Wechsel des 3PL-Anbieters: Eine Schritt-für-Schritt-Checkliste

Kurz gefasst

Die meisten Anbieterwechsel dauern 60 bis 90 Tage von der Vertragsunterzeichnung bis zum stabilen Betrieb. Die Kündigungsfrist bei Ihrem aktuellen Dienstleister kann bis zu 90 Tage betragen; prüfen Sie daher Ihren Vertrag, bevor Sie einen Termin festlegen. Das Risiko konzentriert sich auf die wenigen Tage, in denen der Warenbestand bewegt wird. Diese Checkliste führt durch sechs Phasen (acht Schritte): Kündigungs- und Ausstiegsbedingungen, Auswahl, Integration und Daten, Warenbestandstransfer, Parallelbetrieb und Go-Live sowie die Überprüfung nach dem Wechsel. Sie behandelt auch, wann es besser ist, beim aktuellen Anbieter zu bleiben, und warum ein Wechsel zwischen September und Dezember selten sinnvoll ist.

Wichtige Erkenntnisse

Ein Wechsel steht und fällt mehr mit der Planung als mit dem neuen Anbieter. Die folgenden Punkte fassen zusammen, worauf es am meisten ankommt.

• Die meisten Wechsel dauern 60 bis 90 Tage von der Vertragsunterzeichnung bis zum stabilen Betrieb, wobei die Kündigungsfrist Ihres aktuellen Vertrags – oft 30 bis 90 Tage – den zeitlichen Rahmen vorgibt.
• Eine Kündigungsfrist, die im Oktober endet, bedeutet, dass der Warenbestand im ungünstigsten Monat des Jahres bewegt werden muss. Planen Sie den Wechsel daher unter Berücksichtigung der Hochsaison.
• Die Zuordnung von SKUs und Barcodes zwischen dem alten und dem neuen System ist die häufigste Fehlerquelle bei einem Wechsel. Testen Sie diese daher unbedingt, bevor Waren bewegt werden.
• Jeder Wechsel kostet mehr als das ursprüngliche Angebot, sobald Personalkosten, Stillstandszeiten, Abschreibungen auf Bestandsdifferenzen und ein vorübergehender Rückgang der Genauigkeit eingerechnet werden.
• Wenn das eigentliche Problem in Ihrer eigenen Absatzplanung oder Ihren Produktdaten liegt, wird ein neuer Anbieter dieses Problem einfach übernehmen.

Lesen Sie den Abschnitt darüber, ob ein Wechsel überhaupt sinnvoll ist, bevor Sie mit Phase eins beginnen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Wechsel des 3PL-Anbieters

Der Wechsel des 3PL-Anbieters ist eine der größten operativen Entscheidungen für eine E-Commerce-Marke, und das größte Risiko liegt im Umzug selbst. Monate der Planung führen auf den Moment hin, in dem die Ware ein Lager verlässt und in einem anderen eintrifft. Jeder Fehler in diesem Zeitfenster führt zu verpassten Bestellungen, Überverkäufen oder unzufriedenen Kunden. Ein guter Plan verkürzt dieses Zeitfenster und fängt Probleme ab, bevor sie den Kunden erreichen. Dieser Leitfaden richtet sich an E-Commerce-Marken, die über einen Wechsel ihres aktuellen 3PL-Dienstleisters nachdenken oder sich bereits dazu entschieden haben und eine strukturierte Checkliste vom ersten Gespräch bis zu den ersten 90 Tagen im Live-Betrieb suchen.

Der Leitfaden setzt voraus, dass Sie bereits einen 3PL-Dienstleister nutzen und verstehen, was Third-Party-Logistik beinhaltet. Er behandelt den Wechselprozess selbst: Kündigungs- und Ausstiegsbedingungen, die Auswahl des neuen Anbieters, den Neuaufbau von Integrationen und Daten, den Umzug des Warenbestands, den Parallelbetrieb, den Go-Live und die Überprüfung der Ergebnisse. Separate Gonini-Leitfäden behandeln die Messung der Genauigkeit und die Vertragsbedingungen, die Sie mit Ihrem nächsten Anbieter aushandeln sollten.

Vorab ein offenes Wort: Gonini ist selbst ein 3PL-Anbieter und profitiert direkt davon, wenn Marken den Anbieter wechseln. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen genau, wie das geht. Um dieses Interesse auszugleichen, erläutern die nächsten Abschnitte, wann es sinnvoller ist, beim aktuellen Anbieter zu bleiben, gehen ehrlich mit den Kosten eines Wechsels um und räumen ein, dass manche Marken selbst die Ursache für die Probleme sind, denen sie entkommen wollen. Ohne diese Punkte wäre dieser Leitfaden lediglich ein Verkaufsinstrument.

Die unten genannten Zeiträume und Kosten basieren auf veröffentlichten Branchenleitfäden (Stand: 15. Oktober 2026) oder auf einem illustrativen Beispiel mit explizit genannten Annahmen. Der Abschnitt zur Methodik legt das Markenprofil hinter diesen Zahlen dar, da ein Wechsel für eine Marke mit 200 SKUs ganz anders verläuft als für eine mit 5.000 SKUs.

Kurz zusammengefasst: Der Wechsel auf einen Blick

Ein Wechsel durchläuft sechs Phasen (acht Schritte), die sich teilweise überschneiden. Die Tabelle zeigt die übliche Dauer für jede Phase, die Verantwortlichkeiten und die häufigsten Fehlerquellen. Die Zeitangaben basieren auf dem Markenprofil in unserer Methodik und sind als Richtwerte zu verstehen.

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Vertragsabschluss und Integration überschneiden sich oft mit der Kündigungsfrist, weshalb der gesamte Wechsel innerhalb von 60 bis 90 Tagen abgeschlossen werden kann. Der Warenbestandstransfer und der Parallelbetrieb bergen das größte operative Risiko und werden daher unten detailliert behandelt. Die Überprüfung nach dem Wechsel ist die Phase, die die meisten Marken auslassen – dabei entscheidet sie darüber, ob der Umzug das Problem tatsächlich gelöst hat.

Methodik und Annahmen

Die Zeitpläne und Kosten in diesem Leitfaden basieren auf einer britischen Marke, die etwa 3.000 Bestellungen pro Monat aus rund 300 aktiven SKUs versendet, etwa 12 Paletten Warenbestand hält und über die eigene Website sowie einen Marktplatz verkauft. Der Umzug erfolgt von einem britischen Lager in ein anderes, ohne internationale Standorte. Eine Marke mit zehnmal so vielen SKUs, mehreren Marktplätzen oder Warenbeständen in verschiedenen Ländern sollte für jede Phase mit längeren Zeiträumen rechnen.

Die meisten Anbieterwechsel dauern von der Vertragsunterzeichnung bis zum stabilen Betrieb 60 bis 90 Tage, einschließlich Integrationen, Warenbestandstransfer, Tests und Stabilisierung. fulfilment.com, ein britischer Marktplatz, der Marken mit 3PL-Anbietern zusammenbringt, berichtet von Onboarding-Zeiten von 5 bis 14 Tagen bei technologieorientierten Anbietern, 30 bis 60 Tagen bei mittelständischen 3PL-Anbietern und 60 bis 90 Tagen oder mehr bei Enterprise-Anbietern. WareMatch, ein 3PL-Marktplatz, weist darauf hin, dass 3PL-Verträge üblicherweise eine schriftliche Kündigungsfrist von 30 bis 90 Tagen vorsehen.

Die Kosten basieren, sofern verfügbar, auf dem UK 3PL-Kostenindex von EightX und andernfalls auf illustrativen Annahmen; das Praxisbeispiel kennzeichnet diese jeweils. Jeder Anbieter, mit dem Sie sprechen, sollte in der Lage sein, seine eigenen Onboarding-Zeitpläne für Marken wie Ihre mitzuteilen – diese Daten sind aussagekräftiger als jede veröffentlichte Spanne.

Sollten Sie tatsächlich wechseln?

Beim aktuellen Anbieter zu bleiben, ist eine legitime Option und oft die kostengünstigere. Viele Fulfillment-Probleme lassen sich durch Eskalation, einen Maßnahmenplan und klarere Vereinbarungen mit dem bestehenden Partner lösen. Prüfen Sie, ob das Problem vor Ort behebbar ist, bevor Sie kündigen.

Beginnen Sie mit Fakten. Erfassen Sie über mehrere Monate hinweg Fehlerraten, Versandleistung und Bestandsgenauigkeit unter Verwendung einheitlicher Definitionen und vergleichen Sie diese mit Ihren vertraglichen Zusagen. Die Leitfäden von Gonini zur Bestellgenauigkeit und zu Fulfillment-SLAs zeigen auf, wie Sie eine solche Argumentationsgrundlage aufbauen und wie ein angemessener Zeitraum für Nachbesserungen aussieht.

Manche Probleme sprechen eindeutig für einen Wechsel: Ein Anbieter, der Ihren Produkttyp nicht handhaben kann, einen benötigten Kanal nicht unterstützt, wiederholt bei Maßnahmenplänen gescheitert ist oder sich in eine Richtung entwickelt, die nicht mehr zu Ihrem Unternehmen passt. Andere Situationen sprechen eher für eine Lösung vor Ort, etwa ein einzelner problematischer Peak, ein Personalengpass, den der Anbieter bereits angeht, oder ein Preisstreit, der sich durch Verhandlungen beilegen ließe.

Prüfen Sie auch Ihre eigene Seite. Wenn Lieferengpässe auf Ihre Prognosen zurückzuführen sind, Fehler in ungenauen Produktdaten begründet liegen oder Ihr Team Waren ohne Vorankündigung versendet, wird ein neuer Anbieter mit denselben Problemen zu kämpfen haben. Ein unangenehmes Muster auf diesem Markt ist, dass manche Marken wiederholt wechseln, wobei der gemeinsame Nenner eher die Marke als der Anbieter ist.

Phase Eins: Kündigung und Ausstiegsbedingungen

Phase eins bestimmt den Zeitplan für alles Weitere, da Ihr aktueller Vertrag festlegt, wann und zu welchen Bedingungen Sie kündigen können. Lesen Sie ihn sorgfältig, bevor Sie ernsthafte Gespräche mit einem neuen Anbieter führen. Die drei folgenden Abschnitte erläutern, worauf Sie achten müssen.

Den Vertrag richtig lesen

Beginnen Sie mit der Kündigungsklausel, der Kündigungsfrist, der Mindestlaufzeit und etwaigen Terminen für automatische Verlängerungen. Manche Verträge verlängern sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern Sie nicht bis zu einem bestimmten Datum kündigen – eine Falle für Marken, die zu spät entscheiden. Notieren Sie jedes Datum in einem gemeinsamen Zeitplan.

Achten Sie auf Bedingungen für den Warenausgang. WareMatch weist darauf hin, dass manche Verträge Verpflichtungen dazu enthalten, wie Inventar verpackt oder palettiert sein muss, bevor es freigegeben werden kann, was am Ende Kosten und Zeit verursacht. Prüfen Sie auch, ob der Anbieter Waren als Sicherheit für unbezahlte Rechnungen einbehalten darf und wie er mit Datenexporten umgeht, wenn die Zusammenarbeit endet.

Kündigungsfristen und die Peak-Saison-Falle

Kündigungsfristen von 30 bis 90 Tagen sind üblich und vertragen sich schlecht mit der Hochsaison. Eine Marke, die im Juli mit drei Monaten Frist kündigt, sieht sich im Oktober mit dem Vertragsende konfrontiert – das bedeutet, den Warenbestand im ungünstigsten Monat zu verlagern, genau dann, wenn das Volumen Richtung Black Friday ansteigt. Rechnen Sie von Ihrem angestrebten Go-Live-Datum rückwärts, anstatt vom Tag Ihrer Entscheidung vorwärts.

Ein Wechselbeginn Anfang September lässt nur etwa acht bis zehn Wochen Zeit, bevor das Volumen im November ansteigt. Wenn das zeitlich nicht passt, dokumentieren Sie die Probleme jetzt und planen Sie den Umzug für das neue Jahr.

Ausstiegsgebühren, Abschlussrechnungen und Warenfreigabe

Die Ausstiegskosten variieren. Manche Verträge sehen eine Gebühr für vorzeitige Kündigung vor oder verlangen die Zahlung für die restliche Mindestlaufzeit, während andere lediglich die Bearbeitung der Bestandsausbuchung in Rechnung stellen. Bitten Sie Ihren aktuellen Anbieter um eine schriftliche Aufstellung aller Ausstiegskosten, bevor Sie kündigen.

Vereinbaren Sie, wie die Schlussrechnung erstellt wird und wann der Bestand freigegeben wird. Streitigkeiten über Schlussrechnungen sind ein häufiger Grund für verzögerte Bestandsfreigaben. Klären Sie daher offene Fragen frühzeitig und begleichen Sie Zahlungen während der Kündigungsfrist fristgerecht. Ein kooperativer Ausstieg ist weitaus einfacher als ein strittiger.

Phase zwei: Auswahl des neuen Anbieters

Die Auswahl verdient einen eigenen Prozess, und dieser Leitfaden hält sich kurz. Unser Leitfaden zur vollständigen Auswahl-Checkliste behandelt, wie man Anbieter in die engere Wahl zieht und vergleicht, einschließlich Standortbesichtigungen und Referenzen. Ziel ist es, die Auswahl in den Zeitplan für den Wechsel zu integrieren, ohne dabei in Hektik zu geraten.

Fragen Sie jeden Anbieter in der engeren Wahl, wie er mit eingehenden Übertragungen von einem anderen 3PL-Dienstleister umgeht, wie lange das Onboarding für Marken wie Ihre dauert und wer Ihr täglicher Ansprechpartner während des Onboardings sein wird. Unsere Liste mit Fragen an einen neuen Anbieter deckt ein breiteres Spektrum ab. Bitten Sie darum, mit einer Marke zu sprechen, die im letzten Jahr zu diesem Anbieter gewechselt ist.

Prüfen Sie, ob das Modell des Anbieters zu Ihnen passt. Manche Anbieter eignen sich für einfache Produkte mit hohem Volumen, während andere komplexe Konfektionierungen, B2B-Bestellungen oder zerbrechliche Waren abwickeln. Unser Überblick über die wichtigsten Fulfillment-Modelle erklärt die Unterschiede. Ein Anbieter, der zu Ihrem Produktprofil passt, verursacht beim Übergang in der Regel weniger Probleme als ein günstigerer Anbieter, der dies nicht tut.

Phase drei: Integration und Daten

Die Arbeit an Integration und Daten entscheidet darüber, ob der neue Anbieter Ihre Bestellungen empfangen und die richtigen Artikel versenden kann. fulfilment.com schätzt, dass die Anbindung Ihres Shops, Ihres ERP-Systems und des Lagerverwaltungssystems des Anbieters 60 % bis 70 % der gesamten Onboarding-Zeit bei mittelständischen Anbietern in Anspruch nimmt. Der Großteil dieser Zeit fließt in den Abgleich von Produkten, Bestellungen und Lagerbeständen über alle Systeme hinweg.

Das Lagerverwaltungssystem des neuen Anbieters muss mit Ihren Vertriebskanälen verbunden werden, Ihre Produktdaten empfangen sowie Lagerbestände und Tracking-Informationen zurückmelden. Die drei folgenden Abschnitte behandeln Kanalintegrationen, Produktdaten und bereits laufende Bestellungen.

Neukonfiguration der Kanalintegrationen

Jeder Vertriebskanal muss neu mit dem neuen Anbieter verbunden werden, ebenso wie alle dazwischenliegenden Tools für Auftragsverwaltung oder Bestandsführung. Standard-App-Verbindungen können schnell gehen, während benutzerdefinierte Integrationen mehr Zeit in Anspruch nehmen. Marktplätze mit eigenen Fulfillment-Regeln erfordern möglicherweise zusätzliche Tests.

Die Bestands-Synchronisierung ist am wichtigsten. Während beide Anbieter Bestände halten, müssen Ihre Kanäle die Lagerbestände von der richtigen Stelle abrufen; Fehler führen hier zu Überverkäufen. Unser Leitfaden zu Bestandssynchronisierung über Kanäle hinweg beschreibt, wie Bestandsdaten zwischen Systemen fließen.

Testen Sie den Prozess vor dem Go-Live mit echten Bestellungen. Geben Sie Testbestellungen über jeden Kanal auf, prüfen Sie, ob diese korrekt beim neuen Anbieter eingehen, und stellen Sie sicher, dass die Sendungsverfolgung an den Kunden zurückgemeldet wird. Beheben Sie alle Fehler, bevor eine Live-Bestellung von der Verbindung abhängig ist.

SKU-Daten, Barcodes und das Mapping-Problem

Das Mapping-Problem ist der Punkt, an dem Anbieterwechsel häufig scheitern. Ihre Produkte tragen an verschiedenen Stellen Identifikatoren: SKU-Codes Ihres Shops, Listing-IDs der Marktplätze, Barcodes der Hersteller und interne Codes des alten Anbieters. Der neue Anbieter benötigt eine saubere Zuordnung zwischen all diesen Daten; jede Abweichung führt dazu, dass der falsche Artikel versendet wird oder die Bestellung blockiert wird.

Häufige Fehler sind zwei Varianten, die sich einen Barcode teilen, fehlende Barcodes bei einigen Produkten, im Laufe der Zeit geänderte SKU-Codes, unterschiedlich konfigurierte Bundles im alten System sowie Produkte, die der alte Anbieter mit eigenen internen Barcodes versehen hat. Letzteres wird vielen Marken zum Verhängnis, da Bestände mit den Etiketten des alten Anbieters am neuen Standort möglicherweise nicht scannbar sind.

Überprüfen Sie Ihre Produktdaten, bevor etwas bewegt wird. Exportieren Sie die vollständige Produktliste aus jedem Kanal und vom alten Anbieter, gleichen Sie diese Zeile für Zeile ab und beheben Sie jede Lücke. Produkte ohne zuverlässigen Barcode müssen möglicherweise neu etikettiert werden. Unser Leitfaden zu Barcodes und SKU-Identifizierung erklärt, was der neue Anbieter benötigt.

Bestellhistorie, laufende Retouren und offene Bestellungen

Bestellungen halten bei einem Anbieterwechsel nicht an. Am Tag der Umstellung werden einige Bestellungen am alten Standort bereits kommissioniert, aber noch nicht versandt sein, andere befinden sich auf dem Transportweg und manche Kunden werden kurz davor stehen, Retouren zu senden. Vereinbaren Sie, welcher Anbieter welche Gruppe für welchen Zeitraum übernimmt.

Retouren sorgen für die meiste Verwirrung. Kunden, die Bestellungen vom alten Standort erhalten haben, senden Retouren an die Adresse auf ihren Unterlagen. Aktualisieren Sie daher die Retourenadressen auf Ihrer Website und auf den Etiketten lange vor der Umstellung und vereinbaren Sie, wie der alte Anbieter Nachzügler weiterleitet. Unser Leitfaden zu Retourenabwicklung deckt den gesamten Prozess ab.

Exportieren Sie die Bestellhistorie vom alten Anbieter, bevor der Zugriff endet. Bestelldaten, Sendungsnummern und Retoureninformationen helfen noch Monate später bei Kundendienstanfragen, und manche Anbieter schließen den Portalzugang kurz nach Vertragsende.

Phase vier: Der Umzug des Bestands

Der Umzug des Bestands ist der Moment mit dem größten Risiko, da Waren auf dem Transportweg nicht verkauft werden können. Das Ziel ist ein präziser und schneller Umzug mit einer möglichst kurzen Unterbrechung. Die drei folgenden Abschnitte behandeln Methoden und Kosten, den Abgleich sowie die Übergangsphase.

Transfermethoden und deren Kosten

Es gibt drei gängige Ansätze. Ein einmaliger Umzug überträgt alles auf einmal, was einfach ist, aber die längste Unterbrechung verursacht. Ein phasenweiser Umzug sendet zunächst genügend Bestand, um die Verkäufe am neuen Standort zu decken, und verlagert dann den Rest. Ein Abverkaufsansatz lässt den alten Standort so lange verkaufen, bis der Bestand aufgebraucht ist, während neue Lieferungen direkt an den neuen Standort gehen.

Sie müssen nicht Ihren gesamten Bestand auf einmal umziehen. Als eine Marke von einem großen 3PL-Anbieter zu uns wechselte, haben wir zuerst die Hälfte des Bestands verlagert und den Rest im alten Lager belassen. Unser Team hat den Shopify-Shop der Marke so konfiguriert, dass Bestellungen gleichzeitig an beide Lager gesendet wurden. Die Bestellungen in unserem Lager nahmen zu, während der Bestand im alten Lager abnahm. Die Marke blieb während des gesamten Umzugs online und vermied hohe Gebühren für die sofortige Räumung des gesamten Lagers, was sehr kostspielig sein kann. Unser Onboarding-Team plant für jede Marke einen individuellen Ansatz.

Die Kosten setzen sich aus Fracht, Handling und Wareneingang zusammen. Angebote für Palettenfracht hängen von Palettengröße, Gewicht, Entfernung und Postleitzahlen ab – holen Sie daher Angebote für Ihre spezifische Route ein. EightX, eine Finanzberatung für eCommerce-Marken, beziffert das Handling in seinem UK 3PL-Kostenindexauf etwa 1,30 £ bis 3,50 £ pro Palette für Ein- und Auslagerung sowie auf etwa 1,50 £ pro SKU zuzüglich eines Bruchteils eines Pennys pro Einheit für den Wareneingang.

Das folgende Beispiel kalkuliert einen einmaligen Transfer für das Markenprofil unserer Methodik. Alle Zahlen sind illustrativ, sofern oben nicht anders angegeben; ersetzen Sie diese daher durch Ihre eigenen Angebote.

• Fracht: 12 Paletten zu je 45 £, unter Berücksichtigung von Entfernung und Palettengröße, ergibt 540 £
• Handling bei Freigabe durch den alten Anbieter: 12 Paletten zu je 3 £ ergibt 36 £
• Wareneingang beim neuen Anbieter: 300 SKUs zu 1,50 £ plus 30.000 Einheiten zu 0,005 £ ergibt 600 £
• Lagerung während der Übergangsphase: 12 Paletten, die vier Wochen lang an beiden Standorten gelagert werden, zu 4 £ pro Palette pro Woche ergeben 192 £ zusätzlich
• Interner Personalaufwand: 40 Stunden zu 25 £ pro Stunde ergibt 1.000 £
• Abschreibung von Differenzen: 0,5 % eines Warenwerts von 60.000 £ ergibt 300 £
• Gesamt: ca. 2.668 £, vor Abzug etwaiger Ausstiegsgebühren oder Umsatzeinbußen während der Stillstandszeit

Die Annahme für den Wareneingang basiert auf dem EightX-Empfangssatz, wobei 0,005 £ pro Einheit als beispielhafte Gebühr pro Stück dienen. Interner Personalaufwand und Abschreibungen tauchen selten in Angeboten auf, machen aber zusammen fast die Hälfte dieser Schätzung aus – weshalb Anbieterwechsel in der Regel teurer sind als das Angebot des Dienstleisters vermuten lässt.

Zählen, Abgleichen und Klären von Differenzen

Zählen Sie den Bestand, bevor er das Lager verlässt und wenn er ankommt. Der alte Anbieter sollte einen abschließenden Bestandsbericht erstellen und die Ware nach SKUs sortiert und deutlich gekennzeichnet verpacken. Der neue Anbieter sollte jede Einheit beim Empfang zählen und mit dieser Liste abgleichen. WareMatch empfiehlt, den erhaltenen Bestand sofort nach Ankunft mit Ihrer dokumentierten Zählung abzugleichen und Packlisten, Fotos der eingehenden Kartons sowie Empfangsbestätigungen als Nachweis aufzubewahren.

Abweichungen sind normal; die eigentliche Frage ist, wer sie übernimmt. Vereinbaren Sie im Voraus, wie Differenzen untersucht werden, welche Nachweise beide Seiten erbringen und welche Abweichungen als Verlust des alten Anbieters gelten. Kleine Differenzen lassen sich oft auf falsch etikettierte Kartons oder auf Paletten verteilte Einheiten zurückführen, sodass eine Nachzählung meist Klarheit schafft.

Nutzen Sie Ihre eigenen Aufzeichnungen als dritte Referenz. Ihre Verkaufsdaten und Bestellungen zeigen, welchen Bestand Sie haben sollten, was hilfreich ist, wenn die Zahlen der beiden Anbieter voneinander abweichen. Klären Sie Unstimmigkeiten zeitnah, da Erinnerungen verblassen und Papierbelege verloren gehen können.

Die Totzeit und wie man sie verkürzt

Die Totzeit ist der Zeitraum, in dem sich Waren im Transit oder im Wareneingang befinden und nicht verkauft werden können. Bei einem einfachen Umzug kann dies mehrere Tage dauern, bei Rückständen im Wareneingang sogar noch länger. Jeder Tag Totzeit bedeutet entgangene Umsätze oder verzögerte Bestellungen.

Verschiedene Taktiken können diese Zeit verkürzen. Ein kleiner Arbeitsbestand an Bestsellern beim bisherigen Anbieter deckt Bestellungen während der Übergangsphase ab; diesen können Sie abverkaufen, sobald der neue Standort aktiv ist. Buchen Sie die Wareneingangskapazität des neuen Anbieters im Voraus, damit die Ware schnell gezählt und eingelagert wird, und verlagern Sie langsam drehende Artikel zuerst und Schnelldreher zuletzt.

Planen Sie für den Ernstfall. Ein verspäteter LKW, ein Rückstau bei der Warenannahme oder eine große Abweichung können die Totzeit verlängern. Bereiten Sie daher Kundeninformationen vor, ziehen Sie in Erwägung, bezahlte Anzeigen für betroffene Produkte zu pausieren, und vereinbaren Sie eine Ausweichlösung. Unser Leitfaden zu Notfallplanung behandelt allgemein, wie man sich auf Störungen vorbereitet.

Phase fünf: Parallelbetrieb und Go-Live

In Phase fünf werden die Bestellungen vom alten auf den neuen Anbieter umgestellt. Manche Marken betreiben beide Standorte für eine gewisse Zeit parallel, während andere an einem einzigen Tag komplett wechseln. Die folgenden Abschnitte behandeln, ob sich ein Parallelbetrieb lohnt, wie man den Wechsel sequenziert und worauf in der ersten Woche zu achten ist.

Beide Standorte gleichzeitig betreiben – lohnt sich das?

Parallelbetrieb bedeutet, dass beide Anbieter für einen gewissen Zeitraum Bestellungen versenden und der Bestand zwischen ihnen aufgeteilt ist. So kann sich der neue Standort bewähren, bevor der alte geschlossen wird. Zudem haben Sie eine Absicherung, falls es am neuen Standort zu Problemen kommt.

Ein Parallelbetrieb ist teurer und komplexer. Sie zahlen Lager- und Bearbeitungsgebühren an beiden Standorten, Ihr Bestandsabgleich muss Bestellungen an den jeweiligen Standort leiten, der die Ware vorrätig hat, und Überverkäufe werden wahrscheinlicher, falls die Aufteilung nicht reibungslos funktioniert. Für eine kleine Marke mit einfachen Produkten kann ein gut geplanter, einmaliger Wechsel günstiger und sicherer sein.

Ein Mittelweg ist ein Pilotprojekt. Durch das Testen einer Handvoll SKUs lassen sich Integrationen und Prozesse prüfen, ohne das gesamte Sortiment aufzuteilen.

Sequenzierung des Wechsels

Der Wechsel ist der Moment, in dem neue Bestellungen an den neuen Anbieter geleitet werden. Wählen Sie einen ruhigen Tag, idealerweise unter der Woche und fernab von Werbeaktionen, und vereinbaren Sie die exakte Uhrzeit für die Umstellung. Frieren Sie Produkt- und Preisänderungen für einige Tage davor und danach ein, damit sich während der Umstellung nichts anderes ändert.

Halten Sie die Schritte schriftlich fest. Bestätigen Sie, dass der Bestand am neuen Standort live ist, stellen Sie die Bestellweiterleitung um, prüfen Sie, ob die ersten Bestellungen beim neuen Anbieter eingehen, bestätigen Sie, dass der alte Anbieter seine verbleibenden Bestellungen versandt hat, und stellen Sie dann Retouren und Bestandsabgleich um. Benennen Sie für jeden Schritt einen Verantwortlichen und einen Zeitpunkt, bis zu dem er abgeschlossen sein muss.

Die erste Woche und worauf Sie achten sollten

Die erste Woche zeigt, ob die Umstellung erfolgreich war. Überprüfen Sie, ob jede Bestellung korrekt durchläuft, der Versand die vereinbarten Fristen einhält, die Bestandszahlen systemübergreifend übereinstimmen und das Kundenaufkommen auf normalem Niveau bleibt. Tägliche Telefonate mit einem festen Ansprechpartner für das Onboarding beim neuen Anbieter helfen, Probleme schnell zu lösen.

Rechnen Sie mit gewissen Störungen. Planen Sie für die Zeit nach dem Go-Live einige Wochen mit intensiverer Betreuung ein, da die Genauigkeit oft sinkt, während das neue Team Ihre Produkte kennenlernt. Erfassen Sie Probleme in einem gemeinsamen Protokoll, damit Muster schnell erkennbar werden.

Phase sechs: Überprüfung nach dem Wechsel

Die Überprüfung nach dem Wechsel stellt sicher, dass der Umzug das Problem gelöst hat, das den Anstoß dazu gab. Ohne eine solche Überprüfung akzeptieren Marken oft einen vorübergehenden Leistungsabfall als neuen Normalzustand oder übersehen frühe Anzeichen dafür, dass der neue Anbieter eigene Probleme hat. Vereinbaren Sie Überprüfungen nach 30, 60 und 90 Tagen bereits vor dem Go-Live.

Messen Sie dieselben Kennzahlen wie vor dem Wechsel und verwenden Sie dabei die gleichen Definitionen, damit Sie vergleichbare Ergebnisse erhalten. Unser Leitfaden zu den Kennzahlen für die Zeit nach dem Wechsel deckt das gesamte Spektrum ab, und die folgende Liste erläutert, was bei jeder Überprüfung behandelt werden sollte.

• 30 Tage: Auftragsgenauigkeit, Versand gemäß Annahmeschluss, Bestandsgenauigkeit nach den ersten Zykluszählungen sowie alle offenen Unstimmigkeiten aus der Übertragung
• 60 Tage: Trends bei den einzelnen Kennzahlen, Volumen der Kundenkontakte, Bearbeitungszeiten für Retouren und Rechnungsgenauigkeit im Vergleich zum Angebot
• 90 Tage: Leistung im Vergleich zu den ursprünglichen Gründen für den Wechsel, Gesamtkosten des Wechsels im Vergleich zum Budget sowie notwendige Änderungen an Prozessen oder SLAs

Auch die Lieferleistung gehört in die Überprüfung, da ein neuer Standort die Versanddienstleister und Transitzeiten verändern kann. Kennzahlen wie „On Time In Full“ (pünktlich und vollständig) als Messgröße zeigen, ob Kunden ihre Bestellungen wie versprochen erhalten. Wenn die Ergebnisse nach 90 Tagen hinter den Gründen für den Wechsel zurückbleiben, sprechen Sie dies frühzeitig an, solange die neue Geschäftsbeziehung noch flexibel ist.

Was ein Wechsel kostet und was er nicht beheben kann

Ein Wechsel kostet immer mehr als im Angebot veranschlagt. Zeitaufwand für das Personal, die Stillstandszeit, Abschreibungen bei Unstimmigkeiten, doppelte Lagerhaltung und ein vorübergehender Rückgang der Genauigkeit, während das neue Team Ihren Bestand kennenlernt, tauchen in den Vorschlägen der Anbieter selten auf. Das obige Rechenbeispiel zeigt, wie schnell sich diese Posten selbst bei einer kleineren Marke summieren.

Ein Wechsel zwischen September und Dezember lohnt sich selten. Der Umzug von Beständen während der Vorweihnachtszeit birgt Risiken genau dann, wenn Fehler am teuersten sind, und neue Anbieter haben weniger Kapazitäten, um Ihrem Onboarding die nötige Aufmerksamkeit zu schenken. Wenn Ihr derzeitiger Anbieter stark nachlässt, beheben Sie die Probleme für das Weihnachtsgeschäft so gut wie möglich und planen Sie den Umzug für das neue Jahr.

Die Hochsaison schließt einen Umzug jedoch nicht grundsätzlich aus. Eine kleine britische Lebensmittelmarke ist zur Weihnachtszeit von einem anderen 3PL-Anbieter zu uns gewechselt. Sie können das Lager auch während der Hochsaison wechseln, sollten aber einplanen, dass der Umzug etwas länger dauert als in einem ruhigeren Monat.

Ein Wechsel kann zudem keine Probleme beheben, die ihren Ursprung in der Marke selbst haben. Schlechte Prognosen, ungenaue Produktdaten, verspätete Bestellungen und unangekündigte Lieferungen führen bei jedem Anbieter zu denselben Problemen. Beheben Sie diese zuerst, sonst wird sich die neue Geschäftsbeziehung genauso entwickeln wie die alte.

Schließlich wechseln manche Marken wiederholt den Anbieter und stoßen jedes Mal auf dieselben Frustrationen. Wenn Sie innerhalb von drei Jahren bereits beim dritten Anbieter sind, prüfen Sie die Gemeinsamkeiten dieser drei Erfahrungen, bevor Sie einen vierten Vertrag unterzeichnen. Ein offenes, faktenbasiertes Gespräch mit Ihrem aktuellen Anbieter kann oft mehr bewirken als ein weiterer Umzug.

FAQ

Wie lange dauert der Wechsel zu einem 3PL-Anbieter?

Die meisten Wechsel dauern 60 bis 90 Tage von der Vertragsunterzeichnung bis zum stabilen Betrieb. Ihre Kündigungsfrist kann bis zu 90 Tage betragen. Erfahren Sie, wie wir den Wechsel des 3PL-Anbieters.

Was kostet es, Waren zu einem neuen 3PL-Anbieter zu verlagern?

Fracht, Handling, Wareneingang, doppelte Lagerhaltung und Personalkosten. Sehen Sie sich die Bestandteile einer Fulfillment-Rechnung für jede Position an.

Habe ich Ausfallzeiten beim Wechsel des Fulfillment-Anbieters?

Normalerweise gibt es einige Tage mit eingeschränkter Verfügbarkeit, es sei denn, Sie behalten Bestseller-Bestände am alten Standort oder betreiben beide Standorte gleichzeitig. Lesen Sie unseren Leitfaden zur Bestandssynchronisierung über Kanäle hinweg.

Wann ist der ungünstigste Zeitpunkt für einen Anbieterwechsel?

Von September bis Dezember, in der Vorbereitung auf die Hochsaison. Lesen Sie unseren Leitfaden zur Planung der Hochsaison bevor Sie einen Termin festlegen.

Was passiert mit bereits laufenden Bestellungen?

Der alte Anbieter versendet die Bestellungen, die er bereits vorliegen hat. Klären Sie vor der Umstellung, wer für offene Bestellungen, Retouren und verspätete Lieferungen zuständig ist. Lesen Sie unseren Leitfaden zur Retourenabwicklung.

Wie gehe ich bei einem Transfer mit Bestandsdifferenzen um?

Zählen Sie vor und nach dem Transfer, untersuchen Sie Differenzen umgehend und vereinbaren Sie, wer die Verluste trägt. Sehen Sie sich Bestandsprüfungen und Inventuren.

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