peut être coûteuse, certains détaillants s'appuient sur des prestataires logistiques 3PL ou des fournisseurs de services d'exécution des commandes axés sur la technologie qui ont investi dans l'automatisation pour optimiser leur chaîne d'approvisionnement. 

4. Diversifier les fournisseurs pour éviter les retards

Diversifier votre base de fournisseurs signifie s'approvisionner en produits auprès de divers fabricants au lieu de dépendre d'un seul ou de quelques-uns. Cette stratégie peut inclure l'obtention de biens auprès de producteurs de différentes régions, pays et industries.

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En collaborant avec plusieurs fournisseurs, les entreprises peuvent facilement faire face aux perturbations potentielles telles que les catastrophes naturelles, les grèves, l'instabilité politique ou les problèmes de qualité qui perturbent la chaîne d'approvisionnement. De plus, elles peuvent éviter de perdre leur principal fabricant en raison d'une faillite ou de la résiliation de contrats. 

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De plus, l'approvisionnement de vos produits auprès de divers fabricants augmente votre pouvoir de négociation pour obtenir de meilleurs prix et conditions. Par ailleurs, vous pouvez également bénéficier de différentes structures de coûts, régimes fiscaux et taux de change. 

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Lorsque vous travaillez avec des revendeurs proches de vos acheteurs ou de votre marché, vous pouvez réduire la distance et le temps nécessaires au transport, économiser sur les frais de transport, réduire votre empreinte carbone et accélérer votre mise sur le marché. 

5. Gérer les documents en un seul endroit

Plusieurs documents facilitent le mouvement des marchandises d'une étape à l'autre de la chaîne d'approvisionnement. Ces documents souffrent souvent d'incohérences, de désalignement des processus et de déconnexion due à des fonctions et départements cloisonnés, ce qui peut créer de la confusion et des processus incohérents.

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Investir dans une solution capable de gérer les bons de commande, les documents douaniers, les connaissements, les rapports d'inspection et d'autres documents sera utile. Cette solution servira de plateforme centralisée et de source complète pour les décideurs afin d'examiner et de passer en revue les activités de l'entreprise et d'apporter de la clarté sur les processus de bout en bout, tout en éliminant la gestion disparate des documents. 

6. Définir clairement les responsabilités au sein de votre organisation

Pour réduire les dommages réputationnels et financiers pouvant résulter de perturbations, les entreprises de commerce électronique doivent désigner un responsable et lui fournir les outils nécessaires pour qu'il puisse prendre le contrôle et résoudre les problèmes. 

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Il est primordial que cette personne soit tenue responsable, qu'elle soit capable de formuler des recommandations et de prendre les devants pour résoudre les problèmes dès qu'ils surviennent. 

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Lorsque les entreprises établissent des procédures claires pour chaque étape et attribuent des rôles et des responsabilités, elles limitent le risque d'échec car une personne est en place pour rectifier la situation le plus rapidement possible. 

7. S'assurer que les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde

La chaîne d'approvisionnement est divisée en plusieurs parties, de sorte que si des mesures appropriées ne sont pas prises pour les intégrer, les équipes fonctionneront en silos. Cela peut entraîner des lacunes d'information, une communication lente ou inexistante, et des risques accrus d'erreurs en raison d'un manque de coopération. 

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Ainsi, pour une meilleure efficacité, la stratégie consisterait à aligner toutes les personnes impliquées dans le processus. Cela serait possible si l'entreprise avait déjà désigné un responsable pour superviser l'ensemble du processus. 

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Le responsable élaborerait des stratégies standardisées et s'assurerait de l'adhésion de tous. Une fois cela fait, le groupe suivra les procédures et apportera les ajustements nécessaires pour assurer des opérations cohérentes. 

8. Former votre équipe

C'est une chose d'avoir des technologies pour optimiser le processus de la chaîne d'approvisionnement, et une autre d'avoir du personnel formé capable d'utiliser ces systèmes. Ce manque de compétences peut affecter considérablement l'efficacité. 

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C'est pourquoi les entreprises doivent combler ce manque de compétences en trouvant des talents possédant les connaissances et l'expérience requises. Il est également nécessaire d'offrir des opportunités de développement de carrière aux nouveaux employés pour renforcer leurs compétences et aider à retenir les talents. 

9. Mettre en place et suivre les indicateurs 

Le responsable de la chaîne d'approvisionnement doit définir des paramètres spécifiques ou des indicateurs clés de performance (KPI) à l'aide desquels il pourra évaluer les performances. Ces KPI permettent aux organisations d'identifier et d'analyser les forces et les inefficacités des systèmes afin de définir des objectifs basés sur des données. 

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Parmi ces indicateurs figurent : 

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• Taux de commande parfaite: Il évalue la capacité de l'entreprise à livrer des commandes sans erreur. Il prend en compte l'heure d'arrivée de la commande, l'intégrité du colis et la conformité des articles. Un taux de commande parfaite a l'un des impacts les plus importants sur les résultats, car il influe sur la satisfaction client. 

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• Vitesse de rotation des stocks: Cet indicateur permet aux responsables d'optimiser les niveaux de stock en leur montrant à quelle vitesse les articles doivent être réapprovisionnés. Il est calculé en divisant le nombre de stocks au début de la période de vente par les prévisions de ventes. Grâce à cet indicateur, l'entreprise peut éviter le surstockage. 

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• Coûts d'entreposage: Les entreprises de commerce électronique qui souhaitent établir une chaîne d'approvisionnement financièrement efficace ont besoin de cet indicateur. Il évalue toutes les dépenses liées aux opérations et à la gestion de l'entrepôt, telles que le loyer, les services publics, la main-d'œuvre et l'équipement. Les dirigeants doivent examiner ce KPI fréquemment et apporter les ajustements nécessaires. 

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• Ratio stock/ventes: Ce KPI prend en compte la quantité de stock disponible à la vente par rapport à la quantité vendue et aide l'entreprise à éviter le surstockage ou le sous-stockage. 

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Lorsque ces indicateurs sont correctement mis en place, il serait plus facile pour les responsables d'évaluer s'ils sont performants ou sous-performants. 

10. Améliorer le processus de la commande au paiement

Le processus de la commande au paiement englobe toutes les étapes impliquées dans l'obtention des marchandises. Il implique plusieurs départements au sein de l'entreprise, tels que la finance, l'entrepôt, la logistique et les ventes, tous pouvant utiliser des systèmes logiciels différents pour accomplir leurs tâches. 

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Des opérations fragmentées comme celles-ci peuvent entraîner des défis, notamment des incohérences de données, un désalignement et un manque de réactivité. Pour y remédier, un détaillant e-commerce pourrait adopter une plateforme unifiée qui rationalise l'ensemble de l'opération. 

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Chaque aspect, de la gestion des fournisseurs à l'émission des bons de commande, la livraison et l'enregistrement du paiement final, doit être centralisé pour améliorer la visibilité sur l'ensemble du cycle. 

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Foire aux questions 

Quels sont les types d'opérations dans la chaîne d'approvisionnement ?

Certaines de ces opérations comprennent l'approvisionnement, c'est-à-dire l'obtention des matières premières ; la logistique, c'est-à-dire le déplacement des marchandises des fournisseurs aux producteurs, aux centres de distribution et aux acheteurs ; la gestion des stocks, c'est-à-dire la commande et le stockage des articles dans les entrepôts ; et le service client, qui répond aux demandes des acheteurs concernant les délais de livraison et initie les retours.

Qu'est-ce que la gestion de la chaîne d'approvisionnement ?

Cela comprend la conception, la planification, l'exécution, le contrôle et le suivi de toutes les activités de la chaîne d'approvisionnement. Cela englobe le processus de fabrication et la livraison des marchandises aux entrepôts et aux clients.

Quelle est la différence entre la logistique et les opérations de la chaîne d'approvisionnement ?

La logistique s'occupe de la livraison efficace et rentable des produits aux acheteurs. En comparaison, la gestion de la chaîne d'approvisionnement se concentre sur l'ensemble du processus, de l'approvisionnement des marchandises à la production, au stockage et à la livraison à l'utilisateur final.

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