Dispositif de diligence raisonnable pour les entrepôts de stockage : Qui doit postuler et ce dont vous aurez besoin

Bienvenue chez Gonini, votre solution complète pour tous vos besoins en matière de logistique e-commerce. Aujourd'hui, nous allons explorer en profondeur le régime de diligence raisonnable des entrepôts de stockage (Fulfilment House Due Diligence Scheme - FHDDS). Si vous êtes propriétaire d'une entreprise e-commerce, ce guide est une lecture incontournable pour vous. 

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Qu'est-ce que le FHDDS ?

Le FHDDS est une initiative du gouvernement britannique gérée par le HM Revenue and Customs (HMRC). Mis en œuvre par le Finance (No.2) Act 2017, ce régime exige des entreprises de logistique de tenir des registres détaillés et d'effectuer des vérifications approfondies sur leurs clients internationaux qui vendent des marchandises à des consommateurs britanniques. Il s'agit d'un cadre essentiel pour maintenir l'intégrité fiscale en garantissant que ces entreprises ne font pas partie d'une chaîne d'approvisionnement menant à l'évasion ou à la fraude à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

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Pourquoi le FHDDS devrait-il vous intéresser ?

Le FHDDS n'est pas qu'une simple contrainte bureaucratique. C'est une exigence qui aide les entreprises du secteur de la logistique à identifier et à atténuer les risques, garantissant ainsi qu'elles opèrent de manière légale et éthique. 

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Comme mentionné précédemment, le régime est conçu pour assurer la conformité avec les réglementations fiscales et douanières, ainsi que pour prévenir la fraude à la TVA et l'importation illégale de marchandises. Le non-respect peut avoir de graves conséquences tant pour les entrepôts de stockage que pour leurs clients. Cela peut entraîner de lourdes sanctions financières, des atteintes à la réputation et même des peines de prison. 

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Ainsi, effectuer une diligence raisonnable protège non seulement les intérêts commerciaux des propriétaires, mais garantit également qu'ils ne sont pas involontairement impliqués dans des activités illégales. Donc, si vous dirigez une entreprise de logistique où vous stockez des marchandises au Royaume-Uni pour des vendeurs situés en dehors du pays, vous devez être au courant.

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Quelles sont les exigences clés du FHDDS ?

Naviguer dans les complexités du FHDDS implique plus qu'une simple compréhension superficielle ; cela exige une stricte adhésion à un ensemble d'exigences clés. Ci-dessous, nous allons examiner ces critères essentiels que chaque entrepôt de stockage doit respecter pour opérer en conformité au Royaume-Uni.

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• Approbation de l'HMRC : Vous devez obtenir une autorisation de l'HMRC. Cela implique de soumettre une demande et de passer un test d'aptitude et d'honorabilité pour évaluer votre capacité à opérer dans le cadre du régime.

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• Vérification des clients : Il ne s'agit pas seulement de stocker des marchandises ; vous avez également la responsabilité de connaître vos clients. Maintenez une base de données complète incluant leurs identités, leurs coordonnées et leurs numéros d'immatriculation à la TVA. De plus, effectuez des vérifications de diligence raisonnable pour confirmer la légitimité des entreprises de vos clients, surtout s'ils sont basés à l'étranger.

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• Suivi des stocks : Documentez les types et les quantités de marchandises conservées pour chaque client. Cela devrait inclure des informations telles que les descriptions de produits, les numéros d'unité de gestion des stocks (UGS) et le pays d'origine des articles.

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• Documentation TVA : Assurez-vous d'avoir accès à la documentation TVA pertinente pour les produits que vous stockez. Cela peut inclure les documents d'importation, les factures et tout autre document fiscal.

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• Rapports réguliers : Selon les stipulations fixées par l'HMRC, vous pourriez être tenu de soumettre des rapports réguliers détaillant votre conformité aux exigences du régime. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des pénalités.

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• Formation et conformité : Assurez-vous que votre personnel est bien formé et conscient des obligations découlant du FHDDS. Cela inclut une formation sur la manière de vérifier minutieusement les clients et de tenir des registres précis.

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• Sécurité des données : Compte tenu de la nature sensible des informations que vous traiterez, des mesures de sécurité des données robustes doivent être mises en place pour protéger les informations des clients et les données financières.

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• Audits et contrôles : Préparez-vous à des audits et contrôles périodiques de la part du HMRC. Pour ce faire, assurez-vous que tous les registres sont à jour et facilement accessibles pour examen.

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Qui doit s'inscrire au FHDDS ?

Nous détaillons ici les facteurs clés qui déterminent si votre entreprise doit s'inscrire dans le cadre de ce dispositif de conformité essentiel.

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• Marchandises importées : Le dispositif vise spécifiquement les marchandises importées de pays extérieurs au Royaume-Uni. Si votre centre de distribution stocke de tels articles, l'inscription est obligatoire.

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• Propriété : Le critère de propriété concerne l'entité propriétaire du stock. Si les marchandises sont détenues par une entreprise ou un particulier basé en dehors du Royaume-Uni, ils doivent s'inscrire au FHDDS.

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• Marchandises destinées à la vente : Le dispositif couvre également les articles conservés au Royaume-Uni mais destinés à la vente et qui n'ont pas encore été vendus à un consommateur dans le pays. Cela signifie que même si les marchandises ne font pas encore l'objet d'une transaction, elles relèvent toujours du champ d'application du FHDDS.

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En clair, si vous êtes un centre de distribution basé au Royaume-Uni qui travaille avec des clients internationaux, vous êtes tenu de vous inscrire au FHDDS. Ceci s'applique quelle que soit la taille ou l'ampleur de vos opérations.

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Qui n'a pas besoin de faire une demande de FHDDS ?

Comprendre qui est exempté du FHDDS est tout aussi important que de savoir qui doit en faire la demande. Généralement, les entités suivantes ne sont pas tenues de s'enregistrer :

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• Détaillants basés au Royaume-Uni : Si vous êtes un détaillant basé au Royaume-Uni et que toutes les marchandises que vous stockez appartiennent à votre propre entreprise.

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• Stockage non commercial : Les installations qui stockent des articles à des fins non commerciales, comme les unités de stockage personnelles, sont généralement exclues.

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• Marchandises non destinées à la vente : Si les marchandises ne sont pas destinées à la vente, comme celles en transit ou les effets personnels.

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• Entreprises exclusivement dédiées à l'exportation : Si votre centre de distribution abrite exclusivement des stocks destinés à l'exportation hors du Royaume-Uni.

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• Organisations caritatives enregistrées : Les organisations axées sur la philanthropie et qui exploitent des centres de distribution peuvent être exemptées, à condition que les articles stockés soient utilisés pour des activités caritatives.

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• Stockage temporaire : Les installations qui conservent des marchandises pour une très courte période, généralement moins de 12 heures.

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• Entrepôts spécialisés : Certains types d'installations de stockage spécialisées, comme les entrepôts frigorifiques pour les produits périssables, s'ils ne sont pas destinés à la vente au Royaume-Uni.

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Quand demander le FHDSS

Il est essentiel de demander l'approbation FHDDS avant d'initier toute opération de traitement des commandes pour des clients étrangers. Cela garantit votre conformité dès le départ. Après avoir soumis votre demande, il faut généralement plusieurs semaines à HMRC pour la traiter. Pendant cette période, il pourra vous être demandé de fournir des documents supplémentaires ou des éclaircissements.

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Comme également souligné ci-dessus, une fois votre demande examinée, HMRC peut effectuer un test d'aptitude (« fit and proper ») pour évaluer votre capacité à opérer dans le cadre du régime. Cela pourrait prolonger le processus de demande. Une fois toutes les vérifications effectuées avec succès, vous recevrez une lettre d'approbation. Cette lettre comprendra votre numéro d'enregistrement unique et d'autres détails pertinents. 

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Gardez à l'esprit que l'approbation FHDDS n'est pas illimitée. Vous devrez renouveler votre enregistrement périodiquement, comme spécifié par HMRC, pour continuer à opérer légalement.

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Documents requis pour la demande FHDDS

S'assurer que vous avez tous les documents nécessaires prêts avant de commencer le processus de demande peut considérablement simplifier votre enregistrement FHDDS. Voici ce dont vous avez besoin :

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Certificat d'immatriculation d'entreprise

Il s'agit du certificat officiel qui prouve que votre entreprise est légalement enregistrée au Royaume-Uni. Si vous ne l'avez pas déjà, il peut généralement être obtenu auprès de Companies House ou de l'autorité d'enregistrement compétente pour votre type d'entreprise.

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Certificat d'immatriculation à la TVA

Ce certificat confirme que vous êtes enregistré à la TVA et indique votre numéro d'identification TVA. Si vous n'êtes pas encore enregistré, vous pouvez en faire la demande via le site web de l'HMRC.

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Justificatif de domicile

L'HMRC doit vérifier le lieu où les activités d'exécution auront lieu. Les factures de services publics, les contrats de location ou les relevés hypothécaires sont généralement des formes de preuve acceptables. Ceux-ci doivent être récents et afficher le nom et l'adresse de l'entreprise.

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Documents supplémentaires

Bien que les documents ci-dessus soient les principaux requis, soyez prêt à fournir des documents supplémentaires, tels que :

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• Passeport, permis de conduire ou autre pièce d'identité délivrée par le gouvernement 

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• Informations sur votre compte bancaire professionnel

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• Copies des accords ou contrats avec vos clients internationaux

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Comment tenir des registres

La tenue de registres précis et complets est une pierre angulaire de la conformité avec le FHDDS. Voici les détails sur les registres à conserver, comment les stocker et pendant combien de temps :

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Marchandises reçues et expédiées

Pour chaque envoi reçu ou expédié, documentez les éléments suivants :

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• Type de marchandises
• Quantité
• Date de réception ou d'expédition
• Adresse d'origine ou de destination

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Factures clients

Conservez une copie de toutes les factures émises à ou reçues des clients. Celles-ci doivent inclure :

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• Nom et adresse du client
• Description des marchandises
• Montant total facturé
• TVA facturée, le cas échéant

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Documentation TVA

Conservez tous les documents relatifs à la TVA, tels que :

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• Déclarations de TVA
• Reçus de paiement de la TVA
• Certificat d'immatriculation à la TVA

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Consignes de stockage

Les dossiers peuvent être conservés sous format numérique ou physique, à condition qu'ils soient facilement accessibles et bien organisés. Compte tenu de leur nature sensible, assurez-vous qu'ils sont stockés en toute sécurité, qu'ils soient chiffrés numériquement ou dans un espace de stockage physique verrouillé.

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Tous les dossiers doivent être conservés pendant au moins six ans, conformément à la législation fiscale britannique. Ils doivent être facilement accessibles et récupérables en cas d'audit ou d'inspection par le HMRC.

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Comment demander le FHDDS

Naviguer dans le processus de demande du FHDDS peut être complexe. Voici un guide détaillé sur la manière de postuler :

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Inscription au HMRC

Avant de pouvoir demander le FHDDS, vous devez être inscrit auprès du HMRC. Si ce n'est pas déjà fait, vous pouvez le faire via leur site web. Lors de cette inscription, il vous sera demandé de fournir des informations de base sur votre entreprise, y compris sa structure juridique, ses activités principales et ses numéros d'identification fiscale.

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Dépôt de la demande

Une fois inscrit, vous pouvez procéder au remplissage du formulaire de demande FHDDS. Divers détails vous seront demandés, tels que l'adresse de votre entreprise, les types de marchandises que vous stockerez et des informations sur vos clients internationaux. Préparez-vous à télécharger tous les documents justificatifs requis, tels que les licences commerciales ou les preuves d'identité.

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Vérification des clients

Dans le cadre du processus de demande, vous devrez effectuer une diligence raisonnable sur vos clients internationaux. Conservez des registres de toutes les activités, car vous pourriez être tenu de les présenter au HMRC soit pendant le processus de demande, soit à une date ultérieure.

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En quoi consiste le processus de diligence raisonnable ?

La diligence raisonnable fait référence à une série de vérifications que les sociétés de logistique sont tenues d'effectuer sur leurs clients étrangers. Son objectif est de s'assurer que leurs clients sont des entreprises légitimes qui respectent les réglementations en matière de TVA. Le processus comprend généralement :

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• Vérification de l'identité : Confirmez l'identité de l'entreprise ou de la personne avec laquelle vous traitez. Cela implique souvent la vérification de documents officiels tels que des licences ou des passeports.

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• Immatriculation à la TVA : Vérifiez le numéro d'immatriculation à la TVA du client étranger. Cela peut généralement être fait via le système d'échange d'informations sur la TVA (VIES) ou des bases de données similaires.

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• Statut de l'entreprise : Examinez le statut juridique de l'entreprise. S'agit-il d'une société enregistrée, d'un entrepreneur individuel ou d'une autre forme d'entité commerciale ?

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• Santé financière : Certaines sociétés de logistique vont plus loin en évaluant la stabilité financière du client, bien que ce ne soit pas une exigence obligatoire en vertu du FHDDS.

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• Vérification des antécédents : Examinez l'historique commercial du client. Ont-ils été impliqués dans des litiges juridiques, en particulier ceux liés à l'évasion fiscale ou à la fraude ?

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• Accords contractuels : Assurez-vous que vos accords avec les clients étrangers incluent des clauses qui les obligent à se conformer à toutes les lois et réglementations fiscales pertinentes.

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• Surveillance continue : La diligence raisonnable n'est pas une activité ponctuelle. Des vérifications régulières doivent être effectuées afin de s'assurer que le client continue de respecter tous les cadres légaux et réglementaires applicables.

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Sanctions en cas de non-conformité

Le non-respect du FHDDS peut avoir de graves répercussions sur votre entreprise et votre réputation, tant sur le plan juridique que financier. Voici les sanctions auxquelles vous pourriez être confronté :

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Responsabilité pénale

Le non-respect de la réglementation FHDDS peut entraîner des poursuites pénales, y compris des peines d'emprisonnement. La durée peut aller jusqu'à sept ans, selon la gravité de l'infraction et s'il s'agit d'une récidive. Les accusations criminelles peuvent également ternir la réputation de l'entreprise, rendant difficile l'attraction de clients ou d'investisseurs à l'avenir.

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Responsabilité civile

Les sanctions civiles comprennent des amendes imposées par le HMRC pour les infractions aux règlements du régime. Celles-ci peuvent atteindre 3 000 £ pour chaque infraction individuelle, selon la nature et la gravité de la violation. Il est à noter que les amendes sont imposées par infraction, ce qui signifie que de multiples manquements peuvent entraîner une charge financière considérable.

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Répercussions supplémentaires

Dans les cas extrêmes, le HMRC peut révoquer votre autorisation d'opérer en tant qu'entreprise de logistique, mettant ainsi fin à cet aspect de votre activité. Ils tiennent à jour une liste des entreprises non conformes, qui est accessible au public. Figurer sur cette liste peut également nuire gravement à la réputation de votre entreprise.

De plus, se défendre contre les sanctions civiles et pénales peut entraîner des frais juridiques substantiels, augmentant ainsi la pression financière sur votre entreprise.

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Mesures préventives

Commencez par effectuer des audits internes pour garantir la conformité avec toutes les réglementations FHDDS. De plus, sollicitez les conseils d'experts juridiques familiers avec le droit fiscal britannique et les exigences spécifiques pour vous assurer d'être entièrement conforme. Enfin, ne sous-estimez pas l'importance de la formation du personnel. Assurez-vous que votre équipe comprend l'importance cruciale de se conformer au FHDDS afin d'éviter les violations involontaires qui pourraient entraîner de lourdes sanctions.

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Conclusion

Naviguer dans les méandres du FHDDS n'est pas une mince affaire. De la compréhension des personnes concernées et des exigences rigoureuses en matière de diligence raisonnable aux lourdes sanctions en cas de non-conformité, il y a beaucoup à assimiler. 

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Cependant, la conformité n'est pas seulement une nécessité légale, mais aussi un impératif commercial. Elle protège vos opérations, renforce votre réputation et, en fin de compte, préserve vos résultats. Alors que le paysage du commerce électronique continue d'évoluer, il est crucial de rester en avance sur les changements réglementaires. En adhérant aux directives du FHDDS, vous vous assurez non seulement que votre entreprise reste dans la légalité, mais vous obtenez également un avantage concurrentiel sur un marché saturé.

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