Leitfaden zur Inventurprüfung: Best Practices und Tipps

Das berüchtigte Inventur – wohl der mühsamste Prozess für E-Commerce, den Einzelhandel und jedes andere Unternehmen, das Waren in einem Lager lagert. Ist Ihr gesamter Bestand vorhanden? Stimmt er mit Ihren Finanzunterlagen überein? Ist alles korrekt beschriftet? 

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Ja, diese Fragen mögen Geschäftsinhaber umtreiben, doch ihre Beantwortung kann sicherstellen, dass alles so ist, wie es sein sollte. Und wenn nicht, können Sie das Problem schnell erkennen und beheben, bevor die Dinge außer Kontrolle geraten. 

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Genau deshalb sind Inventurverfahren von entscheidender Bedeutung und müssen häufig durchgeführt werden, um potenzielle Probleme in der Zukunft zu vermeiden. Jetzt fühlen Sie sich wahrscheinlich schon erschöpft, wenn Sie nur daran denken, eine manuelle Inventur durchzuführen, nicht wahr? 

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Es gibt keinen Grund, sich so zu fühlen. Obwohl der Prozess anfangs überwältigend erscheinen mag, gibt es Prüfverfahren für die Bestandsanalyse, die alles reibungsloser gestalten werden und somit sicherstellen, dass Sie dabei keine Kopfschmerzen bekommen. Nun, dann lassen Sie uns mal eintauchen, oder?

Was genau ist eine Inventur?

Auch wenn eine Inventur ein komplexer Prozess sein kann, lässt sie sich dennoch einfach beschreiben. 

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Eine Inventur bezeichnet den Prozess des Abgleichs von Bestandsaufzeichnungen mit den Finanzunterlagen Ihres Unternehmens, um sicherzustellen, dass alles übereinstimmt. 

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Ziel dieses Verfahrens ist es, die Bestandsgenauigkeit sicherzustellen und potenzielle Probleme zu erkennen, die möglicherweise aufgetreten sind oder auch nicht.

Warum sind Inventuren wichtig?

Sie möchten doch sicherstellen, dass alle von Ihnen beschafften Waren oder Rohmaterialien erfasst sind, oder? Schließlich hängt Ihr Geschäft ja nicht von einer genauen Bestandsführung ab oder so. 

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Spaß beiseite, es mag so aussehen, als ginge es bei Inventuren nur ums Zählen, doch der gesamte Prozess hat viel mehr zu bieten, als man auf den ersten Blick sieht. Hier erfahren Sie also, warum die regelmäßige Prüfung Ihres Bestands so wichtig ist.

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• Bestandsabweichungen – Eine Prüfung ermöglicht es Ihnen, Unterschiede zwischen Bestands- und Finanzunterlagen festzustellen. In diesem Fall können Sie leicht erkennen, wo das Problem aufgetreten sein könnte, um es genauer zu untersuchen. 

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• Bestandsgrenzen – Wie Sie vielleicht wissen, ist das Asset Management für E-Commerce-Unternehmen von größter Bedeutung. Daher ist es entscheidend, Über- oder Unterbestände zu identifizieren, um sicherzustellen, dass Sie nicht zu viel für Produkte ausgeben, die Sie nicht so dringend benötigen, oder dass Ihnen Produkte mit hoher Nachfrage ausgehen. 

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• Potenzieller Diebstahl – Wenn die Aufzeichnungen nicht übereinstimmen, ist das ein Grund zur Besorgnis. Vielleicht liegt ein Fehler in den Aufzeichnungen selbst vor, oder jemand bedient sich an Ihren Beständen. So oder so müssen Sie der Sache auf den Grund gehen, und nur eine Inventurprüfung kann Ihnen helfen, solche Dinge überhaupt erst zu bemerken.

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• Es muss öffentlich dokumentiert werden – In den meisten Fällen ist Ihre Inventurprüfung gesetzlich vorgeschrieben, insbesondere wenn Ihr Lagerbestand als Vermögenswert in Ihrer Bilanz ausgewiesen ist. 

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Zum Beispiel ist der FRC (Financial Reporting Council) des Vereinigten Königreichs für die Förderung von Transparenz und Integrität in Unternehmen zuständig. Er legt die britischen Corporate-Governance-Standards fest, die in der ISA [1] UK und [2] Ireland 501 Prüfungsnachweise – Besondere Überlegungen zu ausgewählten Posten.

Best Practices zur Optimierung Ihrer Inventurprüfungen

Nachdem wir nun besprochen haben, warum Sie Inventurprüfungen benötigen, ist es an der Zeit, einen Blick darauf zu werfen, wie Sie diesen mühsamen Prozess reibungsloser und vielleicht sogar angenehmer gestalten können. 

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Ehrlich gesagt, niemand mag eine Prüfung, aber durch die Implementierung der richtigen Strategien und den Einsatz der richtigen technologischen Werkzeuge können Sie eine Prüfung weniger wie eine lästige Pflicht und mehr wie einen weiteren, aber dennoch wichtigen Prozess in Ihrer Lieferkette erscheinen lassen. 

1. Physische Inventur

Ja, diese Strategie ist so banal, wie sie klingt, aber das macht sie nicht weniger effizient, als sie tatsächlich ist. Man könnte meinen, dass man mit all der modernen Technologie nicht mehr jeden einzelnen Artikel in seinem Lager physisch zählen muss. Das müssen Sie aber, oder zumindest sollten Sie es. 

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Bei der physischen Zählung gehen Sie Schritt für Schritt Ihren gesamten Bestand durch und haken dabei die Posten in den Finanzunterlagen ab. Dies ist tatsächlich der beste Weg, um sicherzustellen, dass alles erfasst wird. Und nicht nur das: Wenn Ihre Artikel ordnungsgemäß mit Barcodes oder RFID gekennzeichnet sind, sollte ein entsprechender Scanner eine physische Zählung zum Kinderspiel machen.

2. Stichtagsanalyse

Bei dieser Strategie stoppen Sie im Grunde alle Beschaffungs- und Versandvorgänge, um eine physische Inventur durchzuführen, daher der Begriff „Stichtag“. Aber warum sollte man so etwas tun? 

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Zunächst einmal stellen Sie durch die Einstellung aller Abläufe sicher, dass keine Waren aus Ihrem Lager verarbeitet werden, während Sie das Inventar zählen. Wie Sie sich vorstellen können, kann es leicht zu einem Desaster führen, wenn neue Artikel eingehen oder Produkte versendet werden, während Sie eine Bestandsaufnahme durchführen. 

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Plötzlich haben Sie mehr Waren, als Sie dachten, oder es fehlen Waren, die im Lager sein sollten. Ehe Sie sich versehen, untersuchen Sie alles und jeden, nur weil Sie den Betrieb nicht eingestellt haben und Artikel von Ihren Mitarbeitern wie vorgesehen bearbeitet wurden, ohne zu ahnen, dass Sie eine Bestandsaufnahme im Sinn hatten.

3. Zyklische Inventur Ihres Bestands

Ähnlich wie bei der physischen Bestandsaufnahme konzentriert sich die zyklische Inventur auf die Überwachung Ihrer wertvollsten Artikel im Lager. Dabei handelt es sich oft um die sich am schnellsten verkaufenden Produkte, die bei Ihren Kunden sehr begehrt sind. 

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Was Sie also tun, ist, häufigere Prüfungen nur bei ausgewählten Artikeln durchzuführen und diese physisch zu zählen, um sicherzustellen, dass Ihnen nie der Bestand ausgeht, sowie um zu gewährleisten, dass diese Lagerbestände stets auf optimalem Niveau sind. 

4. Fertigwaren- oder Gemeinkostenanalyse

Nun, diese Strategie ist nicht unbedingt notwendig. Sie ist rein optional, aber wenn Sie einen reibungslosen Geschäftsbetrieb wünschen, sollten Sie darüber nachdenken. Allerdings berücksichtigt die Fertigwarenanalyse, auch bekannt als Gemeinkostenanalyse, Aspekte, die nicht direkt mit dem Inventar zusammenhängen. Dazu gehören oft Miete, Nebenkosten, Rechnungen, Gehälter der Mitarbeiter und so weiter. 

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Nun, das mag nicht viel mit Ihrem Inventar zu tun haben, aber es ist dennoch korreliert. Schließlich geschieht alles in Ihrem Lager, daher gibt die Berücksichtigung der Gemeinkosten Ihnen ein klareres Bild davon, wie viel Ihre Geschäftsabläufe tatsächlich kosten. Warum ist das überhaupt wichtig? 

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Einfach ausgedrückt, hilft es, die Budgetplanung ins rechte Licht zu rücken. Wenn Sie die Gesamtkosten verstehen, können Sie die Wiederauffüllung und Nachlieferung des Bestands entsprechend planen sowie Sie bei der Bedarfsplanung unterstützen. Es hilft Ihnen auch, Abfall zu minimieren und die Effizienz zu maximieren, was unerlässlich ist, wenn Sie ein erfolgreicher Ladenbesitzer sein möchten. 

5. Die Kosten für Frachtdienstleistungen

Internationaler Handel ist für E-Commerce-Unternehmen nicht ungewöhnlich. Viele Online-Shops versenden Waren ins Ausland und importieren diese aus verschiedenen Ländern. 

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Ein sicherlich kostspieliges Unterfangen, aber auch ein lukratives, vorausgesetzt, Sie sind gut organisiert und verfügen über ein globales Netzwerk von Fulfillment-Dienstleistungen zur Verfügung. 

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In diesem Fall ist eine Analyse der Frachtkosten für Ihren internationalen Erfolg unerlässlich. Spedition, Zollabfertigung und der internationale Import/Export von Waren kosten Geld. 

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Wenn Sie genau wissen, wie viel alles kostet, können Sie planen, wie und wann die Waren ihr Ziel erreichen, und gleichzeitig alle Artikel verfolgen, die während des Transports verloren gegangen oder beschädigt worden sein könnten. 

6. ABC- oder Hochwertigkeitsanalyse des Bestands

Jeder Online-Shop hat ein Sortiment an Waren, die zu den meistverkauften Produkten gehören. Diese Produkte sind oft diejenigen, die im Vergleich zum restlichen Bestand den größten Umsatz generieren. 

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Die Kategorisierung von Produkten nach ihrem Wert innerhalb eines Fulfillment-Centersermöglicht es Ihnen daher, Waren zu priorisieren, die schneller umgeschlagen werden als andere. Wie Sie vielleicht bereits wissen, stellt dies sicher, dass es keine Verzögerungen bei der Beschaffung oder dem Versand dieser schnelllebigen Artikel gibt. 

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Deshalb werden hochwertige Produkte als Kategorie A eingestuft, während Produkte mittleren und geringen Werts jeweils als Kategorie B und C klassifiziert werden. Zum Beispiel:

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• Kategorie A umfasst 20 % Ihres Bestands
• Kategorie B umfasst 30 % Ihres Bestands
• Kategorie C umfasst 50 % Ihres Bestands

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Gleichzeitig gilt:

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• Kategorie A generiert 70 % Ihres Umsatzes
• Kategorie B erwirtschaftet 20 % Ihres Umsatzes
• Kategorie C erwirtschaftet 10 % Ihres Umsatzes

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Neben der Priorisierung ermöglicht Ihnen die ABC-Analyse auch die Planung der Lagerung jeder Produktkategorie in Ihrem Lager. Beispielsweise sollten Produkte der Kategorie A an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, um Schäden, kostspielige Fehler oder sogar potenziellen Diebstahl zu vermeiden. 

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Umgekehrt sollten Artikel der Kategorie C in der Nähe des Lagerausgangs gelagert werden. Sie möchten diese Artikel durch Verkäufe, Rabatte und Gutscheine absetzen, damit sie nicht alles andere blockieren und ständig zu viel Platz einnehmen. 

Tipps zur Verbesserung Ihres Inventurprüfungsprozesses

Nachdem wir einige der Best Practices zur Durchführung einer Inventurprüfung besprochen haben, ist es an der Zeit zu sehen, wie die Effizienz des gesamten Prozesses gesteigert werden kann. Denn warum die Dinge komplizieren, wenn man Tools und Technologien nutzen kann, um den Arbeitsablauf zu erleichtern? 

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Die Frage ist, welchen Ansatz man wählen sollte. Nun, das hängt ganz von Ihren geschäftlichen Anforderungen und Mitteln ab. Der beste Ansatz ist jedoch, mehrere Ansätze zu einer einheitlichen, orchestrierten Lösung zu kombinieren. Dennoch finden Sie hier ein paar Tipps, die Ihnen bei der richtigen Entscheidung helfen sollten.

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• Nutzen Sie die richtige Technologie – Erwägen Sie die Implementierung von Bestandsverwaltungssoftware, Lagerverwaltungssoftware und Automatisierungstools, um nur einige zu nennen.

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• Auslagerung – Wenn Ihnen intern etwas fehlt, erwägen Sie, einige der Prüfaufgaben an ein 3PL-Unternehmen (Third Party Logistics) auszulagern. Das Einzige, was Sie tun müssen, ist ein Unternehmen zu finden, das seine Verfahren an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen kann.

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• Planen Sie eine Prüfung im Voraus – Eine Inventurprüfung ist keine Überraschungsinspektion. Es gibt absolut keinen Grund, mehr Chaos in den Prozess zu bringen, weshalb Sie sie im Voraus planen sollten. Am besten ist es, wenn das Geschäft langsam läuft und wenn eine Betriebsunterbrechung die Auftragserfüllung nicht so stark beeinträchtigt, wie es während der Spitzenzeiten der Fall wäre.

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• Sofort untersuchen – Wenn Ihre Inventurprüfung potenzielle Probleme oder Unstimmigkeiten in den Aufzeichnungen aufzeigt, sitzen Sie nicht untätig herum und warten Sie nicht, dass sich ein Problem von selbst löst. Das wird es nicht. Handeln Sie stattdessen sofort und untersuchen Sie die Ursache, damit Sie verstehen, wann, warum und wo das Problem aufgetreten ist. Dies hilft, zukünftige Probleme zu vermeiden.

Checkliste für Ihre Inventurprüfung 

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Der Auditprozess selbst kann ziemlich verwirrend sein, zumindest bis man sich daran gewöhnt hat. Deshalb sollten Sie sich angemessen vorbereiten, um nichts Wichtiges zu übersehen. Zu diesem Zweck finden Sie hier eine Checkliste, die Ihnen helfen soll, alles Nötige zu beschaffen und ein Audit ordnungsgemäß einzurichten. 

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• Wie bereits erwähnt, wählen Sie den richtigen Zeitpunkt für die Durchführung eines Audits, vorzugsweise wenn Ihr Unternehmen nicht mit voller Kapazität arbeitet.

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• Wenn Sie Auditaufgaben an ein Drittunternehmen oder einen externen Prüfer auslagern, stellen Sie sicher, dass Sie diesen alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, damit sie ihre Arbeit entsprechend erledigen können.

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• Entscheiden Sie, welche die besten Strategien für das Audit sind. Dazu können physische Zählungen, Gemeinkostenanalysen, ABC-Analysen und so weiter gehören.
• Dokumentieren Sie alle Feststellungen während des Audits sorgfältig. Es wird empfohlen, sowohl schriftliche als auch computergestützte Kopien Ihrer Aufzeichnungen für alle Fälle zu haben. Sie können sich für eine der beiden Optionen oder für beide entscheiden, je nachdem, was Ihnen am besten passt.

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• Untersuchen Sie Unstimmigkeiten oder Artikelabstimmungen, die Ihnen während eines Audits auffallen, sofort.

Bestandsprüfungen mit Gonini weniger aufwendig gestalten

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Es ist eine bekannte Tatsache, dass Bestandsprüfungsverfahren für E-Commerce-Unternehmen oft sehr überwältigend und etwas zu anspruchsvoll sein können. Dies gilt insbesondere, wenn Ihr Online-Shop neu auf dem Markt ist und Sie nicht wissen, was oder wie Sie es tun sollen. 

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Schließlich benötigen Sie die richtigen Ressourcen und ein passendes System, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist. Wenn Sie das jedoch nicht alleine bewältigen können, Gonini ist hier, um Ihnen zu helfen. Unser Unternehmen ist auf alle Aspekte der E-Commerce-Fulfillment-Logistik spezialisiert, einschließlich Bestandsprüfungen. 

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Wenn dieser Prozess Sie also zögern lässt, zögern Sie nicht, uns als Ihren Outsourcing-Partner zu wählen. Wir werden alle Auditprobleme, die Sie möglicherweise haben, schnell und effizient lösen. Kontaktieren Sie uns noch heute, und wir erstellen Ihnen ein auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnittenes Angebot.

Fazit: Keine Angst vor Audits

Eine Inventurprüfung sollte nicht als etwas Schreckliches angesehen werden, wie eine Überraschungsprüfung vom Finanzamt. Diese Art von Prüfung ist gut für Ihr Unternehmen, und ihre Durchführung mag mühsam sein, ist aber dennoch notwendig. 

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Denn wenn Sie Ihren Lagerbestand nicht im Auge behalten, werden Sie höchstwahrscheinlich einen kostspieligen Fehler mit potenziell katastrophalen Folgen machen. Dennoch gibt es immer einen Weg, komplexe Abläufe nahtlos und effizient zu gestalten, sodass Sie deswegen keinen Schlaf verlieren müssen. 

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Alles, was Sie tun müssen, ist entsprechend zu planen und den richtigen Ansatz zu nutzen, der Inventurprüfungen effizient, genau und vor allem schmerzfrei für alle Beteiligten macht.

FAQ: 

Ist eine Inventurprüfung schwierig?

Technisch gesehen ja, aber das muss nicht sein. Wie bereits erwähnt, können mit den richtigen Strategien und Tools selbst so komplexe und alltägliche Dinge wie eine Inventurprüfung nahtlos und einfach gestaltet werden. Letztendlich kommt es darauf an, den richtigen Ansatz zu wählen.

Was ist der Unterschied zwischen Inventurprüfung und Bestandsprüfung?

Keiner. Bestandsprüfungen werden gemeinhin als Inventurprüfungen bezeichnet. Welchen Begriff Sie verwenden, hängt von der Region ab, in der Ihr Online-Shop tätig ist. Bestand und Inventar sind ein und dasselbe, daher liegt es ganz bei Ihnen, welche Terminologie Sie wählen.

Welches Risiko birgt eine Inventurprüfung?

Jede Inventurprüfung birgt ein gewisses Risiko sowohl für das Unternehmen als auch für die Endverbraucher oder Kunden, wenn Sie so wollen. Zunächst einmal müssen Sie, wenn Sie eine genaue Prüfung wünschen, den Betrieb einstellen. Und da Prüfungen zeitaufwendig sind, kann dies Ihr Geschäft und die Auftragsabwicklung bis zu einem gewissen Grad beeinträchtigen. 

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Zudem könnten Sie, wenn Sie keine saubere Aufzeichnung von allem führen, was Sie während der Prüfung analysiert haben, potenzielle Probleme übersehen, die sich zu ernsthaften Problemen entwickeln können, wenn sie unbeaufsichtigt und ungelöst bleiben.

Was sind die Prüfungsziele für die Inventurprüfung?

Das Ergebnis jeder Inventurprüfung wird durch den Vergleich der Ergebnisse mit bestimmten Prüfungszielen überprüft. In den meisten Fällen führen Prüfer diesen Test durch, sodass Sie dies nicht tun müssen. Die Prüfungsziele können je nach Inventar und Art Ihres Unternehmens variieren (d.h. ob Sie international tätig sind oder nicht), aber die häufigsten sind:

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• Existenz
• Vollständigkeit
• Rechte und Pflichten
• Bewertung
• Darstellung und Offenlegung

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