Qu'est-ce qu'un système d'inventaire permanent ? Définition et avantages

Gérer une entreprise de vente au détail ou de commerce électronique est en fait assez agréable, malgré les défis. Du moins, jusqu'à ce qu'il soit temps de faire l'inventaire. Si votre entreprise est nouvelle sur le marché et que vous n'avez pas beaucoup de produits en stock, faire l'inventaire est un jeu d'enfant. 

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Cependant, une fois que votre magasin commence à se développer et que vos niveaux de stock augmentent, le processus devient de plus en plus fastidieux. 

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Heureusement, la technologie moderne est là pour vous aider, et dans ce cas, elle se présente sous la forme d'un système d'inventaire permanent. Pourquoi compter l'inventaire vous-même quand un logiciel peut le faire pour vous ? De plus, il peut le faire plus rapidement et plus précisément que vous. Alors, qu'est-ce que ce système d'inventaire dont tout le monde parle ? Découvrons-le.

Qu'est-ce qu'un système d'inventaire permanent ?

En termes simples, un système d'inventaire permanent est un processus numérisé qui suit et enregistre l'inventaire en temps réel à l'aide de puissantes solutions logicielles. En d'autres termes, le logiciel vérifie chaque produit et chaque vente qui entre et sort de votre entreprise, enregistrant les résultats dans une base de données centralisée. 

Quel est le but de la méthode d'inventaire permanent ?

Eh bien, outre l'informatisation du processus de comptage des stocks, la méthode d'inventaire permanent a pour but d'améliorer la précision, offrant ainsi aux magasins de détail et en ligne des décomptes d'inventaire continus et plus précis. 

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Les données collectées par le système sont mises à jour à chaque modification, qu'il s'agisse de l'acquisition de biens supplémentaires, du déplacement de produits au sein d'un entrepôt ou de la vente desdits produits aux clients. 

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L'avantage fondamental est que ce type de système élimine le besoin de systèmes d'inventaire périodiques ou de comptage physique des stocks, si vous préférez l'appeler ainsi. Et, avec une précision d'inventaire améliorée, vient une meilleure prévision de la demande, ce qui est essentiel pour la survie des magasins en ligne sur le marché hautement concurrentiel d'aujourd'hui. Alors, système numérisé versus système physique ; quelle approche les entreprises devraient-elles choisir, demandez-vous ?

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Cela dépend entièrement des besoins et des capacités de l'entreprise. Le fait est qu'un système d'inventaire permanent nécessite une infrastructure correspondante. 

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Cela inclut souvent une solution ERP (Enterprise Resource Planning), des terminaux de point de vente, des étiquettes RFID et des codes-barres numérisés, ainsi que d'autres équipements pour soutenir le système et assurer sa performance optimale.

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Comme on peut l'imaginer, les coûts de mise en œuvre d'une telle infrastructure seraient astronomiques, surtout pour les startups et les petites entreprises. 

Système d'inventaire permanent vs. système d'inventaire périodique : Avantages et inconvénients

Les gens croient fermement que toute forme de travail manuel finira par être remplacée par un équivalent technologique. Dans ce cas, il faudrait supposer que la technologie est toujours fiable et fonctionne constamment sans faille. 

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Malheureusement, ce n'est pas le cas. Avez-vous déjà utilisé une technologie qui ne soit pas tombée en panne ou n'ait pas fini par défaillir ? Cela dit, les gens devraient vraiment cesser de comparer les choses en se basant uniquement sur le fait qu'elles soient ou non alimentées par la technologie. Dans ce scénario particulier, les systèmes d'inventaire permanent et périodique sont deux approches différentes axées sur le même objectif. 

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La seule différence est qu'ils utilisent des moyens et des ressources différents qui peuvent ou non être disponibles pour votre entreprise à un moment donné. Ainsi, ils ont tous deux des avantages et des inconvénients, ainsi que des raisons pour lesquelles l'un devrait être utilisé plutôt que l'autre, ou pas du tout. Alors, détaillons et contextualisons ces deux méthodes, voulez-vous ?

Système d'inventaire permanent

Comme mentionné précédemment, il s'agit d'une approche technologique pour le comptage des stocks en temps réel. Comme toute autre solution technologique, il est plus complexe et offre une multitude d'avantages à l'organisation grâce à ses fonctionnalités logicielles et autres capacités. Voici quelques-uns des principaux avantages de la méthode d'inventaire permanent.

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• Grâce au suivi des produits et des ventes en temps réel, cette méthode permet des mises à jour instantanées de toute modification apportée à votre inventaire.
• Une précision accrue de l'inventaire permet des prévisions de demande plus détaillées et peut aider les entreprises à améliorer l'efficacité de l'ensemble de leur chaîne d'approvisionnement.
• En tant que solution logicielle, l'inventaire permanent peut s'intégrer à d'autres systèmes d'entreprise. C'est particulièrement vrai pour les finances, car le suivi des stocks en temps réel peut garantir des rapports financiers précis et une conformité totale avec toutes les règles ou réglementations auxquelles votre entreprise doit se conformer. 
• Puisque le logiciel fonctionne en arrière-plan, il n'est pas nécessaire de fermer le magasin pour effectuer un comptage d'inventaire ou un audit d'inventaire, d'ailleurs. Le système fera tout pour vous pendant que vous reprenez vos activités comme d'habitude. 

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Aucun système n'est parfait, ce qui est assez regrettable pour les propriétaires d'entreprise. Cela dit, choisir la solution logicielle à utiliser peut parfois être plus difficile que de gérer l'entreprise. 

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Chaque propriétaire d'entreprise doit peser le pour et le contre du système qui l'intéresse ou risquer de commettre une erreur catastrophique. Dans cet esprit, voici les inconvénients de l'utilisation du système d'inventaire permanent.

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• Le logiciel ne peut pas tenir compte des pertes de stock, qui peuvent survenir en raison de dommages, d'erreurs de placement, de vols, etc. De plus, les propriétaires d'entreprise n'incluent souvent pas les stocks obsolètes, ce qui peut en outre entraîner un décalage entre le décompte d'inventaire permanent et l'inventaire physique réel.  
• Les bogues logiciels, les scans défectueux, les erreurs humaines et d'autres facteurs peuvent rendre l'inventaire permanent moins efficace qu'il ne devrait l'être. En conséquence, l'efficacité de vos opérations commerciales commencera également à diminuer. 
• Chaque solution logicielle est sujette au piratage et à d'autres tentatives de sabotage. Vous devez investir davantage dans des moyens de sécurité appropriés pour protéger votre système et votre entreprise.
• La mise en œuvre et la sécurisation du système d'inventaire permanent entraînent des coûts initiaux monumentaux. La plupart des startups et même certaines entreprises bien établies ne peuvent tout simplement pas se permettre une telle entreprise.
• Vous avez toujours besoin d'un inventaire physique de temps en temps, de préférence une fois par an. Le logiciel s'appuie sur le décompte physique pour formuler le système qu'il suivra. 

Système d'inventaire périodique

Le bon vieil inventaire manuel. C'est amusant jusqu'à ce que le stock augmente, et le compter manuellement est tout sauf amusant. Pourtant, les startups et les petites entreprises utilisent cette méthode simplement parce qu'elle est robuste et, surtout, bon marché. 

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Si vous n'avez pas beaucoup de stock, cette méthode peut également être assez fiable. Vous voyez un article, vous le notez. C'est assez simple, mais un certain nombre de choses peuvent mal tourner pendant le processus. Cela dit, examinons quelques-uns des avantages et des inconvénients d'un système d'inventaire périodique.

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Avantages :

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• Facile à mettre en œuvre
• Abordable
• Nécessite moins de personnel
• Simple

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Inconvénients :

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• Sujet aux erreurs humaines
• L'inventaire peut être compté après une période comptable, et non quotidiennement.
• Non évolutif
• Fermeture du magasin pour l'inventaire

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Comme vous pouvez le constater, la technologie a beau avoir ses défauts, ses capacités dépassent de loin les moyens manuels. C'est précisément la raison pour laquelle la plupart des entreprises de vente au détail et de commerce électronique décident finalement de laisser la technologie prendre en charge une partie de leurs opérations. 

Quand utiliser un système d'inventaire permanent ?

Si vous pouvez vous permettre l'investissement initial, il est conseillé d'opter immédiatement pour un système permanent. Le système évoluera avec votre entreprise et s'adaptera à vos besoins au fil du temps. Il est également recommandé d'éviter le système permanent si vous n'avez pas beaucoup de stock, simplement pour réduire les coûts. 

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Cependant, si vous vendez rapidement des produits, comme avec le stock en consignation, par exemple. Dans ce cas, il est préférable d'utiliser le système permanent pour suivre chaque vente et garantir l'exactitude de vos rapports financiers. 

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En fin de compte, vous aurez toujours besoin de vous appuyer sur un système périodique pour alimenter un système permanent. Alors, pourquoi ne pas utiliser le meilleur des deux méthodes et vous assurer que votre entreprise tire le meilleur parti de chaque situation ?

Laissez Gonini vous aider avec votre système d'inventaire

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Ce n'est un secret pour personne que de nombreux propriétaires de magasins sont confrontés à un dilemme quant à la solution à adopter. Faut-il s'en tenir au système périodique parce que vous n'avez pas beaucoup de stock et de capital ? Ou peut-être devriez-vous réunir suffisamment d'argent pour investir dans un système permanent parce qu'il est plus efficace ? 

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Mais s'il existait une troisième option ? Grâce à un réseau de distribution mondial, Gonini peut être le bon partenaire d'externalisation pour vous. Notre logiciel sur mesure peut gérer bien plus que votre inventaire, alors n'hésitez pas à nous contacter dès aujourd'hui. Appelez-nous et nous vous proposerons une solution qui répondra à tous vos besoins commerciaux.

Conclusion : Système d'inventaire permanent : L'atout idéal pour votre entreprise

On pourrait soutenir qu'un système d'inventaire permanent est trop coûteux ou qu'il peut présenter des défauts. Cependant, une chose est sûre : la technologie et les approches basées sur les données sont les clés du succès sur le marché hautement concurrentiel d'aujourd'hui. Bien sûr, chaque actif nécessite un investissement – certains plus que d'autres – mais ce sont les avantages à long terme qui rendent l'investissement rentable. 

FAQ :

Quelle est la différence entre un système d'inventaire permanent et un système d'inventaire périodique ?

En termes simples, un système d'inventaire permanent utilise un logiciel pour suivre l'inventaire en temps réel et quotidiennement, tandis qu'un système d'inventaire périodique implique de compter manuellement l'inventaire à la fin de chaque période comptable.

En quoi consiste le système d'inventaire permanent ?

Il implique une combinaison de solutions logicielles, telles que l'ERP ou le MRP (planification des besoins en matériaux), et d'équipements, tels que les étiquettes RFID, les points de vente et les codes-barres numériques. Ensemble, le matériel et le logiciel permettent aux magasins de faciliter la collecte des données d'inventaire dans un emplacement centralisé.

L'inventaire permanent est-il LIFO ou FIFO ?

Il peut être les deux, ou vous pouvez utiliser le CUMP (Coût Unitaire Moyen Pondéré) pour évaluer votre inventaire. Le système d'inventaire permanent utilisera la méthode que vous choisirez pour suivre l'inventaire et les ventes. 

Quel est un exemple de registre d'inventaire permanent ?

Comme mentionné précédemment, un système d'inventaire permanent suit l'inventaire en temps réel. Ainsi, par exemple, imaginons que vous ayez vendu dix produits aujourd'hui via votre boutique en ligne, votre magasin physique et peut-être même par le biais d'une vente B2B. Chaque fois qu'une commande est exécutée, le système d'inventaire permanent enregistre les transactions et met à jour le niveau des stocks en conséquence.

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