Guía de Auditorías de Inventario: Mejores Prácticas y Consejos

La infame auditoría de inventario — posiblemente el proceso más tedioso para el comercio electrónico, el comercio minorista y cualquier otro negocio que almacene mercancías en un almacén. ¿Está todo su inventario? ¿Coincide con sus registros financieros? ¿Está todo etiquetado correctamente? 

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Sí, estas pueden ser las preguntas que atormentan a los dueños de negocios, pero responderlas puede asegurar que todo esté como debe ser. Y, si no es así, entonces puede identificar rápidamente el problema y resolverlo antes de que las cosas se salgan de control. 

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Precisamente por eso, los procedimientos de auditoría de inventario son de vital importancia y deben realizarse con frecuencia para evitar posibles problemas en el futuro. Ahora, probablemente se sienta agotado solo de pensar en hacer una verificación manual del inventario, ¿verdad? 

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No hay razón para sentirse así. Aunque el proceso pueda parecer abrumador al principio, existen procedimientos de auditoría para el análisis de inventario que harán que todo sea más fluido y así, asegurarán que no tenga dolores de cabeza en el camino. Bueno, entonces, ¿nos adentramos en ello?

¿Qué es exactamente una auditoría de inventario?

Aunque una auditoría de inventario puede ser un proceso complejo, sin embargo, se puede describir en términos sencillos. 

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Dicho esto, una auditoría de inventario se refiere al proceso de cotejar los registros de inventario con los registros financieros de su empresa para asegurar que todo coincida. 

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El propósito de este procedimiento es garantizar la precisión del inventario e identificar cualquier problema potencial que pueda o no haber ocurrido.

¿Por qué importan las auditorías de inventario?

Usted quiere asegurarse de que todos los bienes o materias primas que ha adquirido estén contabilizados, ¿verdad? Después de todo, no es como si su negocio dependiera de un inventario preciso o algo así. 

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Bromas aparte, puede parecer que solo está haciendo un simple recuento con las auditorías de inventario, pero hay mucho más en todo el proceso de lo que parece a simple vista. Así que, aquí le explicamos por qué auditar su inventario regularmente es tan importante.

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• Discrepancias de inventario - Una auditoría permite detectar cualquier diferencia entre el inventario y los registros financieros. Si ese es el caso, podrás identificar fácilmente dónde pudo haber surgido el problema para investigarlo a fondo. 

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• Límites de existencias - Como ya sabrás, la gestión de activos es de suma importancia para los negocios de comercio electrónico. Dicho esto, identificar problemas de exceso o falta de existencias es simplemente crucial para asegurar que no gastes de más en productos que no necesitas tanto, o que no te quedes sin productos de alta demanda. 

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• Posible robo - Si los registros no coinciden, es un motivo de gran preocupación. Quizás haya un error en los propios registros o, tal vez, alguien esté apropiándose de tus cosas. De cualquier manera, tienes que llegar al fondo del asunto y solo una auditoría de inventario puede ayudarte a detectar estas cosas, para empezar.

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• Debe constar como registro público - En la mayoría de los casos, tu auditoría de inventario es un requisito legal, especialmente si tu inventario está clasificado como un activo en tu balance. 

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Por ejemplo, el FRC (Financial Reporting Council) del Reino Unido es responsable de promover la transparencia y la integridad en los negocios. Establecen los estándares de Gobierno Corporativo del Reino Unido que se indican en la ISA [1] UK y [2] Ireland 501 Evidencia de Auditoría—Consideraciones Específicas para Elementos Seleccionados.

Mejores prácticas para optimizar tus auditorías de inventario

Ahora que hemos repasado por qué necesitas auditorías de inventario, es hora de echar un vistazo a cómo hacer que este tedioso proceso sea más fluido y quizás incluso agradable. 

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Sinceramente, a nadie le gusta una auditoría, pero al implementar las estrategias adecuadas y aprovechar las herramientas tecnológicas correctas, puedes hacer que una auditoría se sienta menos como una tarea y más como un proceso más, aunque importante, en tu cadena de suministro. 

1. Recuento físico de inventario

Sí, esta estrategia es tan mundana como suena, pero eso no la hace menos eficiente de lo que realmente es. Uno pensaría que con toda la tecnología moderna, ya no tendrías que contar físicamente cada artículo en tu almacén. Sí lo haces, o al menos, deberías. 

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Con el recuento físico, revisas paso a paso todo tu inventario, tachando elementos del registro financiero a medida que avanzas. Esta es, de hecho, la mejor manera de asegurar que todo esté contabilizado. No solo eso, sino que si tus artículos están correctamente etiquetados con códigos de barras o RFID, un escáner correspondiente debería hacer que un recuento físico sea pan comido.

2. Análisis de corte

Con esta estrategia, básicamente detienes todas las operaciones de adquisición y envío para realizar un recuento físico de inventario, de ahí el nombre de «corte». ¿Pero por qué harías algo así? 

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Para empezar, al detener todas tus operaciones, te aseguras de que ninguna mercancía de tu inventario sea procesada mientras realizas el recuento. Como te puedes imaginar, tener nuevos artículos entrando o productos siendo enviados mientras realizas una auditoría puede llevar fácilmente a un desastre. 

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De repente, tienes más mercancía de la que creías o falta mercancía que debería estar en el almacén. Antes de que te des cuenta, estás investigando todo y a todos solo porque no detuviste las operaciones y tu personal procesó artículos según lo previsto, completamente ajenos a que tenías una auditoría en mente.

3. Recuento Cíclico de tu Inventario

Similar al recuento físico, el recuento cíclico de tu inventario se centra en monitorear tus artículos más valiosos en stock. Estos suelen ser los productos de mayor rotación que son muy demandados por tus clientes. 

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Así que lo que haces es realizar auditorías más frecuentes solo en artículos seleccionados y contarlos físicamente para asegurarte de nunca quedarte sin existencias, así como para asegurar que esos niveles de inventario estén constantemente en niveles óptimos. 

4. Análisis de Productos Terminados o de Gastos Generales

Ahora bien, esta estrategia no es necesaria, per se. Es puramente opcional, pero si quieres que tu operación comercial funcione sin problemas, deberías considerarla. Dicho esto, el análisis de productos terminados, también conocido como análisis de gastos generales, toma en consideración aspectos no relacionados con el inventario. Esto a menudo incluye alquiler, servicios públicos, facturas, salarios del personal, etc. 

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Ahora bien, esto puede no tener mucho que ver con tu inventario, pero está correlacionado de todos modos. Al fin y al cabo, todo sucede en tu almacén, así que tener en cuenta los gastos generales te da una imagen más clara de cuánto cuestan realmente tus operaciones comerciales. ¿Y por qué es esto importante? 

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En pocas palabras, ayuda a poner el presupuesto en perspectiva. Si comprendes los costos generales, puedes planificar la reposición y el reabastecimiento del inventario en consecuencia, así como ayudarte con la planificación de la demanda. También te ayuda a minimizar el desperdicio y maximizar la eficiencia, lo cual es bastante esencial si deseas ser un propietario de tienda exitoso. 

5. El Costo de los Servicios de Flete

Operar internacionalmente no es raro para los negocios de comercio electrónico. Muchas tiendas en línea envían mercancías al extranjero e importan las mismas de diferentes países. 

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Una empresa costosa, sin duda, pero también lucrativa, siempre que estés bien organizado y tengas una red global de servicios de logística a tu disposición. 

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Si ese es el caso, realizar un análisis de los costos de los servicios de flete es esencial para su éxito internacional. El transporte de carga, el despacho de aduanas y la importación/exportación internacional de mercancías cuestan dinero. 

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Saber exactamente cuánto cuesta todo le permite planificar cómo y cuándo llegarán las mercancías a su destino, así como llevar un registro de todos y cada uno de los artículos que puedan haberse perdido o dañado durante el transporte. 

6. Análisis de inventario ABC o de alto valor

Cada tienda de comercio electrónico tiene un surtido de productos que son los más vendidos. Estos productos suelen ser los que generan mayores ingresos en comparación con el resto del inventario. 

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Clasificar los productos según su valor dentro de un centro de distribución, por lo tanto, le permite priorizar las mercancías que entran y salen más rápido que el resto. Como ya sabrá, esto garantiza que no haya retrasos en la adquisición o el envío de estos artículos de alta rotación. 

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Por eso, los productos de alto valor se clasifican como categoría A, mientras que los productos de valor medio y bajo se clasifican como categoría B y C, respectivamente. Por ejemplo:

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• La categoría A representa el 20% de su inventario
• La categoría B representa el 30% de su inventario
• La categoría C representa el 50% de su inventario

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Al mismo tiempo:

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• La categoría A genera el 70% de sus ingresos
• La Categoría B aporta el 20% de tus ingresos
• La Categoría C aporta el 10% de tus ingresos

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Además de priorizar, el análisis ABC te permite planificar cómo almacenar cada categoría de productos dentro de tu almacén. Así, por ejemplo, los productos de la categoría A deben guardarse en un lugar seguro y protegido, para evitar daños, errores costosos o incluso posibles robos. 

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Por el contrario, los artículos de la Categoría C deben mantenerse cerca de la salida del almacén. Es conveniente mover estos artículos a través de ventas, descuentos y cupones para que no bloqueen todo lo demás y no ocupen demasiado espacio constantemente. 

Consejos para mejorar tu proceso de auditoría de inventario

Ahora que hemos revisado algunas de las mejores prácticas sobre cómo realizar una auditoría de inventario, es hora de ver cómo aumentar la eficacia de todo el proceso. Al fin y al cabo, ¿por qué complicar las cosas cuando se pueden aprovechar las herramientas y la tecnología para facilitar el flujo de trabajo? 

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La pregunta es, ¿qué enfoque adoptar? Bueno, eso depende enteramente de las necesidades y los medios de tu negocio. Sin embargo, el mejor enfoque es combinar múltiples estrategias en una solución unificada y orquestada. Dicho esto, aquí tienes algunos consejos que deberían ayudarte a tomar la decisión correcta.

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• Aprovecha la tecnología adecuada: considera implementar software de gestión de inventario, software de gestión de almacenes y herramientas de automatización, por nombrar algunos.

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• Externalización: Si no dispones de recursos internos, considera externalizar algunas de las tareas de auditoría a una empresa 3PL (Logística de Terceros). Lo único que tienes que hacer es encontrar una empresa que pueda adaptar sus procedimientos a las necesidades de tu empresa.

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• Programa una auditoría con antelación: Una auditoría de inventario no es una inspección sorpresa. No hay absolutamente ninguna necesidad de introducir más caos en el proceso, por lo que debes programarla con antelación. Tu mejor opción es cuando el negocio está en un período de baja actividad y cuando detener la operación no afectará el cumplimiento de los pedidos como lo haría durante el rendimiento máximo.

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• Investiga de inmediato: Si tu auditoría de inventario muestra algún problema potencial o discrepancia en los registros, no te quedes esperando a que el problema desaparezca por sí solo. No lo hará. En su lugar, actúa de inmediato e investiga la causa para que puedas entender cuándo, por qué y dónde ocurrió el problema. Esto ayuda a evitar que surjan problemas futuros de nuevo.

Lista de verificación para tu auditoría de inventario 

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El propio proceso de realizar una auditoría puede ser bastante confuso, al menos hasta que te acostumbras. Por eso debes prepararte adecuadamente para no perderte nada importante. Para ello, aquí tienes una lista de verificación que te ayudará a conseguir todo lo que necesitas y a configurar una auditoría correctamente. 

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• Como se mencionó anteriormente, elige el momento adecuado para realizar una auditoría, preferiblemente cuando tu empresa no esté operando a pleno rendimiento.

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• Si subcontratas las tareas de auditoría a una empresa externa o a otro auditor externo, asegúrate de proporcionarles toda la información que necesitan para que realicen su trabajo correctamente.

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• Decide cuáles son las mejores estrategias para la auditoría. Esto puede incluir el recuento físico, el análisis de gastos generales, el análisis ABC, y así sucesivamente.
• Registra minuciosamente todos los hallazgos durante la auditoría. Se recomienda tener copias tanto escritas como informatizadas de tus registros por si acaso. Puedes elegir una u otra, o ambas si te conviene.

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• Investiga inmediatamente cualquier discrepancia o conciliación de artículos que encuentres durante una auditoría.

Haz que las auditorías de inventario sean menos dolorosas con Gonini

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Es un hecho bien conocido que los procedimientos de auditoría de inventario a menudo pueden ser bastante abrumadores y un poco demasiado exigentes para las empresas de comercio electrónico. Esto es especialmente cierto si tu tienda online es nueva en el mercado y no sabes qué hacer ni cómo hacerlo. 

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Al fin y al cabo, necesitas los recursos y el sistema adecuados para asegurarte de que todo esté en orden. Pero, si no puedes gestionarlo por tu cuenta, Gonini está aquí para ayudarte. Nuestra empresa se especializa en todos los aspectos de la logística de cumplimiento de comercio electrónico, incluidas las auditorías de inventario. 

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Así que, si este proceso te hace dudar, no dudes en elegirnos como tu socio de subcontratación y resolveremos rápidamente cualquier problema de auditoría que puedas tener. Ponte en contacto con nosotros hoy mismo y te ofreceremos un presupuesto adaptado a las necesidades de tu negocio.

Conclusión: No temas a las auditorías

Una auditoría de inventario no debe verse como algo terrible, como una inspección sorpresa de la Agencia Tributaria (HMRC) o el IRS. Este tipo de auditoría es bueno para su negocio y llevarla a cabo puede ser tedioso, pero no por ello menos necesario. 

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Al fin y al cabo, si no lleva un control de su inventario, lo más probable es que cometa un error costoso con consecuencias potencialmente desastrosas. Dicho esto, siempre hay una manera de hacer que los procedimientos complejos sean fluidos y eficientes, para que no tenga que perder el sueño por ello. 

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Todo lo que se necesita es que planifique en consecuencia y aproveche el enfoque adecuado que hará que las auditorías de inventario sean eficientes, precisas y, lo más importante, indoloras para todos los involucrados.

Preguntas frecuentes: 

¿Es difícil la auditoría de inventario?

Técnicamente, sí lo es, pero no tiene por qué serlo. Como se mencionó anteriormente, con las estrategias y herramientas adecuadas, incluso algo tan complejo y monótono como una auditoría de inventario puede hacerse fluido y sencillo. Al final, todo se reduce a elegir el enfoque correcto.

¿Cuál es la diferencia entre auditoría de inventario y auditoría de existencias?

Ninguna. Las auditorías de existencias se conocen comúnmente como auditorías de inventario. El término que utilice dependerá de la región en la que opere su tienda en línea. Existencias e inventario son lo mismo, así que realmente depende de usted qué terminología elija.

¿Cuál es el riesgo de una auditoría de inventario?

Toda auditoría de inventario conlleva un cierto riesgo tanto para la empresa como para los consumidores finales o clientes, si se quiere. En primer lugar, si desea una auditoría precisa, debe detener las operaciones. Y dado que las auditorías consumen mucho tiempo, esto puede afectar su negocio y el cumplimiento de pedidos hasta cierto punto. 

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Además, si no mantiene un registro claro de todo lo que ha analizado durante la auditoría, podría pasar por alto posibles problemas que pueden convertirse en serios si se dejan sin revisar y sin resolver.

¿Cuáles son las afirmaciones para la auditoría de inventario?

El final de cada auditoría de inventario se verifica comparando los resultados con ciertas afirmaciones. En la mayoría de los casos, los auditores realizarán esta prueba para que usted no tenga que hacerlo. Las afirmaciones pueden variar según el inventario y la naturaleza de su negocio (es decir, si opera internacionalmente o no), pero las más comunes incluyen:

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• Existencia
• Integridad
• Derechos y Obligaciones
• Valoración
• Presentación y Revelación

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