Was ist ein permanentes Inventursystem? Definition & Vorteile

Ein Einzelhandels- oder E-Commerce-Geschäft zu führen, ist trotz aller Herausforderungen eigentlich recht angenehm. Das ändert sich jedoch, sobald es an die Inventur geht. Wenn Ihr Unternehmen neu auf dem Markt ist und Sie nicht viele Produkte auf Lager haben, ist die Inventur ein Kinderspiel. 

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Sobald Ihr Geschäft jedoch wächst und Ihre Lagerbestände zunehmen, wird der Prozess immer mühsamer. 

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Glücklicherweise steht Ihnen die moderne Technologie zur Seite, und in diesem Fall in Form eines permanenten Inventursystems. Warum sollten Sie selbst Inventur machen, wenn Software das für Sie erledigen kann? Darüber hinaus kann sie es schneller und genauer als Sie. Was genau ist also dieses Inventursystem, über das alle sprechen? Finden wir es heraus.

Was ist ein permanentes Inventursystem?

Einfach ausgedrückt, ist ein permanentes Inventursystem ein digitalisierter Prozess, der den Lagerbestand in Echtzeit mithilfe leistungsstarker Softwarelösungen verfolgt und aufzeichnet. Mit anderen Worten, die Software überprüft jedes Produkt und jeden Verkauf, der in Ihr Unternehmen hinein- und hinausgeht, und speichert die Ergebnisse in einer zentralen Datenbank. 

Was ist der Zweck einer permanenten Inventurmethode?

Nun, abgesehen von der Computerisierung des Inventurprozesses, dient die permanente Inventurmethode der Verbesserung der Genauigkeit und liefert Einzelhandels- und Online-Shops somit kontinuierliche und präzisere Bestandszählungen. 

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Die vom System gesammelten Daten werden bei jeder Änderung aktualisiert, sei es die Beschaffung zusätzlicher Waren, die Bewegung von Produkten innerhalb eines Lagers oder der Verkauf dieser Produkte an Kunden. 

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Der grundlegende Vorteil ist, dass diese Art von System die Notwendigkeit periodischer Inventursysteme oder physischer Bestandsaufnahmen, wenn Sie es so nennen möchten, eliminiert. Und mit verbesserter Bestandsgenauigkeit geht eine verbesserte Nachfrageprognose einher, die für das Überleben von Online-Shops im heutigen hart umkämpften Markt unerlässlich ist. Also, digitalisiertes versus physisches System; welchen Ansatz sollten Unternehmen wählen, fragen Sie?

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Das hängt ganz von den Bedürfnissen und Möglichkeiten des Unternehmens ab. Tatsache ist, dass ein permanentes Inventursystem eine entsprechende Infrastruktur erfordert. 

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Dazu gehören oft eine ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning), Kassenterminals, RFID-Tags und digitalisierte Barcodes sowie weitere Ausrüstung zur Unterstützung des Systems und zur Gewährleistung seiner optimalen Leistung.

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Die schieren Kosten für die Implementierung einer solchen Infrastruktur wären, wie man sich vorstellen kann, insbesondere für Start-ups und kleine Unternehmen astronomisch. 

Permanentes vs. Periodisches Inventursystem: Vorteile und Nachteile

Man ist fest davon überzeugt, dass jede Form manueller Arbeit letztendlich durch ein technologisches Äquivalent ersetzt wird. In diesem Fall müsste man davon ausgehen, dass Technologie immer zuverlässig ist und stets fehlerfrei funktioniert. 

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Leider ist das nicht der Fall. Haben Sie jemals eine Technologie genutzt, die nicht irgendwann ausgefallen oder kaputtgegangen ist? Dennoch sollte man wirklich aufhören, Dinge miteinander zu vergleichen, nur weil sie technologisch betrieben werden oder nicht. In diesem speziellen Szenario sind sowohl permanente als auch periodische Inventursysteme unterschiedliche Ansätze, die auf dasselbe Ziel ausgerichtet sind. 

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Der einzige Unterschied besteht darin, dass sie unterschiedliche Mittel und Ressourcen nutzen, die Ihrem Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt möglicherweise zur Verfügung stehen oder auch nicht. Daher haben beide Vor- und Nachteile sowie Gründe, warum das eine dem anderen vorgezogen oder gar nicht verwendet werden sollte. Lassen Sie uns also beide Methoden genauer beleuchten und kontextualisieren, einverstanden?

Permanentes Inventursystem

Wie bereits erwähnt, handelt es sich hierbei um einen technologiegestützten Ansatz zur Echtzeit-Inventur. Wie jede andere technologische Lösung ist es komplexer und bietet der Organisation durch Softwarefunktionen und andere Möglichkeiten eine Vielzahl von Vorteilen. Hier sind einige der Hauptvorteile der permanenten Inventurmethode.

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• Durch die Echtzeit-Verfolgung von Produkten und Verkäufen ermöglicht diese Methode sofortige Aktualisierungen bei allen Änderungen an Ihrem Lagerbestand.
• Eine erhöhte Inventurgenauigkeit ermöglicht eine detailliertere Nachfrageprognose und kann Unternehmen dabei helfen, die Effizienz ihrer gesamten Lieferkette zu steigern.
• Als Softwarelösung kann die permanente Inventur in andere Geschäftssysteme integriert werden. Dies gilt insbesondere für den Finanzbereich, da die Echtzeit-Bestandsverfolgung genaue Finanzberichte und die vollständige Einhaltung aller Regeln oder Vorschriften, die Ihr Unternehmen beachten muss, gewährleisten kann. 
• Da die Software im Hintergrund läuft, muss das Geschäft nicht geschlossen werden, um eine Inventur oder Bestandsprüfung, was das angeht. Das System erledigt alles für Sie, während Sie den Betrieb wie gewohnt fortsetzen. 

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Kein System ist perfekt, was für Geschäftsinhaber ziemlich bedauerlich ist. Dennoch kann die Wahl der zu verwendenden Softwarelösung manchmal schwieriger sein, als das Unternehmen zu führen. 

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Jeder Geschäftsinhaber muss die Vor- und Nachteile des Systems abwägen, an dem er interessiert ist, oder riskiert, einen katastrophalen Fehler zu machen. Vor diesem Hintergrund sind hier die Nachteile der Verwendung des permanenten Inventursystems aufgeführt.

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• Die Software kann keine Bestandsverluste berücksichtigen, die durch Beschädigungen, Fehlplatzierungen, Diebstähle usw. entstehen können. Darüber hinaus berücksichtigen Geschäftsinhaber oft nicht veraltete Bestände, was zu einer weiteren Diskrepanz zwischen der permanenten Inventur und dem tatsächlichen physischen Bestand führen kann.  
• Softwarefehler, fehlerhafte Scans, menschliche Fehler und andere Faktoren können dazu führen, dass die permanente Inventur weniger effizient ist, als sie sein sollte. Infolgedessen wird auch die Effizienz Ihrer Geschäftsabläufe nachlassen. 
• Jede Softwarelösung ist anfällig für Hacking und andere Sabotageversuche. Sie müssen zusätzlich in geeignete Sicherheitsmaßnahmen investieren, um Ihr System und Ihr Unternehmen zu schützen.
• Die Implementierung und Sicherung eines permanenten Inventursystems führt zu enormen Anfangskosten. Die meisten Start-ups und selbst einige etablierte Unternehmen können sich ein solches Vorhaben einfach nicht leisten.
• Sie benötigen immer noch hin und wieder eine physische Bestandsaufnahme, vorzugsweise einmal im Jahr. Die Software stützt sich auf die physische Zählung, um das System zu formulieren, das sie verfolgen wird. 

Periodisches Inventursystem

Die gute alte manuelle Bestandsaufnahme. Es ist alles lustig, bis der Bestand wächst, und ihn manuell zu zählen, ist alles andere als lustig. Dennoch nutzen Start-ups und kleine Unternehmen diese Methode einfach, weil sie robust und, was am wichtigsten ist, kostengünstig ist. 

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Wenn Sie nicht viel Inventar haben, kann diese Methode auch recht zuverlässig sein. Sie sehen einen Artikel, Sie schreiben ihn auf. Es ist ziemlich einfach, aber es gibt eine Reihe von Dingen, die während des Prozesses schiefgehen können. Werfen wir nun einen Blick auf einige Vor- und Nachteile eines periodischen Inventursystems.

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Vorteile:

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• Einfach zu implementieren
• Erschwinglich
• Benötigt weniger Personal
• Einfach

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Nachteile:

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• Anfällig für menschliche Fehler
• Der Bestand kann nach einer Abrechnungsperiode gezählt werden, nicht täglich.
• Nicht skalierbar
• Ladenschließung für die Inventur

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Wie Sie sehen, hat Technologie zwar ihre Schwächen, aber ihre Möglichkeiten gehen weit über manuelle Methoden hinaus. Genau deshalb entscheiden sich die meisten Einzelhandels- und E-Commerce-Unternehmen letztendlich dafür, Technologie einen Teil ihrer Abläufe übernehmen zu lassen. 

Wann sollte man ein permanentes Inventursystem verwenden?

Wenn Sie die Anfangsinvestition aufbringen können, ist es ratsam, sich sofort für ein permanentes System zu entscheiden. Das System wird mit Ihrem Unternehmen skalieren und sich im Laufe der Zeit an Ihre Bedürfnisse anpassen. Es wird auch empfohlen, das permanente System zu vermeiden, wenn Sie nicht viel Lagerbestand haben, um Kosten zu sparen. 

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Wenn Sie jedoch Produkte schnell umschlagen, wie zum Beispiel bei Konsignationslagerbeständen, ist es besser, das permanente System zu nutzen, um jeden Verkauf zu verfolgen und die Genauigkeit Ihrer Finanzberichte sicherzustellen. 

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Alles in allem müssen Sie sich immer noch auf ein periodisches System verlassen, um einem permanenten System eine Arbeitsgrundlage zu geben. Warum also nicht das Beste aus beiden Methoden nutzen und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen aus jeder Situation das Maximum herausholt?

Lassen Sie sich von Gonini bei Ihrem Inventursystem helfen

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Es ist kein Geheimnis, dass viele Ladenbesitzer vor dem Dilemma stehen, welche Lösung sie wählen sollen. Sollten Sie beim periodischen System bleiben, weil Sie nicht viel Lagerbestand und Kapital haben? Oder sollten Sie vielleicht genug Geld zusammenkratzen, um in ein permanentes System zu investieren, weil es effizienter ist? 

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Doch was wäre, wenn es eine dritte Option gäbe? Mit einem globalen Fulfillment-Netzwerk, Gonini kann der richtige Outsourcing-Partner für Sie sein. Unsere maßgeschneiderte Software kann mehr als nur Ihr Inventar verwalten, zögern Sie also nicht, uns noch heute zu kontaktieren. Rufen Sie uns an, und wir finden eine Lösung, die all Ihren Geschäftsanforderungen gerecht wird.

Fazit: Permanentes Inventursystem: Der richtige Vermögenswert für Ihr Unternehmen

Man könnte argumentieren, dass ein permanentes Inventursystem zu teuer ist oder Mängel aufweisen könnte. Eines ist jedoch sicher: Technologie und datengesteuerte Ansätze sind der Schlüssel zum Erfolg im heutigen hart umkämpften Markt. Natürlich erfordert jeder Vermögenswert eine Investition – manche mehr als andere –, aber es sind die langfristigen Vorteile, die die Investition jeden Cent wert machen. 

FAQ:

Was ist der Unterschied zwischen einem permanenten und einem periodischen Inventursystem?

Einfach ausgedrückt, verwendet ein permanentes Inventursystem Software, um den Lagerbestand in Echtzeit und täglich zu verfolgen, während ein periodisches Inventursystem bedeutet, den Lagerbestand am Ende jeder Abrechnungsperiode manuell zu zählen.

Was beinhaltet ein permanentes Inventursystem?

Es beinhaltet eine Kombination aus Softwarelösungen wie ERP oder MRP (Materialbedarfsplanung) und Ausrüstung wie RFID-Tags, Kassensystemen und digitalen Barcodes. Zusammen ermöglichen Hard- und Software den Geschäften, die Erfassung von Bestandsdaten an einem zentralen Ort zu erleichtern.

Ist die permanente Inventur LIFO oder FIFO?

Es kann beides sein, oder Sie können WAC (gewichtete Durchschnittskosten) verwenden, um Ihren Lagerbestand zu bewerten. Das permanente Inventursystem verwendet die Methode, für die Sie sich entscheiden, um den Lagerbestand und die Verkäufe zu verfolgen. 

Was ist ein Beispiel für einen permanenten Inventurdatensatz?

Wie bereits erwähnt, verfolgt ein permanentes Inventursystem den Lagerbestand in Echtzeit. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben heute zehn Produkte über Ihren Online-Shop, Ihr Ladengeschäft und vielleicht sogar über einen B2B-Verkauf verkauft. Jedes Mal, wenn eine Bestellung ausgeführt wird, erfasst das permanente Inventursystem die Transaktionen und aktualisiert den Lagerbestand entsprechend.

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