Operaciones de la Cadena de Suministro: Estrategias para la Eficiencia

¡El número de interrupciones en la cadena de suministro a nivel mundial está en aumento! Una encuesta reciente revela que más de tres cuartas partes de las empresas experimentaron algún tipo de problema durante el año pasado. Estas interrupciones son una carga económica que puede costar a las empresas de todo el mundo un promedio de 184 millones de dólares estadounidenses al año, según una investigación realizada en 2021. ^[1]

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Por lo tanto, existe una necesidad urgente de que las empresas, especialmente los minoristas de comercio electrónico, desarrollen formas de mejorar sus operaciones y aumentar la eficiencia. 

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Los informes muestran que las empresas con operaciones de suministro optimizadas pueden reducir los costos en un 15% ^[2], reducir riesgos, aumentar ganancias, satisfacer a los compradores y mejorar la calidad del producto. Sin embargo, a la mayoría de los minoristas en línea les resulta difícil navegar por este proceso tan complejo.

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En Gonini, contamos con una amplia experiencia ayudando a organizaciones, grandes o pequeñas, a gestionar sus necesidades de cumplimiento de comercio electrónico, y por eso hemos escrito este artículo para ofrecer las mejores estrategias sobre cómo impulsar las operaciones de la cadena de suministro y aumentar la eficiencia. 

¿Qué son las operaciones de la cadena de suministro?

Las operaciones de la cadena de suministro son las actividades y procedimientos interconectados que trabajan juntos para transportar materias primas a los fabricantes para su producción, productos procesados al almacén y, finalmente, a los clientes finales cuando se realiza un pedido. 

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Un ejemplo típico de esto en acción es la Cadena de Suministro de Amazon. El proceso comienza cuando el equipo de Amazon recoge el inventario de los fabricantes y lo envía a través de las fronteras. El equipo se encarga del despacho de aduanas (el comprador paga los aranceles) y del transporte terrestre, almacena el inventario a granel, gestiona la reposición en el sitio y otros canales de venta, y envía el paquete a través de Logística de Amazon (FBA) a los consumidores. 

Componentes de las operaciones de la cadena de suministro 

Estas operaciones incluyen al menos siete procesos que funcionan en secuencia.

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• Planificación de la demanda: Esta es una parte crucial de la cadena de suministro e implica pronosticar la demanda de los clientes para cada producto para asegurarse de tener suficiente inventario para satisfacer sus necesidades durante un período determinado. 

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• Compras: Comprende todas las actividades relacionadas con la adquisición de las materias primas que se utilizarán en la producción. El equipo se encargará de evaluar y buscar proveedores, negociar precios y cerrar acuerdos de compra.

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• Producción/Fabricación: En esta etapa, las materias primas se transformarán en el producto terminado deseado. Algunos vendedores en línea fabrican sus propios productos, mientras que otros los obtienen de fabricantes externos. 

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• Gestión de inventario: Comienza con el recuento de la mercancía entregada por los fabricantes para asegurarse de que sean los artículos correctos y en la cantidad adecuada. Además, los productos se conservan de forma ordenada para que los recolectores puedan encontrar lo que necesitan rápidamente.

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• Cumplimiento de pedidos: La tienda activa esta etapa cuando un comprador realiza una compra. Los pedidos se procesan, confirman, empaquetan en cajas y se apartan para ser enviados a los consumidores en el centro de distribución.

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• Entrega: Aquí, el paquete se envía desde el almacén a los compradores a través de transportistas de última milla. La empresa puede emplear software para rastrear y proporcionar actualizaciones en tiempo real sobre la ubicación del paquete.

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• Servicio al cliente: Esta función implica brindar soporte a los compradores antes de que reciban su paquete en forma de actualizaciones periódicas e incluye asistirlos con quejas, reemplazos, devoluciones y reembolsos una vez obtenidos los artículos.

Las 10 mejores estrategias para garantizar la eficiencia de las operaciones de la cadena de suministro 

Alcanzar la eficiencia consiste en qué tan bien un minorista en línea entrega sus productos al comprador de manera oportuna y al menor costo posible. Esto es importante porque lograr la excelencia en esta área le ahorrará dinero a la empresa y mantendrá a los compradores satisfechos con los servicios. 

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Veamos algunos consejos sobre cómo las empresas pueden gestionar su cadena de suministro de manera eficiente: 

1. Crear un plan detallado de gestión de riesgos

La gestión de riesgos en la cadena de suministro implica un proceso sistemático para identificar y evaluar el impacto de los riesgos en las operaciones y desarrollar estrategias para mitigarlos. Estas amenazas pueden ser problemas con proveedores, transportistas, minoristas y fabricantes que pueden afectar la entrega exitosa de bienes a los usuarios finales. 

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Pueden ser problemas como preocupaciones de calidad, responsabilidades legales y daños a la reputación. Para crear un plan, hay que documentar cualquier riesgo conocido y su impacto, y crear un plan de contingencia para aquellos con consecuencias graves. 

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Además, asigne empleados para monitorear amenazas específicas e implementar planes de contingencia cuando sea necesario. Hacer esto servirá como base para lograr la eficiencia en sus operaciones. 

2. Aumentar la visibilidad de la cadena de suministro 

Una investigación realizada por JDA, Incisive y Microsoft en 2019 revela que el 78% de los ejecutivos de alto nivel no tienen visibilidad actualizada de sus operaciones de cadena de suministro a pesar de los planes para invertir en iniciativas de automatización e inteligencia. ^[3] 

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Esta falta de conocimiento ha provocado problemas que pueden dañar la reputación de una empresa. La visibilidad es necesaria si se desea comprender completamente todo el proceso y asegurar que no se produzcan ineficiencias de costos o que no queden sin gestionar. 

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La mejor manera de lograr visibilidad es implementar estrategias que le permitan a usted y a su equipo rastrear los niveles de inventario a medida que los productos pasan por las diversas etapas del proceso de adquisición y entrega. Los sistemas modernos de gestión de inventario son herramientas esenciales que pueden proporcionar información para que pueda evitar el exceso de existencias, las roturas de stock y los pedidos pendientes. 

3. Utilizar tecnología avanzada para automatizar los procesos

La mayoría de los minoristas de comercio electrónico utilizan varios sistemas para controlar sus operaciones. Desde software básico como hojas de cálculo de Excel hasta aplicaciones complejas integradas con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), estas tecnologías ayudan a hacer eficiente la cadena de suministro. 

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Además, facilita redirigir el tiempo y el esfuerzo humano de tareas que consumen mucho tiempo y canalizarlos hacia aquellas que son necesarias. Por ejemplo, tareas como procesar pedidos, asignar franjas horarias de recogida y pagar facturas consumen muchísimo tiempo, lo que provoca ineficiencias. 

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Automatizarlas con tecnología hace que todo el proceso sea más rápido y disminuye las posibilidades de cometer errores. Algunas empresas emplean la Automatización Robótica de Procesos (RPA), que transforma las funciones al automatizar las tareas repetitivas de clasificación, embalaje y almacenamiento de mercancías en un almacén. 

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Las empresas que gestionan almacenes en varias ubicaciones podrían considerar el uso de un sistema de gestión de almacenes (WMS) para ayudar con el seguimiento del inventario, la elaboración de informes de datos y el análisis. 

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Además, para una logística eficiente de comercio electrónico, las empresas pueden utilizar software de gestión de flotas para ayudar a rastrear las rutas de transporte, supervisar el estado de los vehículos de reparto y simplificar las actividades de programación. Las plataformas CRM también resultan útiles, ya que ayudan a llevar un registro de compradores y proveedores y a agilizar la comunicación entre ellos. 

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Las grandes corporaciones con mucha inversión han desarrollado sus propios sistemas y herramientas para ayudar en este proceso. Sin embargo, dado que la tecnología puede ser costosa, algunos minoristas confían en 3PLs impulsados por la tecnología o proveedores de servicios de cumplimiento que han invertido en automatización para optimizar su cadena de suministro. 

4. Diversificar proveedores para evitar retrasos

Diversificar su base de proveedores significa obtener sus productos de varios fabricantes en lugar de depender de uno o unos pocos. Esta estrategia puede incluir la obtención de bienes de productores en diferentes regiones, países e industrias.

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Al colaborar con varios proveedores, las empresas pueden sortear fácilmente posibles interrupciones como desastres naturales, huelgas laborales, inestabilidad política o problemas de calidad que interrumpen la cadena de suministro. Además, pueden evitar perder a su fabricante principal debido a la quiebra o la rescisión de contratos. 

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Además, obtener sus productos de varios fabricantes aumenta su poder de negociación para conseguir mejores precios y condiciones. Aparte de eso, también puede beneficiarse de diferentes estructuras de costes, regímenes fiscales y tipos de cambio. 

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Cuando trabaja con distribuidores cercanos a sus compradores o al mercado, puede reducir la distancia y el tiempo necesarios para el transporte, ahorrar costes de flete, disminuir su huella de carbono y acelerar su llegada al mercado. 

5. Gestione los documentos en un solo lugar

Existen varios documentos que facilitan el movimiento de la mercancía de una etapa a otra de la cadena de suministro. Estos documentos suelen presentar inconsistencias, desalineación de procesos y desconexión debido a funciones y departamentos aislados, lo que puede generar confusión y procesos inconsistentes.

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Invertir en una solución que pueda ayudar a gestionar los pedidos de compra, los trámites aduaneros, los conocimientos de embarque, los informes de inspección y otra documentación será de gran ayuda. Esta solución servirá como un centro centralizado y una fuente completa para que los responsables de la toma de decisiones aborden y revisen las actividades de la empresa y proporcionen claridad sobre los procesos de principio a fin, al tiempo que elimina la gestión documental dispersa. 

6. Especifique quién es responsable de qué dentro de su organización

Para reducir el daño reputacional y financiero que puede producirse como resultado de interrupciones, las empresas de comercio electrónico deben nombrar un líder y proporcionar las herramientas necesarias para que puedan tomar el control y resolver los problemas. 

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Es fundamental que esta persona rinda cuentas y sea capaz de ofrecer recomendaciones y lidere la resolución de los problemas a medida que surjan. 

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Cuando las empresas establecen procedimientos claros para cada etapa y asignan roles y responsabilidades, limitan el riesgo de fracaso porque hay alguien encargado de rectificar la situación lo antes posible. 

7. Asegúrese de que los miembros del equipo estén en sintonía

La cadena de suministro se divide en varias partes, de modo que, si no se toman las medidas adecuadas para integrarlas, los equipos operarán de forma aislada. Esto puede provocar lagunas de información, comunicación lenta o nula, y mayores posibilidades de errores debido a la falta de cooperación. 

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Así, para la eficiencia, la estrategia sería alinear a todos los implicados en el proceso. Esto sería posible si la empresa ya hubiera asignado un líder para supervisar todo el proceso. 

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El gerente desarrollaría estrategias estandarizadas y se aseguraría de que todos estén alineados. Una vez hecho esto, el grupo seguirá los procedimientos y realizará los ajustes necesarios para garantizar operaciones consistentes. 

8. Capacite a su equipo

Una cosa es tener tecnologías para optimizar el proceso de la cadena de suministro y otra es contar con personal capacitado que pueda operar esos sistemas. Esta escasez de habilidades puede afectar drásticamente la eficiencia. 

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Por eso, las empresas deben cerrar esta brecha de habilidades encontrando talentos con los conocimientos y la experiencia requeridos. También es necesario ofrecer oportunidades de desarrollo profesional a los nuevos empleados para reforzar sus habilidades y ayudar a retener el talento. 

9. Establecer y hacer seguimiento a las métricas 

El líder que supervisa la cadena de suministro debe establecer parámetros específicos o indicadores clave de rendimiento (KPI) con los que pueda evaluar el desempeño. Estos KPI permiten a las organizaciones identificar y analizar las fortalezas y las ineficiencias en los sistemas para establecer objetivos basados en datos. 

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Algunas de estas métricas incluyen: 

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• Tasa de pedido perfecto: Evalúa la capacidad de la empresa para entregar pedidos sin errores. Evalúa el tiempo de llegada del pedido, la integridad del paquete y si contiene los artículos correctos. Una tasa de pedido impecable tiene uno de los mayores impactos en los resultados finales, ya que afecta la satisfacción del cliente. 

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• Velocidad de inventario: Esta métrica permite a los gerentes optimizar los niveles de inventario al mostrarles la rapidez con la que deben reponerse los artículos. Se calcula dividiendo el recuento de inventario al inicio del período de venta por la previsión de ventas. Con esta métrica, la empresa puede evitar el exceso de existencias. 

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• Costos de almacenamiento: Las empresas de comercio electrónico que desean establecer una cadena de suministro financieramente eficiente necesitan esta métrica. Evalúa todos los gastos relacionados con las operaciones y la gestión del almacén, como el alquiler, los servicios públicos, la mano de obra y el equipo. Los líderes deben revisar este KPI con frecuencia y realizar ajustes según sea necesario. 

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• Relación inventario-ventas: Este KPI considera la cantidad de existencias disponibles para la venta en comparación con la cantidad vendida y ayuda a la empresa a evitar el exceso o la falta de existencias. 

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Cuando estas métricas se configuran correctamente, sería más fácil para los gerentes evaluar si están rindiendo de manera óptima o por debajo de lo esperado. 

10. Mejorar el proceso de pedido a pago

El proceso de pedido a pago abarca todos los pasos involucrados en la adquisición de los bienes. Implica a varios departamentos dentro de la empresa, como finanzas, almacén, logística y ventas, todos los cuales pueden estar utilizando diferentes sistemas de software para realizar sus tareas. 

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Las operaciones fragmentadas como esta pueden causar desafíos, incluyendo discrepancias de datos, desalineación y falta de capacidad de respuesta. Para abordar esto, un minorista de comercio electrónico podría adoptar una plataforma unificada que optimice toda la operación. 

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Cada aspecto, desde la gestión de proveedores hasta la emisión de órdenes de compra, la entrega y el registro del pago final, debe centralizarse para mejorar la visibilidad a lo largo de todo el ciclo. 

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Preguntas frecuentes 

¿Cuáles son los tipos de operaciones en la cadena de suministro?

Algunas de las operaciones incluyen la adquisición, que consiste en obtener materias primas; la logística, que es el movimiento de mercancías de proveedores a productores, centros de distribución y compradores; la gestión de inventario, que implica pedir y almacenar artículos en almacenes; y el servicio al cliente, que responde a las solicitudes de los compradores sobre el tiempo de entrega e inicia las devoluciones.

¿Qué es la gestión de la cadena de suministro?

Esto incluye el diseño, la planificación, la ejecución, el control y el seguimiento de todas las actividades de la cadena de suministro. Abarca el proceso de fabricación y la entrega de mercancías a almacenes y clientes.

¿Cuál es la diferencia entre logística y operaciones de la cadena de suministro?

La logística se ocupa de la entrega eficiente y rentable de productos a los compradores. En comparación, la gestión de la cadena de suministro se centra en todo el proceso, desde el aprovisionamiento de bienes hasta la producción, el almacenamiento y la entrega al usuario final.

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