Esquema de Diligencia Debida para Almacenes de Cumplimiento: Quién debe solicitarlo y qué necesitará

Bienvenido a Gonini, su solución integral para todas sus necesidades de cumplimiento de eCommerce. Hoy, nos adentramos en profundidad en el Esquema de Diligencia Debida para Centros de Cumplimiento (FHDDS). Si usted es propietario de un negocio de eCommerce, esta guía es una lectura obligada. 

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¿Qué es el FHDDS?

El FHDDS es una iniciativa del gobierno del Reino Unido gestionada por HM Revenue and Customs (HMRC). Promulgado por la Ley de Finanzas (n.º 2) de 2017, el esquema exige a las empresas de centros de cumplimiento que mantengan registros detallados y realicen controles exhaustivos sobre sus clientes internacionales que venden productos a clientes del Reino Unido. Es un marco crítico para mantener la integridad fiscal, asegurando que dichas empresas no formen parte de ninguna cadena de suministro que conduzca a la evasión o el fraude del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).

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¿Por qué debería importarle el FHDDS?

El FHDDS no es solo un trámite burocrático más. Es un requisito que ayuda a las empresas del sector del cumplimiento a identificar y mitigar riesgos, asegurando que operen de manera legal y ética. 

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Como se mencionó anteriormente, el esquema está diseñado para garantizar el cumplimiento de las normativas fiscales y aduaneras, así como para prevenir el fraude del IVA y la importación ilegal de mercancías. El incumplimiento puede tener graves consecuencias tanto para los centros de cumplimiento como para sus clientes. Puede resultar en sanciones económicas severas, daño a la reputación e incluso pena de prisión. 

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Por lo tanto, realizar la debida diligencia no solo protege los intereses comerciales de los propietarios, sino que también garantiza que no estén involucrados inadvertidamente en actividades ilegales. Así que, si usted dirige una empresa de cumplimiento donde almacena mercancías en el Reino Unido para vendedores de fuera del país, necesita estar al tanto.

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¿Cuáles son los requisitos clave del FHDDS?

Navegar por las complejidades del FHDDS implica más que una comprensión superficial; requiere el estricto cumplimiento de una serie de requisitos clave. A continuación, profundizamos en estos criterios esenciales que todo centro de cumplimiento debe cumplir para operar de forma conforme a la normativa en el Reino Unido.

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• Aprobación de HMRC: Debe obtener la autorización de HMRC. Esto implica presentar una solicitud y someterse a una prueba de idoneidad ("fit and proper") para evaluar su aptitud para operar dentro del esquema.

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• Verificación de clientes: No se trata solo de almacenar mercancías; también tiene la responsabilidad de conocer a sus clientes. Mantenga una base de datos completa que incluya sus identidades, datos de contacto y números de registro de IVA. Además, realice comprobaciones de diligencia debida para verificar la legitimidad de los negocios de sus clientes, especialmente si tienen su sede en el extranjero.

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• Seguimiento de inventario: Documente los tipos y cantidades de mercancía guardada para cada cliente. Esto debe incluir información como descripciones de productos, números de unidad de mantenimiento de existencias (SKU) y el país de origen de los artículos.

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• Documentación de IVA: Asegúrese de tener acceso a la documentación de IVA relevante para los productos que almacena. Esto podría incluir documentos de importación, facturas y cualquier otra documentación fiscal.

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• Informes periódicos: Según las estipulaciones establecidas por HMRC, es posible que deba presentar informes periódicos detallando su cumplimiento de los requisitos del esquema. El incumplimiento puede dar lugar a sanciones.

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• Formación y cumplimiento: Asegúrese de que su personal esté bien capacitado y conozca las obligaciones bajo el FHDDS. Esto incluye formación sobre cómo verificar exhaustivamente a los clientes y mantener registros precisos.

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• Seguridad de los datos: Dada la naturaleza sensible de la información que manejará, deben implementarse medidas sólidas de seguridad de datos para proteger la información del cliente y los datos financieros.

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• Auditorías e Inspecciones: Esté preparado para auditorías e inspecciones periódicas por parte de HMRC. Para ello, asegúrese de que todos los registros estén actualizados y sean fácilmente accesibles para su revisión.

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¿Quién debe solicitar el FHDDS?

A continuación, desglosamos los factores clave que determinan si su empresa necesita registrarse bajo este importante marco de cumplimiento.

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• Bienes Importados: El régimen se dirige específicamente a bienes importados de países fuera del Reino Unido. Si su centro logístico almacena este tipo de artículos, el registro es obligatorio.

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• Propiedad: El criterio de propiedad se centra en la entidad propietaria del stock. Si los bienes son propiedad de una empresa o un particular con sede fuera del Reino Unido, deben registrarse bajo el FHDDS.

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• Bienes para la venta: El régimen también cubre los artículos que se retienen en el Reino Unido pero que están destinados a la venta y aún no se han vendido a un consumidor dentro del país. Esto significa que, incluso si los bienes aún no forman parte de una transacción, siguen estando bajo el ámbito del FHDDS.

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En pocas palabras, si usted es un centro logístico con sede en el Reino Unido que trabaja con clientes internacionales, está obligado a registrarse en el FHDDS. Esto se aplica independientemente del tamaño o la escala de sus operaciones.

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¿Quién no necesita solicitar el FHDDS?

Comprender quién está exento del FHDDS es tan importante como saber quién debe solicitarlo. En general, las siguientes entidades no están obligadas a registrarse:

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• Minoristas con sede en el Reino Unido: Si es un minorista con sede en el Reino Unido y toda la mercancía que almacena es propiedad de su propio negocio.

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• Almacenamiento no comercial: Las instalaciones que almacenan artículos con fines no comerciales, como las unidades de almacenamiento personal, suelen estar excluidas.

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• Bienes no destinados a la venta: Si los bienes no están destinados a la venta, como los que están en tránsito o las pertenencias personales.

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• Empresas exclusivamente de exportación: Si su centro logístico almacena exclusivamente existencias destinadas a la exportación fuera del Reino Unido.

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• Organizaciones benéficas registradas: Las organizaciones centradas en la filantropía que operan centros logísticos pueden estar exentas, siempre que los artículos almacenados se utilicen para actividades benéficas.

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• Almacenamiento temporal: Instalaciones que guardan mercancías por un período muy corto, normalmente menos de 12 horas.

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• Almacenes especializados: Algunos tipos de instalaciones de almacenamiento especializadas, como el almacenamiento en frío para artículos perecederos, si no están destinados a la venta dentro del Reino Unido.

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Cuándo solicitar el FHDSS

Es fundamental solicitar la aprobación del FHDDS antes de iniciar cualquier operación de cumplimiento para clientes extranjeros. Esto garantiza el cumplimiento desde el principio. Después de enviar su solicitud, HMRC suele tardar varias semanas en procesarla. Durante este período, es posible que se le pida que proporcione documentación o aclaraciones adicionales.

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Como también se ha destacado anteriormente, una vez revisada su solicitud, HMRC puede realizar una prueba de «idoneidad» para evaluar su aptitud para operar dentro del esquema. Esto podría añadir más tiempo al proceso de solicitud. Una vez completadas con éxito todas las comprobaciones, recibirá una carta de aprobación. Esta carta incluirá su número de registro único y otros detalles relevantes. 

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Tenga en cuenta que la aprobación del FHDDS no es indefinida. Deberá renovar su registro periódicamente, según lo especificado por HMRC, para seguir operando legalmente.

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Documentos necesarios para la solicitud del FHDDS

Asegurarse de tener todos los documentos necesarios listos antes de iniciar el proceso de solicitud puede agilizar significativamente su registro en el FHDDS. A continuación, le indicamos lo que necesita:

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Certificado de Registro Mercantil

Este es el certificado oficial que demuestra que su empresa está legalmente registrada en el Reino Unido. Si aún no lo tiene, normalmente puede obtenerse en Companies House o en la autoridad de registro pertinente para su tipo de negocio.

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Certificado de Registro del IVA

Este certificado confirma que está registrado para el IVA y proporciona su número de identificación fiscal (NIF) de IVA. Si aún no está registrado, puede solicitarlo a través del sitio web de HMRC.

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Comprobante de domicilio

HMRC necesita verificar la ubicación donde se llevarán a cabo las actividades de cumplimiento. Las facturas de servicios públicos, los contratos de arrendamiento o los extractos hipotecarios son generalmente formas de prueba aceptables. Estos deben ser recientes y mostrar el nombre y la dirección de la empresa.

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Documentos adicionales

Aunque los anteriores son los documentos principales requeridos, esté preparado para proporcionar documentación adicional, como:

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• Pasaporte, carné de conducir u otra identificación emitida por el gobierno 

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• Información sobre su cuenta bancaria empresarial

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• Copias de acuerdos o contratos con sus clientes internacionales

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Cómo mantener registros

Mantener registros precisos y completos es un pilar fundamental para el cumplimiento del FHDDS. A continuación, se detallan qué registros conservar, cómo almacenarlos y por cuánto tiempo:

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Mercancías recibidas y despachadas

Para cada envío recibido o despachado, documente lo siguiente:

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• Tipo de bienes
• Cantidad
• Fecha de recepción o envío
• Dirección de origen o destino

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Facturas de clientes

Conserve una copia de todas las facturas emitidas a clientes o recibidas de ellos. Estas deben incluir:

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• Nombre y dirección del cliente
• Descripción de los bienes
• Importe total facturado
• IVA cobrado, si corresponde

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Documentación del IVA

Mantenga todos los documentos relacionados con el IVA, como:

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• Declaraciones de IVA
• Recibos de pago del IVA
• Certificado de registro de IVA

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Directrices de almacenamiento

Los registros pueden guardarse en formato digital o físico, siempre que sean fácilmente accesibles y estén bien organizados. Dada su naturaleza sensible, asegúrese de que se almacenen de forma segura, ya sea cifrados digitalmente o en un espacio de almacenamiento físico bajo llave.

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Todos los registros deben conservarse durante al menos seis años, de acuerdo con la legislación fiscal del Reino Unido. Deben estar fácilmente disponibles y ser recuperables en caso de una auditoría o inspección por parte de HMRC.

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Cómo solicitar el FHDDS

Navegar por el proceso de solicitud del FHDDS puede ser complejo. A continuación, le ofrecemos una guía detallada sobre cómo solicitarlo:

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Registro en HMRC

Antes de poder solicitar el FHDDS, debe estar registrado en HMRC. Si aún no lo está, puede hacerlo a través de su sitio web. Durante este registro, se le pedirá que proporcione información básica sobre su negocio, incluyendo su estructura legal, actividades principales y números de identificación fiscal.

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Presentación de la solicitud

Una vez registrado, puede proceder a completar el formulario de solicitud del FHDDS. Se le pedirán varios detalles, como la dirección de su negocio, los tipos de bienes que almacenará e información sobre sus clientes internacionales. Esté preparado para cargar cualquier documento de respaldo requerido, como licencias comerciales o prueba de identidad.

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Verificación de clientes

Como parte del proceso de solicitud, deberá llevar a cabo la debida diligencia con sus clientes internacionales. Mantenga registros de todas las actividades, ya que es posible que se le solicite presentarlos a HMRC durante el proceso de solicitud o en una fecha posterior.

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¿Qué implica el proceso de debida diligencia?

La debida diligencia se refiere a una serie de comprobaciones y verificaciones que las empresas de logística deben realizar sobre sus clientes internacionales. Su objetivo es asegurar que sus clientes sean negocios legítimos que cumplan con las normativas de IVA. El proceso generalmente implica:

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• Verificación de identidad: Confirmar la identidad de la empresa o del particular con el que se está tratando. Esto a menudo implica la verificación de documentos oficiales como licencias o pasaportes.

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• Registro de IVA: Verificar el número de registro de IVA del cliente internacional. Esto se puede hacer normalmente a través del Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA (VIES) o bases de datos similares.

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• Estado de la empresa: Revisar el estado legal de la empresa. ¿Es una empresa registrada, un autónomo o algún otro tipo de entidad comercial?

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• Salud financiera: Algunas empresas de logística van un paso más allá evaluando la estabilidad financiera del cliente, aunque esto no es un requisito obligatorio bajo el FHDDS.

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• Verificación de antecedentes: Investigar el historial comercial del cliente. ¿Han estado involucrados en alguna disputa legal, especialmente aquellas relacionadas con evasión fiscal o fraude?

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• Acuerdos contractuales: Asegurarse de que sus acuerdos con clientes internacionales incluyan cláusulas que les exijan cumplir con todas las leyes y regulaciones fiscales pertinentes.

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• Monitoreo Continuo: La diligencia debida no es una actividad puntual. Se deben realizar controles periódicos para garantizar que el cliente siga cumpliendo con todos los marcos legales y regulatorios aplicables.

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Sanciones por Incumplimiento

El incumplimiento de la FHDDS puede tener graves repercusiones para su negocio y reputación, tanto a nivel legal como financiero. Considere las sanciones a las que podría enfrentarse:

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Responsabilidad Penal

El incumplimiento de la normativa FHDDS puede dar lugar a cargos penales, que pueden incluir penas de prisión. La duración puede ser de hasta siete años, dependiendo de la gravedad del delito y de si se trata de una infracción reiterada. Los cargos penales también pueden empañar la reputación de su negocio, dificultando la atracción de clientes o inversores en el futuro.

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Responsabilidad Civil

Las sanciones civiles incluyen multas impuestas por HMRC por contravenciones de la normativa del régimen. Estas pueden ascender hasta 3.000 £ por cada infracción individual, dependiendo de la naturaleza y gravedad de la violación. Tenga en cuenta que las multas se imponen por cada contravención, lo que significa que múltiples infracciones pueden suponer una carga financiera considerable.

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Repercusiones Adicionales

En casos extremos, HMRC puede revocar su aprobación para operar como centro logístico, cerrando efectivamente ese aspecto de su negocio. Mantienen una lista de empresas que no cumplen la normativa, que es de acceso público. Figurar en esa lista también puede dañar gravemente la reputación de su negocio.

Además, defenderse de las sanciones civiles y penales puede acarrear honorarios legales sustanciales, lo que se suma a la presión financiera de su negocio.

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Medidas Preventivas

Comience realizando auditorías internas para garantizar el cumplimiento de toda la normativa FHDDS. Además, busque asesoramiento de expertos legales familiarizados con la legislación fiscal del Reino Unido y los requisitos específicos para asegurarse de que cumple plenamente. Por último, no subestime el valor de la formación del personal. Asegúrese de que su equipo comprende la importancia crítica de cumplir con la FHDDS para evitar infracciones involuntarias que podrían acarrear graves sanciones.

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Conclusión

Navegar por las complejidades de la FHDDS no es tarea fácil. Desde entender quién debe solicitarla y los estrictos requisitos de diligencia debida hasta las severas sanciones por incumplimiento, hay mucho que asimilar. 

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Sin embargo, el cumplimiento no es solo una necesidad legal, sino también un imperativo empresarial. Salvaguarda sus operaciones, fortalece su reputación y, en última instancia, protege sus resultados. A medida que el panorama del comercio electrónico sigue evolucionando, adelantarse a los cambios normativos es crucial. Al adherirse a las directrices de la FHDDS, no solo se asegura de que su negocio se mantenga dentro de la legalidad, sino que también obtiene una ventaja competitiva en un mercado saturado.

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