Der ultimative Leitfaden zur Vermeidung von Rückständen und zur Steigerung des Umsatzes

In der schnelllebigen Welt des E-Commerce, in der sofortiger Versand und die Erfüllung der Kundennachfrage entscheidend sind, können Verzögerungen beim Versand von Bestellungen den Betrieb und das Geschäftsergebnis eines Unternehmens erheblich stören. Daher ist ein tiefes Verständnis von Nachbestellungen für E-Commerce-Shops unerlässlich, um größere Probleme im Kundenservice zu vermeiden. 

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Dieser Artikel soll Unternehmen Einblicke in Nachbestellungen geben: ihre Bedeutung, Ursachen und wie man sie vermeidet, um die Kundenzufriedenheit und -bindung zu erhöhen. Tauchen wir also ein. Denken Sie auch daran: Wenn Sie fachkundige Beratung zur Verwaltung Ihrer E-Commerce-Logistik benötigen, zögern Sie nicht, mit einem Experten zu sprechen.

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Was bedeutet Nachbestellung?

Nachbestellungen entstehen, wenn ein Produkt zum Zeitpunkt der Bestellung durch einen Käufer nicht sofort versandbereit ist. Dies liegt daran, dass der Artikel nicht im Lager des Verkäufers vorrätig ist, sich aber noch in Produktion befindet oder vom Lieferanten bezogen werden kann. 

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Auch als Auftragsrückstand bezeichnet, deutet dies darauf hin, dass die Nachfrage nach einer bestimmten Ware das übersteigt, was der E-Commerce-Shop bestellt oder auf Lager hat. Eine interessante Tatsache ist, dass dies jedes Unternehmen betreffen kann, unabhängig davon, wie viele Jahre es bereits besteht. 

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Wie Nachbestellungen funktionieren

Idealerweise streben Online-Shops an, einen ausreichenden Lagerbestand zu halten, um die Nachfrage zu decken. Dies bedeutet, dass genügend SKUs (Stock Keeping Units) verfügbar sind, damit das Unternehmen bei einer Bestellung die angeforderten Einheiten umgehend kommissionieren, verpacken und an den Käufer versenden kann.

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Ein Unternehmen kann jedoch aus verschiedenen Gründen seinen Lagerbestand eines bestimmten Artikels aufbrauchen. In solchen Fällen bestellt der Shop in der Regel weitere Lagerartikel bei seinem Lieferanten oder Hersteller nach, während das Produkt weiterhin auf seiner Website gelistet bleibt. Dieser Ansatz ermöglicht es Käufern, weiterhin Bestellungen aufzugeben, auch wenn der Artikel nicht sofort verfügbar ist.

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Wenn ein Käufer also ein Produkt bestellt, das nicht sofort verfügbar ist, wird das Produkt als Nachbestellung eingestuft. Das bedeutet, dass der Kauf erfüllt wird, sobald der neue Lagerbestand vom Lieferanten oder Hersteller eintrifft. Die Hauptvoraussetzung hierfür ist die Bereitschaft des Käufers, auf die Wiederauffüllung des Lagers zu warten. 

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Dieser Prozess stellt sicher, dass trotz der vorübergehenden Nichtverfügbarkeit das Interesse des Käufers am Produkt erhalten bleibt und die Verkäufe fortgesetzt werden. Das Unternehmen muss jedoch klar über die voraussichtliche Wartezeit informieren, um die Kundenzufriedenheit und das Vertrauen während des gesamten Prozesses aufrechtzuerhalten.

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Was bedeutet Teillieferrückstand?

Ein Teillieferrückstand tritt auf, wenn die Nachfrage eines Käufers nicht vollständig erfüllt werden kann, weil einige Artikel nicht vorrätig sind, während andere verfügbar sind und sofort versendet werden können. Die nicht verfügbaren Artikel werden versandt, sobald sie wieder lieferbar sind. Wenn ein Kunde beispielsweise ein Computer-Setup bestellt und nur der Monitor vorrätig ist, wird der Monitor zuerst versandt, mit der Zusage, dass Komponenten wie Tastatur und CPU folgen, sobald sie ebenfalls verfügbar sind.

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Ein alternativer Ansatz besteht darin, die verfügbaren Artikel zurückzuhalten, bis die gesamte Bestellung zusammen versandt werden kann. Unabhängig von der Methode ist eine klare Kommunikation mit dem Kunden über den Status seiner Bestellung äußerst wichtig. Diese Praxis unterscheidet sich von vollständigen Lieferrückständen, bei denen die gesamte Bestellung verzögert wird, bis alle Artikel verfügbar sind, und unterstreicht die Flexibilität von Teillieferrückständen bei der Verwaltung von Lagerbeständen und den Erwartungen der Käufer.

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Lieferrückstand vs. nicht vorrätig 

Diese Tabelle zeigt die wesentlichen Unterschiede zwischen Artikeln, die im Lieferrückstand sind, und solchen, die nicht vorrätig sind.

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Vor- und Nachteile von Lieferrückständen

Lieferrückstände können für Unternehmen ein zweischneidiges Schwert sein, da sie sowohl Chancen als auch Herausforderungen bei der Verwaltung von Produktbeständen und Erwartungen bieten.

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Während Lieferrückstände eine strategische Möglichkeit bieten, den Lagerbestand zu verwalten und den Umsatz aufrechtzuerhalten, erfordern sie einen sorgfältigen Umgang, um Unzufriedenheit und betriebliche Ineffizienzen zu vermeiden. Das Abwägen dieser Aspekte ist entscheidend für den Aufbau von Kundenbindung.

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Warum kommt es zu Lieferrückständen?

In diesem Abschnitt werden wir die Schlüsselfaktoren untersuchen, die häufig zu einer Verzögerung der Artikellieferung führen, und Einblicke geben, die Ihnen helfen, diesen herausfordernden Aspekt des E-Commerce proaktiv zu managen.

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Hohe Nachfrage

Wenn Waren plötzlich zu einem Must-have-Artikel werden, stürzen sich alle darauf, was zu einem Nachfrageschub führt, den die Geschäfte nicht erwartet haben. Verschiedene Faktoren, wie saisonale Spitzen, Medienpräsenz durch Fernsehauftritte oder Empfehlungen von Prominenten, können diesen Anstieg auslösen. 

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Daher kann eine ungewöhnliche Nachfrage die Regale viel schneller leeren als erwartet, was zu Lagerengpässen führt. Die Herausforderung besteht darin, diese plötzlichen Spitzen vorherzusagen und sich für E-Commerce-Verkäufe richtig zu bevorraten. Überraschungen können jedoch trotzdem auftreten, was es schwierig macht, immer genügend Lagerbestand zur Auftragserfüllung zu haben.

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Lieferkettenprobleme

Störungen in der Lieferkette können auch dazu führen, dass Artikel nicht verfügbar sind. Diese Ineffizienzen können von Produktionsverzögerungen und Versandengpässen bis hin zu geopolitischen Faktoren reichen, die den internationalen Handel beeinflussen. Beispielsweise kann eine Verzögerung in einem Hafen aufgrund von Zollproblemen eine Kettenreaktion auslösen, die zu einer Verzögerung der Produktlieferung führt. 

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Mangelhaftes Bestandsmanagement

Ein ordnungsgemäßes Bestandsmanagement ^[1] ist vergleichbar mit dem perfekten Gleichgewicht von Lebensmitteln in Ihrem Kühlschrank – genug, um Engpässe zu vermeiden, ohne Überbestände anzuhäufen, um Verschwendung zu verhindern. Ohne ein effektives System zur Überwachung der Lagerbestände können Unternehmen schnell mit nachbestellten Artikeln konfrontiert werden. 

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Zu diesem Zweck bietet die Implementierung eines modernen Bestandsverwaltungssystems eine Lösung, indem es Echtzeit-Updates zur Lagerverfügbarkeit und zu Engpässen liefert. Diese Technologie ermöglicht es Geschäften, zeitnah fundierte Entscheidungen zu treffen, wie zum Beispiel die Wiederauffüllung des Bestands, bevor er aufgebraucht ist, wodurch Rückstände verhindert werden. 

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Geringer Sicherheitsbestand

Probleme bei der Verwaltung der Produktbestände entstehen oft durch eine Verringerung des Sicherheitsbestands, der als Puffer dient, um das Risiko von Fehlbeständen zu mindern. Genauer gesagt ermöglicht der Sicherheitsbestand Einzelhändlern, zwischen den Lieferungen ein kontinuierliches Warenangebot im Geschäft aufrechtzuerhalten und Phasen hoher Produktnachfrage effektiv zu bewältigen. Eine Reduzierung dieses kritischen Bestands kann jedoch Produktionspläne stören und zu Rückständen führen, was die Fähigkeit eines Unternehmens, Kundenbestellungen zeitnah zu erfüllen, erheblich beeinträchtigt. 

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Menschliches Versagen

Fehler wie Unstimmigkeiten in der Lagerverwaltung, das Vergessen, eine SKU aufzufüllen, oder das ungenaue Zählen von Produkten sind häufig. Diese Fehler können dazu führen, dass mehr Einheiten verkauft werden, als tatsächlich verfügbar sind, was die Bestandsverwaltung und die Kundenzufriedenheit erschwert. Ein ordnungsgemäßer Umgang mit dem Bestand und entsprechende Praktiken sind entscheidend, um diese Fehler zu minimieren und sicherzustellen, dass die Warenbestände genau gepflegt und aktualisiert werden, um Überverkäufe und die daraus resultierenden Herausforderungen bei der Auftragserfüllung zu verhindern.

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Produktionsverzögerung 

Verzögerungen im Produktionsprozess können die Fähigkeit eines Unternehmens, die Nachfrage zu befriedigen, erheblich beeinträchtigen, was zu einer Zunahme von Nachbestellungen führt. Diese Verzögerungen resultieren oft aus Problemen innerhalb der Fertigung oder Lieferkette, wie dem Verlust des Zugangs zu wesentlichen Rohstoffen für eine Produktionsanlage oder der unbefristeten Einstellung des Betriebs durch einen Lieferanten. Während Unternehmen versuchen, diese Störungen zu beheben, vergrößert sich die Lücke zwischen Angebot und Nachfrage, was die Herausforderung, ausreichende Lagerbestände zu halten, verschärft. 

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Wie Nachbestellungen Ihr Geschäft beeinflussen  

Ein ineffektiver Umgang mit Nachbestellungen kann zu mehreren Herausforderungen führen, die Ihr Unternehmen nachteilig beeinflussen können. Es ist entscheidend, diese Herausforderungen proaktiv anzugehen. Indem Geschäfte ihr Potenzial verstehen, Kundenbeziehungen zu stören, Abläufe zu verkomplizieren und finanziellen Schaden zu verursachen, können sie Strategien entwickeln, um diese Risiken zu mindern. 

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Kundenunzufriedenheit

Eine der direktesten Folgen von Auftragsrückständen ist die Unzufriedenheit der Kunden. Wenn Käufer feststellen, dass ein mit Spannung erwarteter Kauf verzögert wird, kann dies zu Frustration führen, was potenziell zu negativen Bewertungen und ungünstigen Kommentaren in sozialen Medien führt. Solches Feedback kann den Ruf Ihrer Marke schädigen und die Kundenbindung im Laufe der Zeit untergraben, da enttäuschte Käufer zögern könnten, für zukünftige Einkäufe zurückzukehren.

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Operative Herausforderungen

Die logistischen Kosten für die Erfüllung von Bestellungen können steigen, was einen beschleunigten Versand oder die Verwaltung mehrerer Sendungen für eine einzige Bestellung erforderlich macht. Zusätzlich erfordern die Überwachung der Lagerbestände von Nachbestellungen und die Aktualisierung der Käufer über voraussichtliche Lieferzeiten zusätzliche administrative Aufgaben. Die Herausforderung erstreckt sich auch auf die Aufrechterhaltung der Qualität des Kundenservice. Darüber hinaus werden die Koordination mit Lieferanten und die Verwaltung der Versandlogistik immer komplexer.

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Finanzielle Auswirkungen

Finanziell können Nachbestellungen eine zweifache Auswirkung auf Ihr Geschäft haben. Anfänglich mögen sie den Cashflow ankurbeln, doch die langfristigen Folgen könnten geringere Umsätze sein, da Verbraucher Bestellungen stornieren oder sich an Wettbewerber mit sofort verfügbarem Lagerbestand wenden. Darüber hinaus können umfangreiche Nachbestellungen Ressourcen aufbrauchen, die für andere Produkte benötigt werden, was zu verpassten Verkaufschancen führt. Diese kombinierten Faktoren können die Rentabilität und das Wachstumspotenzial Ihres Unternehmens negativ beeinflussen.

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6 Tipps zur Minimierung von Nachbestellungen 

Die Annahme von Nachbestellungen kann heikel sein. Doch durch die Anwendung der unten genannten Strategien können Unternehmen ihre Lagerbestände effektiv verwalten, Auftragsrückstände reduzieren und ein positives Einkaufserlebnis aufrechterhalten.

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1. Sicherheitsbestandsmaßnahmen durchsetzen

Für Online-Shops ist ein effizientes Bestandsverwaltungssystem unerlässlich, um Lagerbestände zu verfolgen und Kundenenttäuschungen zu vermeiden. Durch die Prognose der Nachfrage und die Festlegung eines angemessenen Sicherheitsbestands können Unternehmen unerwartete Nachfragespitzen oder Lieferantenprobleme abfedern. Unternehmen können auch Überschussbestände vorhalten, kombiniert mit Echtzeit-Tracking und proaktiven Nachschubstrategien. Dies stellt sicher, dass ihnen bestimmte SKUs seltener ausgehen, wodurch die allgemeine Zufriedenheit erhöht wird.

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2. Genaue Bestandsprognose

Durch die Analyse von Auftragsrückstandsquoten können Unternehmen ihre Lagerbestände an die Nachfrage anpassen, ohne Überbestände zu schaffen. Dazu ist der Einsatz effektiver Bestandsverwaltungssoftware für E-Commerce-Operationen entscheidend. Dies erleichtert eine reibungslose Auftragsabwicklung und verringert die Wahrscheinlichkeit von Lieferverzögerungen. Zudem verhindert das ständige Überwachen der Lagerbestände und das Erstellen von Prognosen ausschließlich auf Basis umfassender Daten Ungenauigkeiten. 

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3. Nachbestellpunkte festlegen

Die Bestimmung des Nachbestellpunkts für jede SKU ist unerlässlich, um den Produktfluss aufrechtzuerhalten und Fehlbestände zu vermeiden. Dabei wird die Summe aus Nachfrage während der Lieferzeit und Sicherheitsbestand berechnet und an potenzielle Verkaufsspitzen während Aktionen, Flash Sales oder Produkteinführungen angepasst. 

Auch die Nutzung historischer Daten hilft dabei, Nachbestellmengen präzise festzulegen, insbesondere für Zeiträume mit bekanntermaßen erhöhten Verkaufszahlen, wie zum Beispiel am Cyber Monday. Diese Nachfrageschwankungen zu antizipieren und Bestellungen entsprechend anzupassen, kann Umsatzeinbußen verhindern und Auftragsrückstände minimieren.

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Für einen tieferen Einblick lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden zu „So berechnen Sie den Nachbestellpunkt“.

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4. Bestände von Artikeln mit hoher Nachfrage überwachen

Im unvorhersehbaren Bereich des E-Commerce ist die kontinuierliche Überwachung der Lagerbestände entscheidend für fundierte Kaufentscheidungen. Obwohl Unternehmen Fehlbestände vermeiden können, indem sie große Mengen an stark nachgefragten Produkten bestellen, kann dies Lagerplatz blockieren und die Lagerhaltungs- sowie Nachbestellkosten erhöhen. Daher ermöglicht die regelmäßige Überprüfung des Lagerbestandsstatus den Geschäften, effektiv auf Engpässe zu reagieren und sicherzustellen, dass beliebte Artikel verfügbar bleiben, während zusätzliche Kosten vermieden werden.

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5. Lieferantenbeziehungen diversifizieren

Die Zusammenarbeit mit mehreren Lieferanten bietet ein Sicherheitsnetz und alternative Beschaffungsmöglichkeiten, falls der Hauptlieferant Produktionsverzögerungen hat. Diese Strategie mindert nicht nur das Risiko von Lieferverzögerungen, sondern erhöht auch die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette. Sie stellt auch sicher, dass Geschäfte selbst bei unvorhergesehenen Herausforderungen eine konstante Produktversorgung aufrechterhalten können.

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6. Sicherheitsbestände optimieren

Hohe Sicherheitsbestände können zwar Fehlbestände verhindern, doch ist es wichtig, dies mit den Kosten für Überbestände, wie erhöhte Lager- und Haltekosten, abzuwägen. Online-Shops sollten ihre Lagerkapazität, Umschlagshäufigkeit und die finanziellen Auswirkungen zusätzlicher Lagerhaltung sorgfältig prüfen. Die Berechnung der zusätzlichen Kosten über den Stückpreis hinaus kann dabei helfen, den kostengünstigsten Sicherheitsbestand zu ermitteln, sodass Unternehmen unnötige Ausgaben vermeiden und Ressourcen strategischer einsetzen können.

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Vertrauen bei Kunden aufbauen, wenn Nachbestellungen nötig sind

Um Ihre Kunden in solchen Zeiten zu binden, sollten Sie die folgenden Strategien in Betracht ziehen:

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Lassen Sie Ihre Kunden nicht im Ungewissen

Es ist entscheidend, Ihre Kunden umgehend zu informieren, wenn ein Artikel nicht sofort geliefert werden kann. Kommunizieren Sie klar die voraussichtliche Lieferzeit, um realistische Erwartungen zu setzen. Diese Transparenz schafft nicht nur Vertrauen, sondern trägt auch maßgeblich zur Kundenbindung bei. 

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Käufer regelmäßig informieren

Wie bereits erwähnt, ist es unerlässlich, regelmäßigen Kontakt mit den Käufern bezüglich ihrer Artikel zu pflegen. Regelmäßige Updates per E-Mail oder SMS über den Status ihrer Bestellung, einschließlich etwaiger Änderungen des voraussichtlichen Lieferdatums, halten sie informiert und involviert. Dieser konstante Kontakt beruhigt sie, dass Sie die Situation aktiv managen und ihre Geduld schätzen, was ihr Gesamterlebnis mit Ihrer Marke verbessert.

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Geben Sie einen realistischen Zeitrahmen an

Widerstehen Sie der Versuchung, frühere Liefertermine zu versprechen, um Kunden zu besänftigen, da das Nichterfüllen dieser Erwartungen zu Unzufriedenheit führen und Vertrauen untergraben kann. Nutzen Sie stattdessen die Wartezeit als Gelegenheit, Käufer durch das Teilen von Produktinformationen, Broschüren oder exklusiven Angeboten stärker einzubinden. Diese Strategie steuert nicht nur Erwartungen, sondern baut auch Vorfreude und Loyalität auf, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Stornierungen erheblich reduziert wird.

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Warum Gonini wählen, um Nachbestellungen zu vermeiden und zu lösen

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Aber das ist noch nicht alles. 

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Fazit

In der schnelllebigen Welt des Online-Shoppings können Nachbestellungen ein erhebliches Hindernis darstellen, das nicht nur den sofortigen Umsatz, sondern auch die langfristige Kundenbindung und den Ruf der Marke beeinträchtigt. Wie wir gesehen haben, ist das Verständnis ihrer Ursachen und Auswirkungen der erste Schritt, um sie effektiv zu managen. Von der Implementierung von Echtzeit-Bestandsverfolgungssystemen bis zur Aufrechterhaltung offener Kommunikationswege mit Lieferanten gibt es mehrere Strategien, um dieses Problem sowohl zu vermeiden als auch zu lösen. 

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Zusätzliche Taktiken wie automatisierte Nachbestellungssysteme, diversifizierte Lieferantennetzwerke und Maßnahmen zur Kundenbindung können Ihr Unternehmen weiter gegen die damit verbundenen Herausforderungen stärken. Darüber hinaus bietet Gonini, wenn es um praktische Lösungen zur Vermeidung und Behebung von Nachbestellungen geht, eine umfassende Full-Service-Fulfillment-Lösung, die Ihre E-Commerce-Abläufe transformieren kann. Mit Echtzeit-Tracking, engagiertem Account Management und proprietärer KI-Technologie bieten wir Ihnen die Werkzeuge, die Sie benötigen, um auf dem heutigen wettbewerbsintensiven Markt nicht nur zu überleben, sondern zu florieren. 

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FAQs 

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Wie lange dauert die Lieferung von Artikeln im Rückstand?

Die Dauer variiert je nach Ursache und der Fähigkeit des Lieferanten, die Bestände aufzufüllen. Typischerweise kann sie von einigen Tagen bis zu mehreren Wochen reichen. 

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Was bedeutet es, wenn meine Bestellung im Rückstand ist?

Wenn Ihre Bestellung im Rückstand ist, bedeutet dies, dass der von Ihnen gekaufte Artikel vorübergehend nicht auf Lager ist. Ihre Bestellung wird bearbeitet und an Sie versandt, sobald der Artikel wieder verfügbar ist. Unternehmen teilen in der Regel die voraussichtlichen Wartezeiten und die Ihnen zur Verfügung stehenden Optionen mit.

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Was ist der Unterschied zwischen einer Vorbestellung und einer Nachbestellung?

Eine Vorbestellung bezieht sich auf einen noch nicht veröffentlichten Artikel, der es Kunden ermöglicht, ihn im Voraus zu kaufen. Eine Nachbestellung tritt auf, wenn ein Artikel vorübergehend nicht auf Lager ist, nachdem er bereits zum Verkauf stand. Beide Situationen beinhalten eine Wartezeit, jedoch aus unterschiedlichen Gründen.

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Wie lassen sich Nachbestellungen reduzieren?

Die Reduzierung von Nachbestellungen erfordert eine verbesserte Bestandsverwaltung, eine genaue Nachfrageprognose, die Aufrechterhaltung sicherer Lagerbestände und den Aufbau starker Beziehungen zu Lieferanten für eine schnellere Wiederauffüllung. Auch die regelmäßige Überprüfung von Verkaufsdaten und die entsprechende Anpassung der Lagerbestände kann helfen.

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Referenzen

[1] https://www.forbes.com/advisor/business/software/how-to-manage-inventory/