Guide des audits de stocks : Meilleures pratiques et conseils

Le fameux audit d'inventaire – sans doute le processus le plus fastidieux pour le commerce électronique, la vente au détail et toute autre entreprise qui stocke des marchandises dans un entrepôt. Tout votre inventaire est-il là ? Correspond-il à vos registres financiers ? Tout est-il correctement étiqueté ? 

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Oui, ce sont peut-être les questions qui hantent les propriétaires d'entreprise, mais y répondre peut garantir que tout est en ordre. Et, si ce n'est pas le cas, vous pouvez rapidement identifier le problème et le résoudre avant que les choses ne dégénèrent. 

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C'est précisément pourquoi les procédures d'audit d'inventaire sont d'une importance capitale et doivent être menées fréquemment, afin d'éviter d'éventuels problèmes à l'avenir. Maintenant, vous vous sentez probablement épuisé rien qu'à l'idée de faire un inventaire manuel, n'est-ce pas ? 

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Il n'y a aucune raison de se sentir ainsi. Bien que le processus puisse sembler accablant au début, il existe des procédures d'audit pour l'analyse des stocks qui rendront tout plus fluide et ainsi, vous éviteront bien des maux de tête. Alors, entrons dans le vif du sujet, voulez-vous ?

Qu'est-ce qu'un audit d'inventaire exactement ?

Même si un audit d'inventaire peut être un processus complexe, il peut néanmoins être décrit en termes simples. 

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Cela dit, un audit d'inventaire fait référence au processus de vérification croisée des registres d'inventaire par rapport aux registres financiers de votre entreprise, afin de s'assurer que tout correspond. 

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Le but de cette procédure est d'assurer l'exactitude de l'inventaire et de repérer tout problème potentiel qui aurait pu ou non survenir.

Pourquoi les audits d'inventaire sont-ils importants ?

Vous voulez vous assurer que toutes les marchandises ou matières premières que vous avez acquises sont comptabilisées, n'est-ce pas ? Après tout, ce n'est pas comme si votre entreprise dépendait d'un inventaire précis, n'est-ce pas ? 

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Blague à part, il peut sembler que les audits d'inventaire ne sont qu'une simple formalité, mais le processus est bien plus complexe qu'il n'y paraît. Alors, voici pourquoi l'audit régulier de votre inventaire est si important.

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• Écarts d'inventaire - Un audit vous permet de détecter toute différence entre les stocks et les registres financiers. Si tel est le cas, vous pouvez facilement identifier l'origine du problème afin d'approfondir l'enquête. 

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• Limites de stock - Comme vous le savez peut-être déjà, la gestion des actifs est d'une importance capitale pour les entreprises de commerce électronique. Cela dit, identifier les problèmes de surstockage ou de sous-stockage est tout simplement crucial pour vous assurer de ne pas dépenser trop pour des produits dont vous n'avez pas autant besoin, ou de ne pas manquer de produits très demandés. 

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• Vol potentiel - Si les registres ne correspondent pas, c'est une source de préoccupation majeure. Peut-être y a-t-il une erreur dans les registres eux-mêmes ou peut-être que quelqu'un se sert dans vos affaires. Dans tous les cas, vous devez aller au fond du problème et seul un audit d'inventaire peut vous aider à détecter de telles choses, pour commencer.

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• Il est obligatoire de le conserver comme document public - Dans la plupart des cas, votre audit d'inventaire est exigé par la loi, surtout si votre stock d'inventaire est classé comme un actif dans votre bilan. 

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Par exemple, le FRC (Financial Reporting Council) du Royaume-Uni est responsable de la promotion de la transparence et de l'intégrité dans les affaires. Il établit les normes de gouvernance d'entreprise du Royaume-Uni qui sont indiquées dans l'ISA [1] UK et [2] Ireland 501 Éléments probants de l'audit — Considérations spécifiques pour certains éléments.

Meilleures pratiques pour optimiser vos audits d'inventaire

Maintenant que nous avons examiné pourquoi vous avez besoin d'audits d'inventaire, il est temps de jeter un coup d'œil à la manière de rendre ce processus fastidieux plus fluide et peut-être même agréable. 

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En toute honnêteté, personne n'apprécie un audit, mais en mettant en œuvre les bonnes stratégies et en tirant parti des bons outils technologiques, vous pouvez faire en sorte qu'un audit ressemble moins à une corvée et plus à un processus parmi d'autres, mais néanmoins important, dans votre chaîne d'approvisionnement. 

1. Comptage physique des stocks

Oui, cette stratégie est aussi banale qu'elle en a l'air, mais cela ne la rend pas moins efficace qu'elle ne l'est en réalité. On pourrait penser qu'avec toute la technologie moderne, vous n'auriez plus à compter physiquement chaque article de votre entrepôt. Pourtant, c'est le cas, ou du moins, cela devrait l'être. 

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Avec le comptage physique, vous parcourez pas à pas l'ensemble de votre inventaire, tout en rayant les éléments du registre financier au fur et à mesure. C'est en fait le meilleur moyen de s'assurer que tout est pris en compte. De plus, si vos articles sont correctement étiquetés à l'aide de codes-barres ou de la RFID, un scanner correspondant devrait rendre un comptage physique un jeu d'enfant.

2. Analyse des coupures

Avec cette stratégie, vous arrêtez essentiellement toutes les opérations d'approvisionnement et d'expédition, afin de procéder à un comptage physique des stocks, d'où le nom de « coupure ». Mais pourquoi feriez-vous une telle chose ? 

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Pour commencer, en suspendant toutes vos opérations, vous vous assurez qu'aucune marchandise de votre stock n'est traitée pendant que vous faites l'inventaire. Comme vous pouvez l'imaginer, avoir de nouveaux articles qui arrivent ou des produits expédiés pendant que vous effectuez un audit peut facilement mener à une catastrophe. 

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Soudainement, vous avez plus de marchandises que vous ne le pensiez ou il manque des marchandises qui devraient être dans l'entrepôt. Sans vous en rendre compte, vous enquêtez sur tout et sur tout le monde simplement parce que vous n'avez pas interrompu les opérations et que des articles ont été traités par votre personnel comme prévu, sans se douter que vous aviez un audit en tête.

3. L'inventaire tournant de vos stocks

À l'instar de l'inventaire physique, l'inventaire tournant de vos stocks se concentre sur le suivi de vos articles les plus précieux en stock. Il s'agit souvent des produits les plus vendus et les plus recherchés par vos clients. 

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Ainsi, vous effectuez des audits plus fréquents sur une sélection d'articles uniquement et les comptez physiquement pour vous assurer de ne jamais être en rupture de stock, ainsi que pour garantir que ces niveaux de stock sont constamment optimaux. 

4. Analyse des produits finis ou des frais généraux

Cette stratégie n'est pas nécessaire en soi. Elle est purement facultative, mais si vous souhaitez gérer une activité commerciale sans heurts, vous devriez y réfléchir. Cela dit, l'analyse des produits finis, également connue sous le nom d'analyse des frais généraux, prend en compte des aspects non liés à l'inventaire. Celle-ci inclut souvent le loyer, les charges, les factures, les salaires du personnel, etc. 

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Cela n'a peut-être pas grand-chose à voir avec votre inventaire, mais c'est néanmoins corrélé. Après tout, tout se passe dans votre entrepôt, donc prendre en compte les frais généraux vous donne une image plus claire du coût réel de vos opérations commerciales. Maintenant, pourquoi est-ce même pertinent ? 

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Pour faire simple, cela aide à mettre la budgétisation en perspective. Si vous comprenez les coûts globaux, vous pouvez planifier le réapprovisionnement et la reconstitution des stocks en conséquence, ainsi que vous aider dans la planification de la demande. Cela vous aide également à minimiser le gaspillage et à maximiser l'efficacité, ce qui est tout à fait essentiel si vous souhaitez être un propriétaire de magasin prospère. 

5. Le coût des services de fret

Opérer à l'international n'est pas rare pour les entreprises de commerce électronique. De nombreux magasins en ligne expédient des marchandises à l'étranger et en importent d'autres de différents pays. 

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Une entreprise coûteuse, certes, mais aussi lucrative, à condition que vous soyez bien organisé et que vous disposiez d'un réseau mondial de services d'exécution des commandes à votre disposition. 

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Si tel est le cas, l'analyse des coûts des services de fret est essentielle pour votre succès international. Le transit de marchandises, le dédouanement et l'import/export international de biens coûtent de l'argent. 

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Savoir exactement combien tout coûte vous permet de planifier comment et quand les marchandises arriveront à destination, ainsi que de suivre tous les articles qui auraient pu être perdus ou endommagés pendant le transport. 

6. Analyse ABC ou des stocks à forte valeur

Chaque boutique e-commerce dispose d'un assortiment de produits qui sont les plus vendus. Ces produits sont souvent ceux qui génèrent le plus de revenus par rapport au reste du stock. 

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Classer les produits en fonction de leur valeur au sein d'un centre de distribution, par conséquent, vous permet de prioriser les marchandises qui entrent et sortent plus rapidement que les autres. Comme vous le savez peut-être déjà, cela garantit qu'il n'y a pas de retards pour l'approvisionnement ou l'expédition de ces articles à rotation rapide. 

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C'est pourquoi les produits à forte valeur sont classés dans la catégorie A, tandis que les produits de valeur moyenne et faible sont classés respectivement dans les catégories B et C. Par exemple :

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• La catégorie A représente 20 % de votre stock
• La catégorie B représente 30 % de votre stock
• La catégorie C représente 50 % de votre stock

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En même temps :

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• La catégorie A génère 70 % de vos revenus
• La catégorie B représente 20 % de vos revenus
• La catégorie C représente 10 % de vos revenus

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Outre la priorisation, l'analyse ABC vous permet de planifier la manière de stocker chaque catégorie de produits dans votre entrepôt. Ainsi, par exemple, les produits de catégorie A devraient être conservés dans un endroit sûr et sécurisé, afin d'éviter les dommages, les erreurs coûteuses ou même le vol potentiel. 

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Inversement, les articles de catégorie C devraient être conservés près de la sortie de l'entrepôt. Vous voulez écouler ces articles par le biais de ventes, de remises et de coupons afin qu'ils n'encombrent pas tout le reste et ne prennent pas trop de place en permanence. 

Conseils pour améliorer votre processus d'audit d'inventaire

Maintenant que nous avons passé en revue certaines des meilleures pratiques concernant la réalisation d'un audit d'inventaire, il est temps de voir comment renforcer l'efficacité de l'ensemble du processus. Après tout, pourquoi compliquer les choses quand vous pouvez tirer parti des outils et de la technologie pour faciliter le flux de travail ? 

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La question est de savoir quelle approche adopter. Eh bien, cela dépend entièrement de vos besoins et de vos moyens commerciaux. Cependant, la meilleure approche consiste à combiner plusieurs approches en une solution unifiée et orchestrée. Cela dit, voici quelques conseils qui devraient vous aider à prendre la bonne décision.

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• Tirez parti de la bonne technologie – Envisagez de mettre en œuvre des logiciels de gestion des stocks, des logiciels de gestion d'entrepôt et des outils d'automatisation, pour n'en nommer que quelques-uns.

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• Externalisation – Si vous manquez de ressources en interne, envisagez d'externaliser certaines des tâches d'audit à une entreprise 3PL (logistique tierce partie). La seule chose que vous avez à faire est de trouver une entreprise capable d'adapter ses procédures aux besoins de votre entreprise.

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• Planifiez un audit à l'avance – L'audit d'inventaire n'est pas une inspection surprise. Il n'y a absolument aucune raison d'introduire plus de chaos dans le processus, c'est pourquoi vous devriez le planifier à l'avance. Le meilleur moment est lorsque l'activité est faible et que l'arrêt des opérations n'aura pas d'impact sur l'exécution des commandes comme ce serait le cas en période de pointe.

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• Enquêtez immédiatement – Si votre audit d'inventaire révèle des problèmes potentiels ou des incohérences dans les registres, ne restez pas les bras croisés à attendre qu'un problème disparaisse de lui-même. Il ne le fera pas. Agissez plutôt immédiatement et enquêtez sur la source afin de comprendre quand, pourquoi et où le problème est survenu. Cela permet d'éviter que des problèmes futurs ne se reproduisent.

Liste de contrôle pour votre audit d'inventaire 

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Le processus même de réalisation d'un audit peut être assez déroutant, du moins jusqu'à ce que l'on s'y habitue. C'est pourquoi il est essentiel de bien se préparer, afin de ne rien oublier d'important. À cette fin, voici une liste de contrôle qui devrait vous aider à rassembler tout ce dont vous avez besoin et à organiser un audit correctement. 

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• Comme mentionné précédemment, choisissez le bon moment pour effectuer un audit, de préférence lorsque votre entreprise ne fonctionne pas à plein régime.

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• Si vous externalisez les tâches d'audit à une entreprise tierce ou à un autre auditeur externe, assurez-vous de leur fournir toutes les informations nécessaires pour qu'ils puissent effectuer leur travail correctement.

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• Décidez des meilleures stratégies pour l'audit. Cela peut inclure le comptage physique, l'analyse des frais généraux, l'analyse ABC, etc.
• Enregistrez méticuleusement toutes les constatations faites pendant l'audit. Il est recommandé d'avoir des copies écrites et informatisées de vos registres, juste au cas où. Vous pouvez choisir l'un ou l'autre, ou les deux si cela vous convient.

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• Enquêtez immédiatement sur toute divergence ou rapprochement d'articles que vous rencontrez lors d'un audit.

Rendez les audits d'inventaire moins pénibles avec Gonini

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Il est bien connu que les procédures d'audit d'inventaire peuvent souvent être assez accablantes et un peu trop exigeantes pour les entreprises de commerce électronique. C'est particulièrement vrai si votre boutique en ligne est nouvelle sur le marché et que vous ne savez pas quoi faire ni comment le faire. 

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Après tout, vous avez besoin des bonnes ressources et d'un système en place pour vous assurer que tout est en ordre. Mais, si vous ne pouvez pas gérer cela seul, Gonini est là pour vous aider. Notre entreprise est spécialisée dans tous les aspects de la logistique d'exécution du commerce électronique, y compris les audits d'inventaire. 

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Donc, si ce processus vous fait hésiter, n'hésitez pas à nous choisir comme partenaire d'externalisation et nous réglerons rapidement tous les problèmes d'audit que vous pourriez rencontrer. Contactez-nous dès aujourd'hui, et nous vous proposerons un devis adapté à vos besoins commerciaux.

Conclusion : Ne craignez pas les audits

Un audit d'inventaire ne doit pas être perçu comme quelque chose de terrible, comme une inspection surprise de l'HM Revenue & Customs (HMRC) ou de l'IRS. Ce type d'audit est bénéfique pour votre entreprise et sa réalisation peut être fastidieuse, mais néanmoins nécessaire. 

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Après tout, si vous ne suivez pas vos stocks, vous ferez très probablement une erreur coûteuse avec des conséquences potentiellement désastreuses. Cela dit, il y a toujours un moyen de rendre les procédures complexes fluides et rationalisées, pour que vous n'ayez pas à en perdre le sommeil. 

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Il suffit de planifier en conséquence et d'adopter la bonne approche qui rendra les audits d'inventaire efficaces, précis et, surtout, indolores pour toutes les personnes impliquées.

FAQ : 

L'audit d'inventaire est-il difficile ?

Techniquement, c'est le cas, mais ça n'a pas à l'être. Comme mentionné précédemment, avec les bonnes stratégies et les bons outils, même quelque chose d'aussi complexe et fastidieux qu'un audit d'inventaire peut être rendu fluide et simple. Au final, tout se résume à choisir la bonne approche.

Quelle est la différence entre audit d'inventaire et audit des stocks ?

Aucune. Les audits des stocks sont communément appelés audits d'inventaire. Le terme que vous utiliserez dépend de la région où votre boutique en ligne opère. Stock et inventaire sont synonymes, il vous appartient donc de choisir la terminologie que vous adopterez.

Quels sont les risques liés à un audit d'inventaire ?

Chaque audit d'inventaire comporte un certain risque à la fois pour l'entreprise et pour les consommateurs finaux ou les clients, si vous préférez. Tout d'abord, si vous voulez un audit précis, vous devez interrompre les opérations. Et comme les audits prennent du temps, cela peut affecter votre activité et l'exécution des commandes dans une certaine mesure. 

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De plus, si vous ne tenez pas un registre clair de tout ce que vous avez analysé pendant l'audit, vous pourriez passer à côté de problèmes potentiels qui peuvent se transformer en problèmes graves s'ils ne sont pas contrôlés et résolus.

Quelles sont les assertions relatives à l'audit des stocks ?

La fin de chaque audit d'inventaire est vérifiée en comparant les résultats à certaines assertions. Dans la plupart des cas, les auditeurs effectueront ce test, vous n'aurez donc pas à le faire. Les assertions peuvent varier en fonction de l'inventaire et de la nature de votre entreprise (c'est-à-dire opérant à l'international ou non), mais les plus courantes incluent :

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• Existence
• Exhaustivité
• Droits et obligations
• Évaluation
• Présentation et informations fournies

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