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Consejos sobre evaluación de riesgos de cumplimiento y planificación de contingencias para marcas
Consejos para la evaluación de riesgos y la planificación de contingencias para un cumplimiento de pedidos fiable
La gestión eficiente de pedidos es necesaria para mantener una buena reputación de marca, seguir siendo competitivo y retener a sus clientes.
Sin embargo, la cadena de suministro puede verse interrumpida por recesiones económicas, el mal tiempo y la falta de visibilidad y comunicación, lo que puede afectar la forma en que entrega los pedidos de sus clientes. Por eso es necesario contar con planes de contingencia para predecir los efectos de un evento emergente, elaborar estrategias de preparación y mitigación, y minimizar las interrupciones.
Este artículo ofrece consejos sobre la evaluación de riesgos en la gestión de pedidos y cómo puede crear planes de contingencia.
¿Busca un socio logístico fiable? En Gonini, ayudamos a las marcas a crecer utilizando tecnología para ofrecer servicios de gestión de pedidos rápidos y fiables. Además, ofrecemos servicios de gestión de pedidos escalables para apoyarle a medida que crece. Solicite su presupuesto gratuito.
¿Qué es la evaluación de riesgos en la gestión de pedidos?
Una evaluación de riesgos identifica peligros potenciales que pueden afectar la capacidad de su negocio para proporcionar servicios fiables de gestión de pedidos. Evalúa su preparación para la gestión de pedidos, identifica amenazas y proporciona medidas para reducir el impacto del riesgo en sus operaciones comerciales.
Consideremos algunos de los mayores riesgos en los servicios de gestión de pedidos.
Recesiones Económicas
Es innegable que las recesiones económicas están impactando profundamente las cadenas de suministro globales.
Con la inflación disparada en diferentes regiones del mundo, los precios se disparan, la confianza de los clientes disminuye y la demanda de productos se reduce, mientras que el stock de inventario empieza a acumular polvo.
Aunque es un desafío, debe deshacerse del inventario obsoleto, vendiendo a precio completo en lugar de con descuento. Los gestores de inventario podrían quedarse con existencias adicionales e incertidumbres en torno a sus módulos de precios.
Esto aumentará la presión sobre los márgenes de beneficio, dificultando que las empresas elaboren previsiones de demanda precisas.
Además, provocará que los planes logísticos se desbaraten, generando cuellos de botella imprevistos, plazos de entrega más largos y retrasos en la distribución.
Clima impredecible
El clima extremo representa un riesgo significativo para el cumplimiento eficiente de los pedidos y puede paralizar por completo la cadena de suministro.
La imposibilidad de trasladar paquetes de un punto a otro provocará un retraso en el envío al punto de destino. Además, la imposibilidad de que el camión de recogida llegue al lugar debido a condiciones meteorológicas adversas como tormentas o inundaciones resultará en retrasos.
En la cadena de suministro, un retraso en un punto provocará una interrupción en el siguiente, lo que resultará en una reacción en cadena. Esto, a la larga, se traducirá en tiempos de entrega impredecibles y afectará significativamente la reputación de su marca.
Por lo tanto, para reducir el riesgo asociado con el clima impredecible, debería tener un plan de contingencia.
Una forma de hacerlo es tener diferentes centros de distribución en varias ubicaciones. Si una ubicación se ve afectada por el mal tiempo, aún puede cumplir con los pedidos de sus clientes desde otras ubicaciones en regiones no afectadas.
Al planificar para un clima impredecible, pueden surgir contratiempos. Por eso, el monitoreo continuo con un rastreador de envíos en tiempo real puede ayudar a establecer las expectativas de entrega adecuadas para sus clientes.
Si las empresas pueden evaluar el riesgo y planificar, tendrán una ventaja competitiva y enviarán los paquetes a tiempo con un resultado positivo.
Falta de visibilidad
Muchas empresas 3PL tienen éxito al proporcionar visibilidad en las cadenas de suministro de sus clientes. Ofrecer visibilidad ayuda a los proveedores de logística a identificar brechas e ineficiencias que pueden interrumpir sus operaciones.
La visibilidad permite al equipo de operaciones conocer las posibles interrupciones con antelación para que no se vean afectados. Una visibilidad deficiente en el proceso de entrega significa que las posibles interrupciones no se abordan, lo que puede causar retrasos en el tiempo de entrega.
Las empresas deben aportar visibilidad y control sobre la red logística para lograr la alineación operativa.
Para hacerlo posible, los proveedores 3PL integran tecnología con los procesos de sus clientes y aprovechan su equipo de TI interno para permitir el flujo de datos en toda la red, aumentando la visibilidad de las operaciones.
En Gonini, utilizamos tecnología para ofrecer una visibilidad completa de cada etapa del proceso de cumplimiento de pedidos. Esto facilita el seguimiento de sus pedidos y la estimación precisa del tiempo de entrega.
Mala comunicación
¿Qué ocurre si su proveedor 3PL se ve afectado negativamente por una mala comunicación? Si tiene una pregunta, nada es más frustrante que una empresa de logística a la que es difícil contactar.
La mayoría de las empresas 3PL no tienen el personal para dar a cada cliente la atención que merece; de ahí la falta de comunicación que reciben los clientes después de realizar sus pedidos.
La mala comunicación en la cadena de suministro puede provocar todo tipo de problemas, entre ellos:
- Entrega tardía
- Artículos perdidos
- Entrega de artículos incorrectos
- Reseñas negativas de clientes.
La comunicación clara y la transparencia son necesarias, especialmente porque los vendedores se encuentran en medio si los clientes solicitan actualizaciones sobre sus pedidos.
Cuando los proveedores 3PL comunican cada paso desde el almacén hasta el hogar, su negocio recibirá menos preguntas de los clientes del tipo "¿dónde está mi pedido?" porque sabrán qué esperar.
Picos de pedidos
Aunque un pico de pedidos puede ser bueno para los negocios de comercio electrónico, puede afectar negativamente a su negocio si el proveedor 3PL no puede gestionarlo.
Ya sea un auge estacional en las ventas o una demanda repentina de un producto, si su socio de entrega no está preparado o carece de espacio de almacén para acomodar más inventario, corre el riesgo de dañar su reputación si sus clientes no pueden recibir sus pedidos.
En Gonini, implementamos un buen plan de contingencia y contamos con múltiples instalaciones en varias ubicaciones. Además, realizamos envíos 24/7 y adaptamos nuestros servicios para satisfacer las demandas de sus productos.
Huelga
Las huelgas pueden interrumpir los servicios de entrega.
Un ejemplo es la huelga de Royal Mail del 30 de septiembre y 1 de octubre de 2022. No hubo entregas en esas fechas, lo que provocó retrasos en el envío de paquetes a los clientes.
Un buen plan de contingencia debe centrarse en restablecer el servicio de correo lo antes posible después de la huelga y en entregar la mayor cantidad posible de envíos especiales y suministros médicos.
Incumplimiento del SLA
Un acuerdo de nivel de servicio (SLA) establece las expectativas entre el proveedor 3PL y el cliente.
Describe los productos a entregar, la gestión de inventario, el punto de contacto en caso de problemas y la rendición de cuentas. Un aumento inesperado de pedidos puede saturar un proceso fiable de cumplimiento de pedidos.
Si el proveedor 3PL no tiene planes de contingencia para abordar aumentos inesperados, tendrá dificultades para cumplir y, en la mayoría de los casos, incumplirá el SLA, lo que puede generar una mala experiencia para el cliente de su negocio.
Aunque no existe un acuerdo de nivel de servicio único para el cumplimiento de pedidos, puede asociarse con un proveedor de cumplimiento robusto para satisfacer las necesidades de su negocio.
En Gonini, personalizamos el SLA para adaptarlo a su negocio y nos aseguramos de cumplir con la promesa de su marca y de fidelizar a sus clientes.
Tecnología
Las empresas dependen cada vez más de la tecnología para llevar a cabo sus operaciones. Los 3PL utilizan la tecnología para rastrear pedidos y mantener informados a sus clientes en cada etapa.
¿Qué ocurre si hay un fallo del sistema o una violación de datos? Esto puede ser un riesgo porque se perderán datos y el seguimiento de los pedidos se volverá difícil o imposible.
Estas son las razones por las que los 3PL deben establecer un plan de contingencia para mitigar el efecto de una violación de datos o un fallo del sistema.
Realizar copias de seguridad de los datos en la nube y tomar medidas para proteger su sistema de ataques son formas en que los proveedores de servicios de fulfillment pueden mitigar el efecto de un fallo tecnológico.
En Gonini, utilizamos la tecnología para procesar y rastrear sus pedidos hasta que se entregan a sus clientes. Esto facilita que nuestro equipo localice su pedido y le proporcione información precisa sobre cuándo se entregará.
¿Qué es un plan de contingencia?
Es un plan de acción diseñado para ayudar a una empresa a responder a un posible incidente futuro que pueda afectarla, independientemente de la probabilidad de su ocurrencia.
Puede pensar en el plan de contingencia como el respaldo que guía a la empresa a través de un escenario de peor caso. Describe los pasos que el equipo de la empresa tomará en caso de que ocurra una crisis.
Un plan de contingencia le ayuda a reducir las interrupciones y a operar su negocio con normalidad.
Aquí tiene sugerencias para desarrollar su plan de contingencia.
- Realice una evaluación de riesgos
No puede crear planes de contingencia si no sabe a qué se enfrenta. Por eso, un plan de contingencia para el cumplimiento de pedidos comienza con una evaluación de riesgos.
Evalúe sus procesos de negocio, tecnologías y personal para determinar su vulnerabilidad. Luego, piense en los peores escenarios posibles y cómo podrían afectar su operación.
Por ejemplo, si su socio logístico utiliza tecnología para procesar pedidos, un posible peor escenario sería un fallo del sistema y que no pueda hacer un seguimiento de los pedidos.
Otro ejemplo es si hay un aumento repentino de pedidos, ¿cómo gestionará el aumento sin incumplir el SLA? El clima impredecible y los desastres naturales pueden interrumpir la cadena logística; ¿cómo gestionará la interrupción?
- Planifique para cada escenario
Ahora que conoce los posibles casos de riesgo, puede empezar a pensar en formas de mantener su negocio en funcionamiento creando un plan. Sus planes de contingencia deben incluir lo siguiente:
- Desencadenantes específicos. Estos desencadenantes son los que pondrán en marcha los planes. Por ejemplo, un plan de contingencia por inundación debería entrar en vigor una vez que esté seguro de que el riesgo puede interrumpir su negocio. Otro ejemplo es el uso de la tecnología. Las filtraciones de datos o los fallos del sistema deberían ser el desencadenante que active su plan.
- Deje claro quién es el responsable. Su plan de contingencia debe definir quién está a cargo de llevar a cabo las diferentes partes del plan y qué se espera de ellos. Sea específico al establecer los roles y responsabilidades clave para evitar cualquier confusión. Esta parte de su plan de contingencia garantizará que todos estén capacitados sobre qué hacer.
- Estrategia de respuesta. Debe incluir un breve resumen de cómo sus empleados gestionan los diferentes riesgos. Si utiliza tecnología para procesar los pedidos de los clientes, un buen plan sería almacenar los datos en la nube y hacer copias de seguridad regularmente. Con las copias de seguridad diarias, puede recuperar datos rápidamente de la nube si hay un fallo del sistema o en caso de ciberataques. Por ejemplo, supongamos que su negocio se encuentra en una región propensa a tormentas que pueden interrumpir la cadena de suministro. En ese caso, un plan de contingencia que incluya el almacenamiento en varios almacenes en diferentes ubicaciones será una buena idea.
- Comunique sus planes de contingencia
La creación de planes de contingencia para gestionar riesgos está incompleta hasta que comunique los planes a todos los niveles de su negocio. Esto significa involucrar a los miembros de su equipo para que puedan responder adecuadamente en caso de emergencia.
Comunicar los planes no significa dar a cada miembro del equipo un resumen completo de todos los riesgos. Puede compartir riesgos específicos y planes de contingencia relacionados con sus funciones y cómo los abordarán.
Además, es una buena idea tener guías de planificación de contingencias y ponerlas a disposición de sus empleados para que sepan qué se espera de ellos en caso de riesgo.
Asóciese con un socio de cumplimiento fiable
Trabajar con un socio de cumplimiento fiable como Gonini es una forma segura de entregar los pedidos de sus clientes, obtener reseñas positivas y mantenerse por delante de la competencia.
Somos un proveedor de cumplimiento de servicio completo que ayuda a las empresas de comercio electrónico a gestionar el almacenamiento, la preparación, el embalaje, el envío y la entrega puntual de los pedidos de sus clientes. Gonini se distingue de otros proveedores 3PL de muchas maneras.
- Configuración y gestión de cuenta ágiles
Desde el uso de nuestro portal para crear una cuenta hasta el envío directo de su inventario y la integración perfecta de sus canales de venta con nuestro portal, puede empezar en tan solo 72 horas.
Nuestro portal fácil de usar ofrece visibilidad en tiempo real para ayudarle a rastrear los pedidos de sus clientes. El panel de control muestra actualizaciones sobre el estado de cumplimiento, el estado de entrega del mensajero y su nivel de existencias. Y si hay retrasos en la entrega, le notificaremos de inmediato y evitaremos consultas de sus clientes como "¿dónde está mi pedido?".
- Comunicación rápida y resolución de problemas
En Gonini, ofrecemos una comunicación eficiente para resolver los problemas que surgen durante la entrega y ayudar a las marcas a mejorar la experiencia de sus clientes. Nuestro tiempo de respuesta de dos horas a los tickets garantiza que no se quede sin información si tiene preguntas o desea resolver un problema.
Como parte de nuestros planes de contingencia, utilizamos tecnología para rastrear cada paso del proceso de entrega y resolver los problemas antes de que se conviertan en un inconveniente para usted o sus clientes.
- Centros de distribución en distintas ubicaciones
Además, para garantizar que ayudamos a cumplir los pedidos de sus clientes de forma fiable, contamos con varios centros de cumplimiento en 17 países, lo que permite entregar a sus clientes incluso en situaciones difíciles.
- Operación eficiente
Ayudamos a las empresas de comercio electrónico a aumentar sus ventas ofreciendo a los clientes diferentes opciones de entrega y permitiéndoles elegir cuándo y cómo recibirán sus pedidos.
Desde la entrega estándar, que es entre tres y cinco días, hasta la entrega al día siguiente, la entrega en el mismo día y la entrega ecológica, nuestras opciones de envío sitúan a sus clientes en el centro de nuestros servicios.
¿Necesita un proveedor de servicios de gestión de pedidos que entregue los pedidos de sus clientes de manera eficiente? ¡Gonini es su socio de confianza! Solicite su presupuesto sin compromiso.
Conclusión
El riesgo es inherente a todo negocio, y los servicios de gestión de pedidos no son una excepción. Por eso, la evaluación de riesgos de la gestión de pedidos y los planes de contingencia para abordarlos son necesarios para crear una buena experiencia del cliente.
Los riesgos comunes en la gestión de pedidos incluyen el mal tiempo, los picos de pedidos, la recesión económica y la mala comunicación. Abordar esos riesgos significa crear planes para minimizar sus efectos y garantizar la entrega a tiempo de los pedidos de sus clientes.
Preguntas Frecuentes
¿Qué son los problemas de gestión de pedidos?
Los problemas de gestión de pedidos surgen cuando se produce una interrupción o un cuello de botella en algún punto del proceso de entrega de pedidos. Los problemas comunes de gestión de pedidos son interrupciones en la entrega debido a mal tiempo, huelgas, inundaciones, mala comunicación, picos de pedidos y escasez de personal.
¿Cuáles son los tres pasos de la evaluación de riesgos?
Una evaluación de riesgos eficaz implica la identificación, el análisis y la evaluación de riesgos. Después de evaluar los riesgos, se pueden crear planes de contingencia para abordarlos.
¿Qué es un buen plan de contingencia?
Un buen plan de contingencia debe incluir todos los eventos que puedan interrumpir las operaciones. Algunos riesgos específicos a incluir en el plan son los desastres naturales, las huelgas, la mala comunicación y los fallos tecnológicos. El plan debe detallar cómo reducir los efectos de esos riesgos para mitigar las interrupciones en la entrega.
Freddy Bruce
Como parte del equipo de Gonini, ayudo a las marcas de comercio electrónico a fortalecer sus operaciones de cumplimiento en el Reino Unido, Alemania, los Países Bajos y Estados Unidos. Trabajo con comerciantes que desean simplificar la logística, reducir costos y expandirse a nuevos mercados. También estoy construyendo mi propia marca de comercio electrónico, lo que me brinda una visión práctica de los desafíos que enfrentan los fundadores. En mis escritos, comparto estrategias de cumplimiento, lecciones de crecimiento y consejos prácticos extraídos de ambos lados de la industria.
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