Was ist Auftragsabwicklung? Alles, was Sie wissen müssen

Ein reibungsloser Auftragsabwicklungsprozess senkt Kosten, steigert die Kundenzufriedenheit und verhindert Probleme wie überverkaufte Artikel oder Lieferverzögerungen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie die Auftragsabwicklung funktioniert, welche Systeme und Strategien Ihren Arbeitsablauf optimieren können und warum es für Ihr Geschäftsergebnis entscheidend ist, dies richtig zu machen.

Die 7 Schritte des Auftragsabwicklungsprozesses

Von dem Moment an, in dem eine Bestellung in Ihrem System eingeht, bis zu ihrer Auslieferung (und selbst wenn sie zurückgeschickt wird), sorgen diese sieben Phasen für einen zuverlässigen und transparenten Betriebsablauf. Jede Phase der Auftragsabwicklung erfordert eigene Prüfungen, Tools und Entscheidungspunkte, um einen reibungslosen Bestellfluss zu gewährleisten.

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So läuft es ab:

1. Auftragseingang

Sobald ein Kunde auf „Kaufen“ klickt, erfasst Ihre E-Commerce-Plattform nicht nur, was bestellt wurde, sondern auch, wer der Kunde ist, wohin die Lieferung gehen soll und wie bezahlt wurde. Diese Informationen werden direkt an Ihr Auftragsmanagement- oder WMS-System weitergeleitet. An diesem Punkt sollten Sie eine automatische Validierung des Zahlungsstatus, eine Adressverifizierung (um Tippfehler zu vermeiden) und sogar Betrugsprüfungsregeln implementieren. Wenn etwas nicht stimmt – eine falsche Postleitzahl, eine fehlgeschlagene Kartenautorisierung – kennzeichnet das System dies sofort zur manuellen Überprüfung, sodass die Kommissionierung niemals bei einer fehlerhaften Bestellung beginnt.

2. Bestandszuweisung

Anstatt bis zur Kommissionierung zu warten, reservieren moderne Systeme den Lagerbestand sofort nach Eingang einer Bestellung. Diese „virtuelle Reservierung“ reduziert den verfügbaren Bestand über alle Vertriebskanäle – Ihre Website, Marktplätze und Handelspartner – hinweg, sodass Sie nicht versehentlich dieselbe SKU zweimal verkaufen. Fällt ein Artikel unter Ihren Sicherheitsschwellenwert, werden automatische Bestellaufforderungen oder Nachschubwarnungen an Ihren Lieferanten gesendet. Einige Marken richten sogar Eskalationsmechanismen ein: Fällt ein Bestseller während einer Aktion zu stark ab, kann das System Bestellungen an eine zweite Einrichtung umleiten oder Kunden Benachrichtigungen über die Wiederverfügbarkeit anbieten.

3. Kommissionierung

Ob es sich um einen Lagerarbeiter mit einem Handscanner oder ein fahrerloses Transportsystem (FTS), das von Deckenlasern geführt wird, handelt – das Ziel ist es, die richtigen Artikel schnell zu entnehmen. Kommissionierlisten werden in der Regel nach Auftragspriorität und Zone gebündelt oder „gewellt“. Algorithmen berechnen den kürzesten Weg durch die Gänge und gruppieren Bestellungen mit nahegelegenen SKUs, damit Sie nicht das gesamte Gebäude durchqueren müssen. In fortschrittlicheren Zentren finden Sie „Ware-zur-Person“-Systeme, bei denen Roboter Behälter mit Artikeln zu Packern an ergonomischen Arbeitsplätzen liefern – wodurch die Gehzeit um bis zu 80 % reduziert wird.

4. Verpackung

Sobald Artikel an der Packstation ankommen, durchlaufen sie eine Qualitätskontrolle: Größe, Gewicht und SKU werden mit der Bestellung abgeglichen. Automatisierte Vermessungstools messen den Karton in Sekundenschnelle und empfehlen eine passgenaue Größe, um Füllmaterial und Versandkosten zu sparen. Für zerbrechliche Waren legen Verpackungsingenieure genau fest, wie viele Lagen Luftpolsterfolie oder Wellpappe-Einlagen benötigt werden; nachhaltige Zentren könnten biologisch abbaubare Polsterungen oder Papierknüll verwenden. Schließlich spuckt ein Thermodrucker ein Etikett mit einem scannbaren Barcode, der Bestellreferenz und allen von Ihnen gewählten individuellen Branding- oder Werbeeinlagen aus.

5. Versand

Hier agieren Sie als Tarifmanager: Ihr System vergleicht Live-Angebote mehrerer Spediteure und wägt Kosten gegen zugesagte Transitzeiten und Servicezuverlässigkeit ab. Sammelladungen können nach Spediteur oder Zielzone gebündelt und dann elektronisch per EDI versendet werden, damit die Fahrer eine vollständige Abholliste erhalten. Sie lösen auch Kundenbenachrichtigungen – per E-Mail oder SMS – mit Sendungsverfolgungsnummern und geschätzten Lieferzeitfenstern aus. Einige Einzelhändler gehen noch einen Schritt weiter mit Liefertermin-Garantien und dynamischer Umleitung, falls es zu Verzögerungen kommt.

6. Zustellung

Ihr Speditionspartner wird in dieser Phase zum Gesicht Ihrer Marke. Viele Spediteure bieten einen Fotonachweis der Zustellung an – sie fotografieren das Paket an der Tür oder an einem bestimmten sicheren Ort – und ermöglichen es Kunden sogar, Fahrern über eine App Anweisungen zu geben. Schlägt eine Zustellung fehl, treten Anweisungen in Kraft: erneute Zustellversuche, Optionen für einen sicheren Ablageort oder Genehmigungen zur Abgabe beim Nachbarn, alles in Ihrem Portal verfolgt. Sie können Zustellleistungsdaten in Ihr System zurückführen, um langsame Spediteure zu bestrafen oder Top-Performer mit mehr Volumen zu belohnen.

7. Retourenabwicklung

Retouren sind oft entscheidend für die Kundenbindung. Ein optimiertes Portal ermöglicht es Käufern, Genehmigungen anzufordern, Etiketten zu drucken und zwischen Rückerstattung oder Umtausch zu wählen. Sobald die Ware zurückkommt, durchlaufen die Artikel eine Triage-Station: Verkaufsfähige Waren gehen gemäß FIFO-Regeln zurück ins Regal; überholte Einheiten werden zur Reparatur geschickt; irreparabler Bestand wird recycelt oder gespendet. Ihr WMS aktualisiert den Bestand in Echtzeit, und Ihr Finanzsystem veranlasst Rückerstattungen oder Ersatzbestellungen. Detaillierte Retourenanalysen – nach Grundcode, SKU oder Geografie – helfen Ihnen, die Ursachen wie Größenprobleme oder Transportschäden zu beheben.

Was ist ein Beispiel für Auftragsabwicklung?

Stellen Sie sich einen Online-Buchladen vor: Sobald ein Kunde einen Roman bestellt, reserviert das System den Titel im Lager. Ein Kommissionierer holt das Buch, ein Packer verpackt es mit Schutzhüllen, und ein Versandetikett wird gedruckt. Das Paket geht an den Kurier, der es bei der Übergabe scannt und an die Tür des Lesers liefert, womit die Auftragsabwicklung abgeschlossen ist.

Eigenabwicklung vs. Outsourcing der Auftragsabwicklung

Alt-Text: Infografik mit geteiltem Bildschirm, Titel: „Eigenabwicklung vs. Outsourcing der Auftragsabwicklung.“

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Wenn Sie die Auftragsabwicklung selbst übernehmen, haben Sie die volle Kontrolle über Lagerbestand, Verpackungsstandards und Speditionsbeziehungen. Sie können jeden Schritt anpassen – von individuellen Verpackungen bis hin zu Markenbeilagen – und die Personalbesetzung in Spitzenzeiten flexibel gestalten. Diese Kontrolle ist jedoch mit Gemeinkosten verbunden: Lagermiete, Personalmanagement und Technologieinvestitionen.

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Das Outsourcing an einen Drittanbieter für Logistik (3PL) entlastet Sie von diesen Kosten und Aufgaben. Ein 3PL verfügt bereits über Räumlichkeiten, Personal und Software, sodass Sie pro Bestellung zahlen, ohne sich um die Lagerhaltung kümmern zu müssen. Sie verlieren zwar einen Teil der direkten Aufsicht, gewinnen aber an Skalierbarkeit: Der Anbieter kann Volumen-Spitzen abfangen und sich in mehrere Speditionsnetzwerke einklinken, oft zu niedrigeren Versandkosten.

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Ihre Wahl hängt vom Auftragsvolumen, der Komplexität und den Wachstumsplänen ab. Kleinere Händler beginnen möglicherweise mit einem 3PL, um die Investitionskosten niedrig zu halten, und verlagern die Auftragsabwicklung dann ins eigene Haus, sobald sie ein konstantes Auftragsvolumen erreichen und den Bau einer eigenen Einrichtung rechtfertigen können.

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Wenn Sie zwischen Eigenabwicklung und Outsourcing abwägen, finden Sie auf unserer Seite zum Auftragsabwicklungsservice für den E-Commerce Informationen zu Servicestufen und Preisen.

Automatisierter Auftragsabwicklungsprozess

Automatisierung reduziert manuelle Arbeit und Fehler in jeder Phase. Moderne Auftragsverwaltungssysteme verbinden Ihre E-Commerce-Plattform mit den Lagerabläufen, leiten Bestellungen automatisch an das nächstgelegene Fulfillment-Center weiter und aktualisieren den Lagerbestand in Echtzeit.

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Intelligente Kommissionierlösungen nutzen Barcode-Scanner oder RFID, um das Personal auf dem schnellsten Weg durch das Lager zu führen und die Wegezeiten zu verkürzen. Beim Verpacken berechnen dimensionale Scan-Geräte optimale Kartongrößen, wodurch Verpackungsmüll und Versandkosten minimiert werden. Automatisierte Etikettendrucker wenden den passenden Speditionsdienst basierend auf Zielort, Gewicht und Liefergeschwindigkeit an.

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Sobald eine Bestellung versandt wird, sendet das System sofort Tracking-Details an Ihren Kunden und aktualisiert den Lagerbestand über alle Vertriebskanäle hinweg. Dieses Maß an Transparenz verhindert Überverkäufe und ermöglicht es Ihnen, Engpässe – wie langsame Kommissionierbereiche oder Spediteure, die Abholfenster verpassen – zu erkennen, sodass Sie Arbeitsabläufe spontan anpassen können.

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Bereit, Ihre Auftragsabwicklung zu optimieren? Entdecken Sie unseren detaillierten Leitfaden zu Strategien zur Auftragsabwicklung. 

Wichtige Kennzahlen für den Erfolg der Auftragsabwicklung

Jeder dieser KPIs bietet Ihnen Einblicke in verschiedene Bereiche Ihres Auftragsabwicklungsprozesses – Genauigkeit, Geschwindigkeit, Effizienz und Kundenzufriedenheit –, damit Sie genau erkennen können, was als Nächstes verbessert werden muss.

Bewährte Verfahren zur Kostensenkung und Beschleunigung

Alt-Text: Eine Illustration im Flat-Design mit fettgedrucktem, marineblauem Text oben, der lautet: „Bewährte Verfahren zur Kostensenkung und Beschleunigung“.

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Diese bewährten Verfahren kombinieren strategische Ansätze mit einfachen Optimierungen, um Ihnen zu helfen, mehr Bestellungen zu geringeren Kosten abzuwickeln:

Zonenbasierte Kommissionierung

Teilen Sie Ihr Lager in dedizierte Zonen auf – vielleicht nach Produktkategorie, Größe oder Umschlagshäufigkeit – und weisen Sie jedem Kommissionierer einen festen Bereich zu. Mit klar gekennzeichneten Gängen und zonenspezifischen Kommissionierlisten legen die Mitarbeiter weniger Weg zurück und kennen ihre Bereiche in- und auswendig. Für große Bestellungen, die mehrere Zonen umfassen, implementieren Sie „Pick-and-Pass“-Wellen, bei denen ein Kommissionierer alle Artikel in Zone A abarbeitet, bevor er an Zone B übergibt, wodurch der Arbeitsfluss reibungslos und ohne unnötiges Hin und Her bleibt.

Frachtratenvergleich

Integrieren Sie eine Ratenvergleichs-Engine in Ihr WMS oder TMS, damit jedes Paket Live-Angebote von mehreren Spediteuren erhält. Indem Sie jede Sendung automatisch zur günstigsten Option leiten, die Ihr Lieferversprechen erfüllt, können Sie allein bei den Versandkosten 5–15 % sparen. Suchen Sie nach Tools, mit denen Sie Regeln festlegen können – vermeiden Sie reine Bodenlieferungen bei zeitsensiblen Artikeln, wählen Sie regionale Dienste für lokale Lieferungen – und vergleichen Sie Raten in Batches, bevor Sie die Sendungen manifestieren, um Mengenrabatte zu nutzen.

Dynamische Lagerplatzvergabe

Anstatt fester Regalzuweisungen nutzen Sie eine nachfragegesteuerte Lagerplatzvergabe: Analysieren Sie jede Woche (oder sogar täglich während der Hochsaison) Ihre Top-Seller und verlagern Sie diese auf kommissionierfreundliche Lagerplätze in der Nähe von Packstationen oder Förderbandzuführungen. Lagern Sie langsamere SKUs auf höhere Regale oder in weniger zugängliche Gänge um. In Kombination mit Heatmap-Reporting kann dynamisches Slotting die Wegstrecke der Kommissionierer um 20–30 % reduzieren und so den Auftragsdurchsatz direkt beschleunigen.

Abfallreduzierung durch Verpackungsstandardisierung

Prüfen Sie Ihren Bestand an Kartons und Polstermaterialien, um die häufigsten Bestellprofile zu identifizieren. Konsolidieren Sie dann auf eine Handvoll passender Kartons – klein, mittel und groß – und investieren Sie in anpassbare Größen-Systeme (wie On-Demand-Kartonformer), die überschüssiges Füllmaterial eliminieren. Der Wechsel zu einem Standardsatz recycelbarer Materialien reduziert die zu lagernden SKUs, verkleinert den Lagerplatzbedarf und senkt die Entsorgungsgebühren. Im Laufe der Zeit werden Sie die Verpackungsausgaben um bis zu 25 % senken und Ihre Nachhaltigkeitskennzahlen verbessern.

Auswahl von Auftragsabwicklungssoftware für Online-Shops

Bei der Softwarebewertung sollten Sie auf eine nahtlose Integration mit Ihrem Warenkorb achten – sei es Shopify, WooCommerce oder BigCommerce. Native Plugins bedeuten weniger manuellen Einrichtungsaufwand und weniger Daten-Synchronisationsfehler.

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Zu den Hauptfunktionen gehören die Echtzeit-Bestandssynchronisierung, ein integrierter Tarifvergleich für Spediteure und der Stapeldruck von Kommissionierlisten und Versandetiketten. Einige Plattformen bieten Analyse-Dashboards, die Lieferzeiten, die Packeffizienz und die Kosten pro Sendung hervorheben. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, bessere Tarife mit Spediteuren auszuhandeln und Ihr Lagerlayout zu optimieren.

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Berücksichtigen Sie schließlich, wie die Software Retouren handhabt. Ein reibungsloses Retourenportal, das automatisch ein vorausbezahltes Etikett ausstellt und den Lagerbestand aktualisiert, kann aus einem Ärgernis einen Moment der Kundenbindung machen.

Über Gonini

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Alt-Text: Das Logo von Gonini. 

Gonini ist eine Fulfilment-as-a-Service-Plattform, die entwickelt wurde, um wachsenden E-Commerce-Marken logistische Kopfschmerzen abzunehmen. Das Unternehmen kombiniert KI-gesteuerte Software mit einem globalen Netzwerk von 63 Fulfillment-Zentren in 16 Ländern und bietet Verkäufern – von Shopify- und WooCommerce-Shops bis hin zu Amazon- und eBay-Händlern – Zugang zu erstklassigen Lager-, Kommissionier-, Versand- und Retourenservices.

Dank nahtloser Integrationen in über 30 Vertriebskanäle fließen Bestellungen automatisch in das Gonini Seller Portal, wo Echtzeit-Bestandsverfolgung, Tarifvergleiche bei über 100 Spediteuren und der automatisierte Etikettendruck für effiziente Abläufe sorgen. Verkäufer erhalten einen persönlichen Account Manager, Ticket-Antwortzeiten von 2 Stunden und anpassbare Verpackungsoptionen, um sicherzustellen, dass jedes Paket ihre Marke widerspiegelt.

Goninis Mission ist es, erstklassiges Fulfillment – einst großen Budgets vorbehalten – zu demokratisieren, indem nachhaltige Technologien und radikale Transparenz mit leistungsstarker Automatisierung kombiniert werden. Egal, ob Sie in einem neuen Markt starten oder Spitzenvolumen skalieren, passt sich die Plattform ohne hohe Kapitalbindung an, sodass Sie sich auf das Wachstum konzentrieren können, während Gonini den Rest erledigt.

Bereit, Ihr Fulfillment zu transformieren? Besuchen Sie Gonini und holen Sie sich noch heute ein kostenloses Angebot ein um zu sehen, wie mühelos Ihre Logistik sein kann.

Zukünftige Trends im Order Fulfillment

Da sich Technologie und Kundenerwartungen weiterentwickeln, werden diese Trends die Art und Weise, wie Fulfillment-Zentren Bestellungen bearbeiten, neu gestalten:

Fazit 

Die durchgängige Optimierung Ihres Order Fulfillment senkt nicht nur Kosten, sondern schafft auch Kundenvertrauen und Folgegeschäft. Indem Sie jede Phase – vom präzisen Bestelleingang über intelligentes Verpacken bis hin zu reibungslosen Retouren – meistern, vermeiden Sie häufige Fallstricke wie Überverkäufe, Verzögerungen und kostspielige Fehler. 

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FAQs

Welche sind die 7 Schritte des Auftragsabwicklungsprozesses?

Der Prozess beginnt, wenn Ihr System eine neue Bestellung erfasst und validiert, wobei Zahlungs- und Adressdaten bestätigt werden. Als Nächstes wird der Lagerbestand reserviert, um Überverkäufe zu vermeiden, und die Artikel werden aus dem Lager entnommen. Nach der Entnahme durchlaufen die Produkte die Verpackung – komplett mit Qualitätskontrollen, Schutzmaterialien und Versandetiketten. Danach werden die Pakete an die Spediteure zum Versand übergeben, an die Haustür des Kunden geliefert und eventuelle Retouren wieder in den Lagerbestand aufgenommen.

Was ist ein Beispiel für Auftragsabwicklung?

Stellen Sie sich einen Online-Buchladen vor: Ein Kunde kauft einen Roman, und das System reserviert diesen Titel sofort im Lager. Ein Lagerarbeiter findet und entnimmt das Buch, dann verpackt ein Packer es mit Schutzhüllen und druckt ein Versandetikett. Der Kurier scannt das Paket bei der Abholung und liefert es an die Adresse des Lesers. Dieser gesamte Ablauf – von der Bestellung bis zur Lieferung – veranschaulicht die Auftragsabwicklung.

Was bedeutet es, einen Auftrag abzuwickeln?

Einen Auftrag abzuwickeln bedeutet, jeden notwendigen Schritt auszuführen, um einen bezahlten Einkauf in die Hände des Kunden zu bringen. Dies umfasst die Zahlungsbestätigung, die Reservierung des Lagerbestands, das Kommissionieren und Verpacken von Artikeln, die Organisation des Versands und die Aktualisierung des Lieferstatus. Ziel ist es, genau das zu liefern, was bestellt wurde, pünktlich und unversehrt. Bei guter Ausführung sorgt die Abwicklung für genaue Bestandsdaten und zufriedene Kunden.

Was bedeutet es, wenn bei meiner Bestellung „Auftragsabwicklung“ steht?

Wenn Ihr Bestellstatus „Auftragsabwicklung“ anzeigt, bedeutet dies, dass das Lager oder Fulfillment-Center Ihre Artikel aktiv kommissioniert, verpackt oder für den Versand vorbereitet. Dieser Status liegt zwischen „in Bearbeitung“ und „versandt“ und signalisiert, dass Ihr Einkauf nicht mehr nur ein Eintrag im System ist, sondern physisch auf dem Weg zu einem Spediteur ist. Sie können bald eine Versandaktualisierung mit Sendungsverfolgungsdetails erwarten. Dieser Status gibt Ihnen die Gewissheit, dass die Lieferung unmittelbar bevorsteht.

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