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Évaluation des risques liés à l'exécution des commandes et planification d'urgence : Conseils pour les marques
Évaluation des risques et conseils de planification d'urgence pour une exécution fiable des commandes
Une exécution efficace des commandes est nécessaire pour maintenir une bonne réputation de marque, rester compétitif et fidéliser vos clients.
Cependant, la chaîne d'approvisionnement peut être perturbée par les ralentissements économiques, les intempéries et le manque de visibilité et de communication, ce qui peut affecter la manière dont vous livrez les commandes de vos clients. C'est pourquoi il est nécessaire de mettre en place des plans d'urgence pour prévoir les effets d'un événement imprévu, élaborer des stratégies de préparation et de remédiation et minimiser les perturbations.
Cet article fournit des conseils sur l'évaluation des risques liés à l'exécution des commandes et sur la manière de créer des plans d'urgence.
Vous recherchez un partenaire d'exécution fiable ? Chez Gonini, nous aidons les marques à se développer en utilisant la technologie pour fournir des services d'exécution de commandes rapides et fiables. De plus, nous offrons des services d'exécution de commandes évolutifs pour vous accompagner dans votre croissance. Obtenez votre devis gratuit.
Qu'est-ce que l'évaluation des risques liés à l'exécution des commandes ?
Une évaluation des risques identifie les dangers potentiels qui peuvent affecter la capacité de votre entreprise à fournir des services d'exécution de commandes fiables. Elle évalue votre préparation à l'exécution des commandes, identifie les menaces et propose des mesures pour réduire l'impact du risque sur vos opérations commerciales.
Examinons certains des plus grands risques liés aux services d'exécution des commandes.
Ralentissements économiques
Il est indéniable que les ralentissements économiques ont un impact profond sur les chaînes d'approvisionnement mondiales.
Avec une inflation élevée dans différentes régions du monde, les prix montent en flèche, la confiance des clients diminue et la demande de produits se réduit, tandis que les stocks commencent à prendre la poussière.
Bien que difficile, vous devez vous débarrasser des stocks morts, en vendant au prix fort plutôt qu'à prix réduit. Les gestionnaires de stocks peuvent se retrouver avec des stocks excédentaires et des incertitudes concernant leurs modules de tarification.
Cela augmentera la pression sur les marges bénéficiaires, rendant plus difficile pour les entreprises d'établir des prévisions de demande précises.
De plus, cela entraînera des plans logistiques bouleversés, des goulots d'étranglement imprévus, des délais plus longs et des retards de livraison.
Météo imprévisible
Les conditions météorologiques extrêmes représentent un risque important pour l'exécution efficace des commandes et peuvent paralyser complètement la chaîne d'approvisionnement.
L'incapacité de déplacer les colis d'un point à l'autre entraînera un retard d'expédition vers le point de destination. De même, l'incapacité du camion de ramassage à arriver sur le site en raison de mauvaises conditions météorologiques comme les tempêtes ou les inondations entraînera des retards.
Dans la chaîne d'approvisionnement, un retard à un point entraînera un blocage au point suivant, provoquant une réaction en chaîne. Cela se traduira finalement par des délais de livraison imprévisibles et affectera considérablement la réputation de votre marque.
Ainsi, pour réduire les risques liés aux conditions météorologiques imprévisibles, vous devriez avoir un plan d'urgence.
Une façon d'y parvenir est d'avoir différents centres de distribution dans divers endroits. Si un site est touché par de mauvaises conditions météorologiques, vous pouvez toujours exécuter les commandes de vos clients depuis d'autres sites situés dans des régions non affectées.
Lors de la planification face à des conditions météorologiques imprévisibles, des imprévus peuvent survenir. C'est pourquoi un suivi continu avec un traceur d'expédition en temps réel peut aider à définir les bonnes attentes de livraison pour vos clients.
Si les entreprises peuvent évaluer les risques et planifier, elles bénéficieront d'un avantage concurrentiel et enverront les colis à temps avec un résultat positif.
Manque de visibilité
De nombreuses entreprises 3PL réussissent en offrant une visibilité sur les chaînes d'approvisionnement de leurs clients. Cette visibilité aide les prestataires logistiques à identifier les lacunes et les inefficacités qui peuvent perturber leurs opérations.
La visibilité permet à l'équipe des opérations d'être informée des perturbations potentielles à l'avance afin qu'elles ne soient pas impactées. Une mauvaise visibilité sur le processus de livraison signifie que les perturbations potentielles ne sont pas gérées, ce qui peut entraîner des retards dans les délais de livraison.
Les entreprises devraient apporter visibilité et contrôle sur le réseau logistique pour atteindre un alignement opérationnel.
Pour ce faire, les prestataires 3PL intègrent la technologie aux processus de leurs clients et exploitent leur équipe informatique interne pour permettre la circulation des données à travers l'ensemble du réseau, augmentant ainsi la visibilité des opérations.
Chez Gonini, nous utilisons la technologie pour offrir une visibilité complète de chaque étape du processus d'exécution des commandes. Cela facilite le suivi de vos commandes et l'estimation précise du délai de livraison.
Mauvaise communication
Et si votre prestataire 3PL était négativement impacté par une mauvaise communication ? Si vous avez une question, rien n'est plus frustrant qu'une entreprise de logistique difficile à joindre.
La plupart des entreprises 3PL n'ont pas les effectifs nécessaires pour accorder à chaque client l'attention qu'il mérite ; d'où le manque de communication que les clients rencontrent après avoir passé commande.
Une mauvaise communication dans la chaîne d'approvisionnement peut entraîner toutes sortes de problèmes, notamment :
- Retard de livraison
- Articles perdus
- Livraison des mauvais articles
- Avis clients négatifs.
Une communication claire et la transparence sont nécessaires, surtout que les vendeurs se retrouvent pris entre deux feux si et quand les clients demandent des mises à jour sur leurs commandes.
Lorsque les prestataires 3PL communiquent chaque étape, de l'entrepôt au domicile, votre entreprise recevra moins de questions du type « où est ma commande ? » de la part des clients car ils sauront à quoi s'attendre.
Pics de commandes
Bien qu'un pic de commandes puisse être bénéfique pour les entreprises de commerce électronique, il peut avoir un impact négatif sur votre entreprise si le prestataire 3PL ne peut pas le gérer.
Qu'il s'agisse d'un pic de ventes saisonnier ou d'une demande soudaine pour un produit, si votre partenaire de livraison n'est pas préparé ou manque d'espace d'entrepôt pour stocker plus de stock, vous risquez de nuire à votre réputation si vos clients ne peuvent pas recevoir leurs commandes.
Chez Gonini, nous mettons en œuvre un plan de contingence solide et disposons de plusieurs installations à différents endroits. De plus, nous expédions 24h/24 et 7j/7 et adaptons nos services pour répondre aux exigences de vos produits.
Mouvement de grève
Les grèves peuvent perturber les services de livraison.
Un exemple est la grève de Royal Mail les 30 septembre et 1er octobre 2022. Aucune livraison n'a eu lieu à ces dates, entraînant des retards dans l'envoi des colis aux clients.
Un bon plan de contingence devrait viser à rétablir la livraison du courrier le plus rapidement possible après la grève et à livrer autant de livraisons spéciales et de fournitures médicales que possible.
Non-respect des SLA
Un accord de niveau de service (SLA) établit les attentes entre le fournisseur 3PL et le client.
Il décrit les produits à livrer, la gestion des stocks, le point de contact en cas de problèmes et les responsabilités. Une augmentation inattendue des commandes peut engorger un processus d'exécution des commandes fiable.
Si le fournisseur 3PL n'a pas de plans de contingence pour faire face aux pics inattendus, il aura du mal à respecter et, dans la plupart des cas, ne respectera pas le SLA, ce qui peut créer une mauvaise expérience client pour votre entreprise.
Bien qu'il n'existe pas d'accord de niveau de service universel pour l'exécution des commandes, vous pouvez vous associer à un fournisseur de services d'exécution des commandes robuste pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Chez Gonini, nous personnalisons le SLA pour l'adapter à votre entreprise et nous assurons de tenir la promesse de votre marque et de fidéliser vos clients.
Technologie
Les entreprises dépendent de plus en plus de la technologie pour accomplir leurs tâches. Les prestataires logistiques (3PL) utilisent la technologie pour suivre les commandes et informer leurs clients à chaque étape.
Que se passe-t-il en cas de panne système ou de violation de données ? Cela peut représenter un risque, car des données seront perdues et le suivi des commandes deviendra difficile, voire impossible.
C'est pourquoi les prestataires logistiques (3PL) doivent établir un plan de contingence afin d'atténuer les effets d'une violation de données ou d'une panne système.
La sauvegarde des données dans le cloud et la prise de mesures pour protéger votre système contre les attaques sont des moyens par lesquels les prestataires de services d'exécution peuvent atténuer les effets d'une défaillance technologique.
Chez Gonini, nous utilisons la technologie pour traiter et suivre vos commandes jusqu'à leur livraison à vos clients. Cela permet à notre équipe de facilement tracer votre commande et de fournir des informations précises sur la date de livraison.
Qu'est-ce qu'un plan de contingence ?
C'est un plan d'action conçu pour aider une entreprise à réagir à un incident futur potentiel qui pourrait l'affecter, quelle que soit la probabilité de sa survenue.
On peut considérer le plan de contingence comme le filet de sécurité qui guide l'entreprise à travers le pire des scénarios. Il décrit les étapes que l'équipe de l'entreprise prendra en cas de crise.
Un plan de contingence vous aide à réduire les perturbations et à poursuivre vos activités normalement.
Voici des suggestions pour élaborer votre plan de contingence.
- Réaliser une évaluation des risques
Vous ne pouvez pas créer de plans de contingence si vous ne savez pas à quoi vous êtes confronté. C'est pourquoi un plan de contingence pour l'exécution des commandes commence par une évaluation des risques.
Évaluez vos processus métier, vos technologies et vos équipes pour déterminer leur vulnérabilité. Ensuite, réfléchissez aux scénarios du pire et à la manière dont ils pourraient impacter votre activité.
Par exemple, si votre partenaire logistique utilise la technologie pour traiter les commandes, un scénario du pire serait une panne système qui vous empêcherait de suivre les commandes.
Un autre exemple est un afflux de commandes : comment gérerez-vous cette augmentation sans manquer le SLA ? Les conditions météorologiques imprévisibles et les catastrophes naturelles peuvent perturber la chaîne logistique ; comment gérerez-vous cette perturbation ?
- Élaborer un plan pour chaque scénario
Maintenant que vous connaissez les scénarios de risque potentiels, vous pouvez commencer à réfléchir aux moyens de maintenir votre activité en élaborant un plan. Vos plans de contingence devraient inclure les éléments suivants :
- Déclencheurs spécifiques. Ces déclencheurs sont ce qui mettra les plans en œuvre. Par exemple, un plan de contingence en cas d'inondation devrait entrer en vigueur une fois que vous êtes certain que le risque peut perturber votre activité. Un autre exemple est l'utilisation de la technologie. Les violations de données ou les pannes système devraient être le déclencheur qui activera votre plan.
- Définir clairement les responsabilités. Votre plan de contingence devrait définir qui est responsable de l'exécution des différentes parties du plan et ce qui est attendu d'eux. Soyez précis lors de la définition des rôles et responsabilités clés afin d'éviter toute confusion. Cette partie de votre plan de contingence garantira que chacun est formé sur ce qu'il doit faire.
- Stratégie de réponse. Vous devriez inclure un bref aperçu de la manière dont vos employés gèrent les différents risques. Si vous utilisez la technologie pour traiter les commandes de vos clients, un bon plan consisterait à stocker les données dans le cloud et à les sauvegarder régulièrement. Grâce aux sauvegardes quotidiennes, vous pouvez rapidement récupérer les données du cloud en cas de défaillance du système ou de cyberattaques. Par exemple, si votre entreprise est basée dans une région sujette aux tempêtes qui peuvent perturber la chaîne d'approvisionnement, un plan de contingence incluant le stockage dans plusieurs entrepôts situés à différents endroits serait une bonne idée.
- Communiquez vos plans de contingence
L'élaboration de plans de contingence pour gérer les risques est incomplète tant que vous n'avez pas communiqué ces plans à tous les niveaux de votre entreprise. Cela signifie impliquer les membres de votre équipe afin qu'ils puissent réagir de manière appropriée en cas d'urgence.
Communiquer les plans ne signifie pas donner à chaque membre de l'équipe un aperçu complet de tous les risques. Vous pouvez partager les risques spécifiques et les plans de contingence liés à leurs rôles et à la manière dont ils les aborderont.
Il est également judicieux de disposer de guides de planification de contingence et de les mettre à la disposition de vos employés afin qu'ils sachent ce qu'ils doivent faire en cas de risque.
Collaborez avec un partenaire logistique fiable
Travailler avec un partenaire logistique fiable comme Gonini est un moyen sûr de livrer les commandes de vos clients, d'obtenir des avis positifs et de garder une longueur d'avance sur la concurrence.
Nous sommes un prestataire de services logistiques complets qui aide les entreprises de commerce électronique à gérer le stockage, la préparation, l'emballage, l'expédition et la livraison rapide des commandes de leurs clients. Gonini se distingue des autres prestataires 3PL de nombreuses manières.
- Configuration et gestion de compte rapides
De la création de compte via notre portail à l'envoi direct de votre inventaire et à l'intégration fluide de vos canaux de vente avec notre portail, vous pouvez démarrer en seulement 72 heures.
Notre portail facile à utiliser offre une visibilité en temps réel pour vous aider à suivre les commandes de vos clients. Le tableau de bord affiche des mises à jour sur le statut d'exécution des commandes, le statut de livraison du transporteur et votre niveau de stock. Et en cas de retards de livraison, nous vous informerons immédiatement et éviterons les demandes de type « Où est ma commande ? » de la part de vos clients.
- Communication rapide et résolution des problèmes
Chez Gonini, nous assurons une communication efficace pour résoudre les problèmes qui surviennent pendant la livraison et aider les marques à améliorer l'expérience de leurs clients. Notre temps de réponse de deux heures aux tickets garantit que vous n'êtes pas laissé dans l'ignorance si vous avez des questions ou souhaitez qu'un problème soit résolu.
Dans le cadre de nos plans d'urgence, nous utilisons la technologie pour suivre chaque étape du processus de livraison et résoudre les problèmes avant qu'ils ne deviennent un souci pour vous ou vos clients.
- Centres de distribution dans différents lieux
De plus, pour nous assurer de livrer les commandes de vos clients de manière fiable, nous disposons de plusieurs centres d'exécution des commandes dans 17 pays, ce qui nous permet de livrer vos clients même dans des situations difficiles.
- Fonctionnement efficace
Nous aidons les entreprises de commerce électronique à augmenter leurs ventes en offrant aux clients différentes options de livraison et en leur permettant de choisir quand et comment ils recevront leurs commandes.
De la livraison standard, qui prend entre trois et cinq jours, à la livraison le lendemain, la livraison le jour même et la livraison écologique, nos options d'expédition placent vos clients au cœur de nos services.
Avez-vous besoin d'un prestataire de services logistiques qui livrera efficacement les commandes de vos clients ? Gonini est votre partenaire de confiance ! Obtenez votre devis gratuit.
Conclusion
Le risque est inhérent à toute entreprise, et les services d'exécution des commandes n'y échappent pas. C'est pourquoi l'évaluation des risques liés à l'exécution des commandes et les plans d'urgence pour faire face à ces risques sont nécessaires pour offrir une bonne expérience client.
Les risques courants liés à l'exécution des commandes incluent les intempéries, les pics de commandes, les ralentissements économiques et une mauvaise communication. Faire face à ces risques signifie élaborer des plans pour minimiser leurs effets afin de garantir que vous exécutez les commandes de vos clients à temps.
Foire aux questions
Quels sont les problèmes d'exécution des commandes ?
Les problèmes d'exécution des commandes surviennent lorsqu'une panne ou un goulot d'étranglement se produit à un moment donné du processus de livraison des commandes. Les problèmes courants d'exécution des commandes sont une interruption de la livraison due aux intempéries, aux grèves, aux inondations, à une mauvaise communication, aux pics de commandes et aux pénuries de personnel.
Quelles sont les trois étapes de l'évaluation des risques ?
Une évaluation efficace des risques implique l'identification, l'analyse et l'évaluation des risques. Après avoir évalué les risques, vous pouvez ensuite élaborer des plans d'urgence pour y faire face.
Qu'est-ce qu'un bon plan d'urgence ?
Un bon plan d'urgence doit inclure tous les événements susceptibles de perturber les opérations. Certains risques spécifiques à inclure dans le plan sont les catastrophes naturelles, les grèves, une mauvaise communication et les pannes technologiques. Le plan doit décrire comment réduire les effets de ces risques afin d'atténuer les perturbations de livraison.
Freddy Bruce
En tant que membre de l'équipe Gonini, j'aide les marques e-commerce à renforcer leurs opérations d'exécution des commandes au Royaume-Uni, en Allemagne, aux Pays-Bas et aux États-Unis. Je travaille avec des commerçants qui souhaitent simplifier leur logistique, réduire leurs coûts et se développer sur de nouveaux marchés. Je développe également ma propre marque e-commerce, ce qui me donne un aperçu pratique des défis auxquels les fondateurs sont confrontés. Dans mes écrits, je partage des stratégies d'exécution des commandes, des leçons de croissance et des conseils concrets tirés des deux côtés de l'industrie.
