Tipps zur Fulfillment-Risikobewertung und Notfallplanung für Marken

Risikobewertung und Tipps zur Notfallplanung für eine zuverlässige Auftragsabwicklung

Eine effiziente Auftragsabwicklung ist notwendig, um einen guten Markenruf aufrechtzuerhalten, wettbewerbsfähig zu bleiben und Ihre Kunden zu binden. 

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Allerdings kann die Lieferkette durch wirtschaftliche Abschwünge, schlechtes Wetter sowie mangelnde Transparenz und Kommunikation gestört werden, was sich auf die Auslieferung der Kundenbestellungen auswirken kann. Deshalb ist es notwendig, Notfallpläne zu haben, um die Auswirkungen eines unerwarteten Ereignisses vorherzusagen, Strategien für Vorbereitung und Behebung zu entwickeln und Störungen zu minimieren. 

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Dieser Artikel gibt Tipps zur Risikobewertung in der Auftragsabwicklung und wie Sie Notfallpläne erstellen können.

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Suchen Sie einen zuverlässigen Fulfillment-Partner? Bei Gonini helfen wir Marken zu wachsen, indem wir Technologie nutzen, um schnelle und zuverlässige Auftragsabwicklungsdienste anzubieten. Zudem bieten wir skalierbare Auftragsabwicklungsdienste an, um Sie bei Ihrem Wachstum zu unterstützen. Fordern Sie Ihr kostenloses Angebot an. 

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Was ist eine Fulfillment-Risikobewertung?

Eine Risikobewertung identifiziert potenzielle Gefahren, die die Fähigkeit Ihres Unternehmens beeinträchtigen können, zuverlässige Auftragsabwicklungsdienste anzubieten. Sie bewertet Ihre Bereitschaft zur Auftragsabwicklung, identifiziert Bedrohungen und schlägt Maßnahmen vor, um die Auswirkungen des Risikos auf Ihren Geschäftsbetrieb zu reduzieren. 

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Betrachten wir einige der größten Risiken im Bereich der Auftragsabwicklung.

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Wirtschaftliche Abschwünge 

Es lässt sich nicht leugnen, dass wirtschaftliche Abschwünge tiefgreifende Auswirkungen auf globale Lieferketten haben. 

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Angesichts der hohen Inflation in verschiedenen Regionen der Welt steigen die Preise stark an, sinkt das Vertrauen der Kunden und die Produktnachfrage schrumpft, während Lagerbestände Staub ansetzen. 

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Obwohl es eine Herausforderung ist, müssen Sie Ladenhüter loswerden und diese zum vollen Preis statt zu einem reduzierten Preis verkaufen. Bestandsmanager könnten auf überschüssigem Lagerbestand sitzen bleiben und Unsicherheiten bezüglich ihrer Preismodelle haben.

Dies erhöht den Druck auf die Gewinnmargen und erschwert es Unternehmen, genaue Nachfrageprognosen zu erstellen. 

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Zudem führt dies dazu, dass Logistikpläne über den Haufen geworfen werden, unvorhergesehene Engpässe entstehen, Lieferzeiten länger werden und es zu Lieferverzögerungen kommt. 

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Unvorhersehbares Wetter

Extremes Wetter stellt ein erhebliches Risiko für die effiziente Auftragsabwicklung dar und kann die Lieferkette zum Erliegen bringen. 

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Die Unfähigkeit, Pakete von einem Punkt zum anderen zu transportieren, führt zu einer Verzögerung beim Versand zum Zielort. Auch die Unfähigkeit des Abholfahrzeugs, aufgrund schlechter Wetterbedingungen wie Stürmen oder Überschwemmungen am Standort einzutreffen, führt zu Verzögerungen. 

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In der Lieferkette führt eine Verzögerung an einem Punkt zu einem Stau am nächsten Punkt, was eine Kettenreaktion zur Folge hat. Dies führt letztendlich zu unvorhersehbaren Lieferzeiten und beeinträchtigt den Ruf Ihrer Marke erheblich. 

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Um das Risiko im Zusammenhang mit unvorhersehbarem Wetter zu mindern, sollten Sie daher einen Notfallplan haben. 

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Eine Möglichkeit dazu ist, verschiedene Fulfillment-Zentren an unterschiedlichen Standorten zu haben. Wenn ein Standort von schlechtem Wetter betroffen ist, können Sie die Bestellungen Ihrer Kunden weiterhin von anderen Standorten in unbetroffenen Regionen aus erfüllen. 

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Bei der Planung für unvorhersehbares Wetter kann es zu Rückschlägen kommen. Deshalb kann eine kontinuierliche Überwachung mit einem Echtzeit-Sendungsverfolger dazu beitragen, die richtigen Liefererwartungen für Ihre Kunden zu setzen. 

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Wenn Unternehmen Risiken einschätzen und planen können, verschaffen sie sich einen Wettbewerbsvorteil und versenden Pakete pünktlich mit positivem Ergebnis.

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Mangelnde Transparenz 

Viele 3PL-Unternehmen sind erfolgreich, indem sie Transparenz in den Lieferketten ihrer Kunden schaffen. Diese Transparenz hilft Logistikdienstleistern, Lücken und Ineffizienzen zu erkennen, die ihren Betrieb stören könnten. 

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Transparenz ermöglicht es dem Betriebsteam, potenzielle Störungen im Voraus zu erkennen, sodass sie nicht beeinträchtigt werden. Eine mangelnde Transparenz im Lieferprozess bedeutet, dass potenzielle Störungen nicht behoben werden, was zu Lieferverzögerungen führen kann. 

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Unternehmen sollten Transparenz und Kontrolle über das Logistiknetzwerk schaffen, um eine operative Abstimmung zu erreichen. 

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Um dies zu ermöglichen, integrieren 3PL-Anbieter Technologie in die Prozesse ihrer Kunden und nutzen ihr internes IT-Team, um den Datenfluss im gesamten Netzwerk zu gewährleisten und so die operative Transparenz zu erhöhen. 

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Bei Gonini nutzen wir Technologie, um vollständige Transparenz über jede Phase des Auftragsabwicklungsprozesses zu gewährleisten. So wird das Verfolgen Ihrer Bestellungen und die genaue Schätzung der Lieferzeit einfach. 

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Schlechte Kommunikation 

Was, wenn Ihr 3PL-Anbieter durch schlechte Kommunikation negativ beeinträchtigt wird? Wenn Sie eine Frage haben, gibt es nichts Frustrierenderes als ein Logistikunternehmen, das schwer zu erreichen ist. 

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Die meisten 3PL-Unternehmen verfügen nicht über die nötigen Personalressourcen, um jedem Kunden die Aufmerksamkeit zukommen zu lassen, die er verdient; daher die mangelnde Kommunikation, die Kunden nach der Bestellung erfahren. 

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Schlechte Kommunikation in der Lieferkette kann zu allen möglichen Problemen führen, darunter:

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• Verspätete Lieferung
• Verlorene Artikel
• Falsche Artikel geliefert
• Negative Kundenbewertungen.

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Klare Kommunikation und Transparenz sind unerlässlich, insbesondere da die Verkäufer in der Zwickmühle stecken, wenn Kunden Statusaktualisierungen zu ihren Bestellungen anfordern. 

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Wenn 3PL-Anbieter jeden Schritt vom Lager bis zur Haustür kommunizieren, erhält Ihr Unternehmen weniger "Wo ist meine Bestellung?"-Fragen von Kunden, da diese wissen, was sie erwarten können. 

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Auftragsspitzen

Eine Auftragsspitze kann zwar gut für E-Commerce-Unternehmen sein, sie kann sich jedoch negativ auf Ihr Geschäft auswirken, wenn der 3PL-Anbieter sie nicht bewältigen kann. 

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Ob es sich um einen saisonalen Verkaufsboom oder eine plötzliche Nachfrage nach einem Produkt handelt: Wenn Ihr Lieferpartner nicht vorbereitet ist oder nicht genügend Lagerplatz für mehr Bestand hat, riskieren Sie, dass Ihr Ruf geschädigt wird, wenn Ihre Kunden ihre Bestellungen nicht erhalten können. 

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Bei Gonini setzen wir einen guten Notfallplan um und verfügen über mehrere Einrichtungen an verschiedenen Standorten. Außerdem versenden wir rund um die Uhr und passen unsere Dienstleistungen an die Anforderungen Ihrer Produkte an. 

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Streikmaßnahmen

Streiks können Lieferdienste stören. 

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Ein Beispiel sind die Streikmaßnahmen der Royal Mail am 30. September und 1. Oktober 2022. An diesen Tagen gab es keine Lieferungen, was zu Verzögerungen beim Versand von Paketen an Kunden führte. 

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Ein guter Notfallplan sollte sich darauf konzentrieren, die Postzustellung nach dem Streik so schnell wie möglich wieder zu normalisieren und so viele Sonderlieferungen und medizinische Güter wie möglich zuzustellen. 

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Nichteinhaltung der SLA

Eine Service Level Agreement (SLA) legt die Erwartungen zwischen dem 3PL-Anbieter und dem Kunden fest. 

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Sie beschreibt die zu liefernden Produkte, die Bestandsverwaltung, den Ansprechpartner bei Problemen und die Verantwortlichkeiten. Ein unerwarteter Anstieg von Bestellungen kann einen zuverlässigen Auftragsabwicklungsprozess blockieren. 

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Wenn der 3PL-Anbieter keine Notfallpläne hat, um unerwartete Spitzen zu bewältigen, wird er Schwierigkeiten haben, die SLA einzuhalten, und sie in den meisten Fällen verfehlen, was zu einer schlechten Kundenerfahrung für Ihr Unternehmen führen kann. 

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Auch wenn es keine allgemeingültige Service Level Agreement für die Auftragsabwicklung gibt, können Sie mit einem zuverlässigen Fulfillment-Anbieter zusammenarbeiten, um Ihre Geschäftsanforderungen zu erfüllen. 

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Bei Gonini passen wir die SLA an Ihr Unternehmen an und stellen sicher, dass wir Ihr Markenversprechen einhalten und Kundenbindung für Sie aufbauen. 

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Technologie 

Unternehmen verlassen sich zunehmend auf Technologie, um Aufgaben zu erledigen. 3PLs nutzen Technologie, um Bestellungen zu verfolgen und ihre Kunden in jeder Phase auf dem Laufenden zu halten. 

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Was passiert bei einem Systemausfall oder einer Datenpanne? Dies kann ein Risiko darstellen, da Daten verloren gehen und die Verfolgung von Bestellungen schwierig oder unmöglich wird. 

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Dies sind Gründe, warum 3PLs einen Notfallplan erstellen müssen, um die Auswirkungen einer Datenpanne oder eines Systemausfalls abzumildern. 

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Das Sichern von Daten in der Cloud und Maßnahmen zum Schutz Ihres Systems vor Angriffen sind Wege, wie Fulfillment-Dienstleister die Auswirkungen eines Technologieausfalls abmildern können.   

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Bei Gonini nutzen wir Technologie, um Ihre Bestellungen zu bearbeiten und zu verfolgen, bis sie an Ihre Kunden geliefert werden. Dies erleichtert es unserem Team, Ihre Bestellung nachzuverfolgen und präzise Informationen über den Lieferzeitpunkt zu geben. 

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Was ist ein Notfallplan?

Es ist ein Aktionsplan, der einem Unternehmen helfen soll, auf ein potenzielles zukünftiges Ereignis zu reagieren, das es betreffen könnte, unabhängig von der Wahrscheinlichkeit seines Eintretens. 

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Man kann sich den Notfallplan als die Absicherung vorstellen, die das Unternehmen durch ein Worst-Case-Szenario führt. Er skizziert die Schritte, die das Unternehmensteam im Falle einer Krise unternehmen wird.

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Ein Notfallplan hilft Ihnen, Störungen zu reduzieren und das Geschäft wie gewohnt fortzuführen. 

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Im Folgenden finden Sie Vorschläge zur Entwicklung Ihres Notfallplans. 

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1. Risikobewertung durchführen 

Sie können keine Notfallpläne erstellen, wenn Sie nicht wissen, womit Sie es zu tun haben. Deshalb beginnt ein Notfallplan für die Auftragsabwicklung mit einer Risikobewertung. 

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Bewerten Sie Ihre Geschäftsprozesse, Technologien und Mitarbeiter, um deren Anfälligkeit zu bestimmen. Denken Sie dann über Worst-Case-Szenarien nach und wie diese Ihren Betrieb beeinträchtigen könnten. 

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Zum Beispiel: Wenn Ihr Logistikpartner Technologie zur Auftragsabwicklung einsetzt, wäre ein Worst-Case-Szenario ein Systemausfall, bei dem Sie die Aufträge nicht verfolgen können. 

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Ein weiteres Beispiel ist ein plötzlicher Anstieg der Bestellungen: Wie gehen Sie mit dieser Zunahme um, ohne die SLA zu verpassen? Unvorhersehbares Wetter und Naturkatastrophen können die Logistikkette stören; wie gehen Sie mit dieser Störung um? 

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2. Für jedes Szenario planen 

Nachdem Sie nun mögliche Risikofälle kennen, können Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihr Geschäft am Laufen halten können, indem Sie einen Plan erstellen. Ihre Notfallpläne sollten Folgendes umfassen:

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• Spezifische Auslöser. Diese Auslöser sind es, die die Pläne in Gang setzen. Zum Beispiel sollte ein Notfallplan für Überschwemmungen in Kraft treten, sobald Sie sicher sind, dass das Risiko Ihr Geschäft stören kann. Ein weiteres Beispiel ist der Einsatz von Technologie. Datenlecks oder Systemausfälle sollten der Auslöser sein, der Ihren Plan aktiviert. 

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• Verantwortlichkeiten klar definieren. Ihr Notfallplan sollte festlegen, wer für die Ausführung der verschiedenen Teile des Plans zuständig ist und was von ihm erwartet wird. Seien Sie spezifisch bei der Festlegung von Schlüsselrollen und Verantwortlichkeiten, um Verwirrung zu vermeiden. Dieser Teil Ihres Notfallplans stellt sicher, dass jeder geschult ist, was zu tun ist. 

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• Reaktionsstrategie. Sie sollten einen kurzen Überblick darüber geben, wie Ihre Mitarbeiter mit verschiedenen Risiken umgehen. Wenn Sie Technologie zur Bearbeitung von Kundenbestellungen einsetzen, wäre ein guter Plan, Daten in der Cloud zu speichern und regelmäßig zu sichern. Mit täglichen Backups können Sie Daten bei einem Systemausfall oder Cyberangriffen schnell aus der Cloud wiederherstellen. Angenommen, Ihr Unternehmen befindet sich beispielsweise in einer sturmgefährdeten Region, die die Lieferkette unterbrechen kann. In diesem Fall wäre ein Notfallplan, der die Lagerung in mehreren Lagern an verschiedenen Standorten vorsieht, eine gute Idee. 

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3. Kommunizieren Sie Ihre Notfallpläne

Die Erstellung von Notfallplänen zur Risikobewältigung ist erst dann vollständig, wenn Sie die Pläne allen Ebenen Ihres Unternehmens mitteilen. Das bedeutet, Ihre Teammitglieder einzubeziehen, damit sie im Notfall angemessen reagieren können. 

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Die Kommunikation der Pläne bedeutet nicht, jedem Teammitglied eine vollständige Aufschlüsselung aller Risiken zu geben. Sie können spezifische Risiken und Notfallpläne, die sich auf ihre Rollen beziehen und wie sie diese angehen werden, teilen. 

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Es ist auch eine gute Idee, Leitfäden zur Notfallplanung zu erstellen und diese Ihren Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen, damit sie wissen, was im Falle eines Risikos von ihnen erwartet wird. 

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Arbeiten Sie mit einem zuverlässigen Fulfillment-Partner zusammen

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Die Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen Fulfillment-Partner wie Gonini ist ein sicherer Weg, um die Bestellungen Ihrer Kunden auszuliefern, positive Bewertungen zu erhalten und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. 

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Wir sind ein Full-Service-Fulfillment-Anbieter, der E-Commerce-Unternehmen bei der Lagerung, Kommissionierung, Verpackung, dem Versand und der pünktlichen Lieferung der Bestellungen ihrer Kunden unterstützt. Gonini hebt sich in vielerlei Hinsicht von anderen 3PL-Anbietern ab. 

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• Schnelle Kontoeinrichtung und -verwaltung

Von der Nutzung unseres Portals zur Kontoerstellung über den direkten Versand Ihres Inventars an uns bis zur nahtlosen Integration Ihrer Vertriebskanäle in unser Portal können Sie in nur 72 Stunden startklar sein. 

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Unser benutzerfreundliches Portal bietet Echtzeit-Transparenz, um Ihnen die Verfolgung der Bestellungen Ihrer Kunden zu erleichtern. Das Dashboard zeigt Aktualisierungen zum Fulfillment-Status, Kurierlieferstatus und Ihrem Lagerbestand an. Und bei Lieferverzögerungen benachrichtigen wir Sie umgehend und verhindern so „Wo bleibt meine Bestellung?“-Anfragen Ihrer Kunden. 

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• Schnelle Kommunikation und Problemlösung

Bei Gonini sorgen wir für eine effiziente Kommunikation, um Probleme zu lösen, die während der Lieferung auftreten, und Marken dabei zu unterstützen, das Kundenerlebnis zu verbessern. Unsere Reaktionszeit von zwei Stunden auf Tickets stellt sicher, dass Sie nicht im Ungewissen bleiben, wenn Sie Fragen haben oder ein Problem gelöst werden soll. 

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Im Rahmen unserer Notfallpläne setzen wir Technologie ein, um jeden Schritt des Lieferprozesses zu verfolgen und Probleme zu lösen, bevor sie für Sie oder Ihre Kunden zu einem Problem werden. 

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• Distributionszentren an verschiedenen Standorten 

Um zudem sicherzustellen, dass wir die Bestellungen Ihrer Kunden zuverlässig erfüllen, verfügen wir über mehrere Fulfillment-Zentren in 17 Ländern, was es ermöglicht, Ihre Kunden auch in schwierigen Situationen zu beliefern. 

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• Effizienter Betrieb 

Wir helfen E-Commerce-Unternehmen, ihren Umsatz zu steigern, indem wir Kunden verschiedene Lieferoptionen anbieten und sie selbst wählen lassen, wann und wie sie ihre Bestellungen erhalten. 

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Von der Standardlieferung, die drei bis fünf Tage dauert, über die Lieferung am nächsten Tag, die Same-Day-Lieferung und die umweltfreundliche Lieferung stellen unsere Versandoptionen Ihre Kunden in den Mittelpunkt unserer Dienstleistungen.  

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Benötigen Sie einen Fulfillment-Dienstleister, der die Bestellungen Ihrer Kunden effizient ausliefert? Gonini ist Ihr zuverlässiger Partner! Fordern Sie Ihr kostenloses Angebot an.

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Fazit 

Risiken sind jedem Unternehmen eigen, und Fulfillment-Dienstleistungen sind davon nicht ausgenommen. Deshalb sind eine Fulfillment-Risikobewertung und Notfallpläne zur Bewältigung dieser Risiken notwendig, um ein gutes Kundenerlebnis zu schaffen. 

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Häufige Risiken bei der Auftragsabwicklung umfassen schlechtes Wetter, Auftragsspitzen, Wirtschaftsabschwünge und schlechte Kommunikation. Die Bewältigung dieser Risiken bedeutet, Pläne zu erstellen, um deren Auswirkungen zu minimieren und sicherzustellen, dass Sie die Bestellungen Ihrer Kunden pünktlich ausliefern. 

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Häufig gestellte Fragen

Was sind Fulfillment-Probleme?

Fulfillment-Probleme treten auf, wenn es an irgendeinem Punkt im Lieferprozess zu einer Störung oder einem Engpass kommt. Häufige Fulfillment-Probleme sind Lieferunterbrechungen aufgrund von schlechtem Wetter, Streiks, Überschwemmungen, schlechter Kommunikation, Auftragsspitzen und Personalmangel. 

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Was sind die drei Schritte einer Risikobewertung?

Eine effektive Risikobewertung umfasst die Risikoidentifikation, -analyse und -bewertung. Nach der Risikobewertung können Sie Notfallpläne zu deren Bewältigung erstellen. 

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Was ist ein guter Notfallplan?

Ein guter Notfallplan muss alle Ereignisse berücksichtigen, die den Betrieb stören könnten. Spezifische Risiken, die in den Plan aufgenommen werden sollten, sind Naturkatastrophen, Streiks, schlechte Kommunikation und Technologieausfälle. Der Plan sollte darlegen, wie die Auswirkungen dieser Risiken reduziert werden können, um Lieferunterbrechungen zu mindern.

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