¿Qué es un Sistema de Inventario Perpetuo? Definición y Ventajas

Dirigir un negocio minorista o de comercio electrónico es, en realidad, bastante agradable a pesar de ser desafiante. Eso es, hasta que llega el momento de contar el inventario. Si tu negocio es nuevo en el mercado y no tienes muchos productos en stock, contar el inventario es pan comido. 

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Sin embargo, una vez que tu tienda empieza a crecer y tus niveles de stock aumentan, el proceso se vuelve cada vez más tedioso. 

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Afortunadamente, la tecnología moderna está aquí para ayudarte, y en este caso, se presenta en forma de un sistema de inventario perpetuo. ¿Por qué contar el inventario tú mismo cuando el software puede hacerlo por ti? Es más, puede hacerlo más rápido y con mayor precisión que tú. Entonces, ¿qué es exactamente este sistema de inventario del que todo el mundo habla? Averigüémoslo.

¿Qué es un sistema de inventario perpetuo?

En pocas palabras, un sistema de inventario perpetuo es un proceso digitalizado que rastrea y registra el inventario en tiempo real utilizando potentes soluciones de software para ello. En otras palabras, el software verifica cada producto y cada venta que entra y sale de tu empresa, registrando los hallazgos en una base de datos centralizada. 

¿Cuál es el propósito de un método de inventario perpetuo?

Bueno, además de informatizar el proceso de recuento de inventario, el método de inventario perpetuo tiene el propósito de mejorar la precisión, proporcionando así a las tiendas minoristas y en línea recuentos de inventario continuos y más precisos. 

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Los datos que el sistema recopila se actualizan cada vez que se realiza un cambio, ya sea la adquisición de bienes adicionales, el movimiento de productos dentro de un almacén o la venta de dichos productos a los clientes. 

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El beneficio subyacente es que este tipo de sistema elimina la necesidad de sistemas de inventario periódicos o de un recuento de inventario físico, si prefieres llamarlo así. Y, con una mayor precisión del inventario, viene una mejor previsión de la demanda, lo cual es esencial para la supervivencia de las tiendas en línea en el mercado altamente competitivo de hoy. Entonces, sistema digitalizado versus sistema físico; ¿qué enfoque deberían elegir las empresas, te preguntarás?

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Eso depende enteramente de las necesidades y capacidades de la empresa. El hecho es que un sistema de inventario perpetuo requiere una infraestructura correspondiente. 

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Esto a menudo incluye una solución ERP (Planificación de Recursos Empresariales), terminales de punto de venta, etiquetas RFID y códigos de barras digitalizados, y otros equipos para soportar el sistema, así como para asegurar su rendimiento óptimo.

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Como es de esperar, los altísimos costos de implementar una infraestructura de este tipo serían astronómicos, especialmente para startups y pequeñas empresas. 

Sistema de inventario perpetuo vs. periódico: Ventajas y desventajas

La gente cree firmemente que cualquier forma de trabajo manual será eventualmente reemplazada por un equivalente tecnológico. En ese caso, habría que asumir que la tecnología es siempre fiable y funciona constantemente sin fallos. 

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Desafortunadamente, ese no es el caso. ¿Alguna vez has usado alguna tecnología que no se haya averiado o fallado con el tiempo? Dicho esto, la gente debería dejar de comparar esto con aquello basándose en si algo funciona o no con tecnología. En este escenario particular, tanto los sistemas de inventario perpetuo como los periódicos son enfoques diferentes centrados en el mismo objetivo. 

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La única diferencia es que utilizan diferentes medios y recursos que pueden o no estar disponibles para tu negocio en un momento dado. Como tales, ambos tienen ventajas y desventajas, así como razones por las que uno debería usarse sobre el otro o no usarse en absoluto. Así que, ¿qué te parece si damos más detalles y contexto a ambos métodos?

Sistema de Inventario Perpetuo

Como se mencionó anteriormente, este es un enfoque impulsado por la tecnología para el recuento de inventario en tiempo real. Como cualquier otra solución tecnológica, es más complejo y ofrece una miríada de beneficios a la organización a través de funciones de software y otras capacidades. Estas son algunas de las principales ventajas del método de inventario perpetuo.

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• Gracias al seguimiento de productos y ventas en tiempo real, este método permite actualizaciones instantáneas de cualquier cambio realizado en tu inventario.
• Una mayor precisión del inventario proporciona una previsión de la demanda más detallada y puede ayudar a las empresas a aumentar la eficacia de toda su cadena de suministro.
• Como solución de software, el inventario perpetuo puede integrarse con otros sistemas empresariales. Esto es especialmente cierto para las finanzas, ya que el seguimiento del inventario en tiempo real puede garantizar informes financieros precisos y el cumplimiento total de cualquier norma o regulación a la que tu empresa deba adherirse. 
• Dado que el software funciona en segundo plano, no es necesario cerrar la tienda para realizar un recuento de inventario o una auditoría de inventario, de hecho. El sistema hará todo por ti mientras reanudas las operaciones como de costumbre. 

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Ningún sistema es perfecto, lo cual es bastante desafortunado para los dueños de negocios. Dicho esto, elegir qué solución de software utilizar a veces puede ser más difícil que dirigir la empresa. 

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Todo dueño de negocio debe sopesar los pros y los contras del sistema que le interesa o arriesgarse a cometer un error catastrófico. Teniendo esto en cuenta, aquí están las desventajas de usar el sistema de inventario perpetuo.

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• El software no puede dar cuenta de ninguna pérdida de inventario, que puede ocurrir debido a daños, extravíos, robos, etc. Además, los dueños de negocios a menudo no incluyen inventario obsoleto, lo que puede causar aún más un desajuste entre el recuento de inventario perpetuo y el inventario físico real.  
• Fallos de software, escaneos defectuosos, errores humanos y otros factores pueden hacer que el inventario perpetuo sea menos eficiente de lo que debería. Como resultado, las operaciones de su negocio también comenzarán a disminuir en eficiencia. 
• Toda solución de software es propensa a ataques de piratería y otros intentos de sabotaje. Es necesario invertir más en medios de seguridad adecuados para proteger su sistema y su negocio.
• La implementación y seguridad del sistema de inventario perpetuo resultan en costos iniciales monumentales. La mayoría de las startups e incluso algunas empresas bien establecidas simplemente no pueden permitirse tal inversión.
• Aun así, necesita un recuento de inventario físico de vez en cuando, preferiblemente una vez al año. El software se basa en el recuento físico para formular el sistema que rastreará. 

Sistema de Inventario Periódico

El buen y viejo recuento manual de inventario. Todo es diversión hasta que el inventario crece, y contarlo manualmente es cualquier cosa menos divertido. Aun así, las startups y las pequeñas empresas utilizan este método simplemente porque es robusto y, lo más importante, económico. 

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Si no tiene mucho inventario, este método también puede ser bastante fiable. Ve un artículo, lo anota. Es bastante simple, pero hay varias cosas que pueden salir mal durante el proceso. Dicho esto, echemos un vistazo a algunas de las ventajas y desventajas de un sistema de inventario periódico.

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Ventajas:

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• Fácil de implementar
• Asequible
• Requiere menos personal para su ejecución
• Sencillo

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Desventajas:

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• Propenso a errores humanos
• El inventario se puede contar después de un período contable, no a diario.
• No escalable
• Cerrar el negocio para el recuento de inventario

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Como puedes ver, la tecnología puede tener sus fallos, pero sus capacidades van mucho más allá de los medios manuales. Esta es precisamente la razón por la que la mayoría de los negocios minoristas y de comercio electrónico finalmente deciden dejar que la tecnología se encargue de algunas de sus operaciones. 

¿Cuándo usar un sistema de inventario perpetuo?

Si puedes permitirte la inversión inicial, es aconsejable optar por un sistema perpetuo de inmediato. El sistema escalará con tu negocio y se adaptará a tus necesidades con el tiempo. También se recomienda evitar el sistema perpetuo si no tienes mucho inventario, simplemente para reducir costes. 

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Sin embargo, supongamos que estás moviendo productos rápidamente, como con inventario en consignación, por ejemplo. En ese caso, es mejor utilizar el sistema perpetuo para llevar un registro de cada venta y asegurar que tus informes financieros sean precisos. 

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En definitiva, seguirás necesitando un sistema periódico para que el sistema perpetuo tenga algo con lo que trabajar, así que ¿por qué no utilizar lo mejor de ambos métodos y asegurarte de que tu negocio aprovecha al máximo cada situación?

Deja que Gonini te ayude con tu sistema de inventario

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No es ningún secreto que muchos propietarios de tiendas se enfrentan a un dilema sobre qué solución adoptar. ¿Deberías quedarte con el sistema periódico porque no tienes mucho inventario ni capital? ¿O quizás deberías reunir suficiente dinero para invertir en un sistema perpetuo porque es más eficiente? 

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¿Pero qué pasaría si hubiera una tercera opción? Con una red de cumplimiento global, Gonini puede ser el socio de externalización adecuado para usted. Nuestro software a medida puede gestionar más que su inventario, así que no dude en ponerse en contacto hoy mismo. Llámenos y le proporcionaremos una solución que se adapte a todas sus necesidades comerciales.

Conclusión: Sistema de Inventario Perpetuo: El Activo Correcto para Su Negocio

Se podría argumentar que un sistema de inventario perpetuo es demasiado caro o que puede tener fallos. Sin embargo, una cosa es segura: la tecnología y los enfoques basados en datos son claves para el éxito en el mercado altamente competitivo de hoy. Por supuesto, cada activo requiere una inversión —algunos más que otros—, pero son los beneficios a largo plazo los que hacen que la inversión valga cada céntimo. 

Preguntas Frecuentes:

¿Cuál es la diferencia entre un sistema de inventario perpetuo y uno periódico?

En pocas palabras, un sistema de inventario perpetuo utiliza software para rastrear el inventario en tiempo real y diariamente, mientras que un sistema de inventario periódico implica contar manualmente el inventario al final de cada período contable.

¿Qué implica el sistema de inventario perpetuo?

Implica una combinación de soluciones de software, como ERP o MRP (Planificación de Requerimientos de Materiales) y equipos, como etiquetas RFID, puntos de venta y códigos de barras digitales. Juntos, tanto el hardware como el software permiten a las tiendas facilitar la recopilación de datos de inventario en una ubicación centralizada.

¿Es el inventario perpetuo LIFO o FIFO?

Puede ser ambos, o puede utilizar el CAPP (Costo Promedio Ponderado) para evaluar su inventario. El sistema de inventario perpetuo utilizará el método que usted elija para llevar un registro del inventario y las ventas. 

¿Cuál es un ejemplo de registro de inventario perpetuo?

Como se mencionó anteriormente, un sistema de inventario perpetuo rastrea el inventario en tiempo real. Así, por ejemplo, supongamos que hoy vendió diez productos a través de su tienda en línea, tienda física y quizás incluso mediante una venta B2B. Cada vez que se completa un pedido, el sistema de inventario perpetuo registra las transacciones y actualiza el nivel de existencias en consecuencia.

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