Fulfilment House Due Diligence Scheme: Wer sich bewerben muss und was Sie benötigen

Willkommen bei Gonini, Ihrer Komplettlösung für alle Ihre E-Commerce-Fulfillment-Anforderungen. Heute tauchen wir tief in das Fulfilment House Due Diligence Scheme (FHDDS) ein. Wenn Sie Inhaber eines E-Commerce-Unternehmens sind, ist dieser Leitfaden ein Muss für Sie. 

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Was ist FHDDS?

Das FHDDS ist eine Initiative der britischen Regierung, die von HM Revenue and Customs (HMRC) verwaltet wird. Das durch den Finance (No.2) Act 2017 in Kraft getretene Schema verpflichtet Fulfillment-Center-Unternehmen, detaillierte Aufzeichnungen zu führen und gründliche Überprüfungen ihrer internationalen Kunden durchzuführen, die Waren an britische Kunden verkaufen. Es ist ein entscheidender Rahmen zur Wahrung der Steuerintegrität, indem sichergestellt wird, dass solche Unternehmen nicht Teil einer Lieferkette sind, die zu Mehrwertsteuerhinterziehung oder -betrug führt.

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Warum sollten Sie sich für FHDDS interessieren?

Das FHDDS ist nicht nur eine weitere bürokratische Hürde. Es ist eine Anforderung, die Unternehmen in der Fulfillment-Branche dabei hilft, Risiken zu erkennen und zu mindern, um sicherzustellen, dass sie legal und ethisch korrekt agieren. 

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Wie oben erläutert, soll das Schema die Einhaltung von Steuer- und Zollvorschriften gewährleisten sowie Mehrwertsteuerbetrug und die illegale Einfuhr von Waren verhindern. Die Nichteinhaltung kann schwerwiegende Folgen sowohl für Fulfillment-Dienstleister als auch für deren Kunden haben. Dies kann zu hohen Geldstrafen, Reputationsschäden und sogar zu Gefängnisstrafen führen. 

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Daher schützt die Durchführung einer Due Diligence nicht nur die Geschäftsinteressen der Eigentümer, sondern stellt auch sicher, dass sie nicht unbeabsichtigt in illegale Aktivitäten verwickelt werden. Wenn Sie also ein Fulfillment-Unternehmen betreiben, das Waren im Vereinigten Königreich für Verkäufer außerhalb des Landes lagert, müssen Sie Bescheid wissen.

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Was sind die Kernanforderungen des FHDDS?

Die Bewältigung der Komplexität des FHDDS erfordert mehr als nur ein oberflächliches Verständnis; es erfordert die strikte Einhaltung einer Reihe von Kernanforderungen. Im Folgenden gehen wir auf diese wesentlichen Kriterien ein, die jedes Fulfillment-Unternehmen erfüllen muss, um im Vereinigten Königreich gesetzeskonform zu agieren.

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• HMRC-Genehmigung: Sie müssen eine Genehmigung von HMRC einholen. Dies beinhaltet die Einreichung eines Antrags und das Durchlaufen eines „Fit-and-Proper“-Tests, um Ihre Eignung für den Betrieb innerhalb des Schemas zu beurteilen.

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• Kundenprüfung: Es geht nicht nur um die Lagerung von Waren; Sie sind auch dafür verantwortlich, Ihre Kunden zu kennen. Führen Sie eine umfassende Datenbank, die deren Identitäten, Kontaktdaten und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern enthält. Führen Sie außerdem Sorgfaltsprüfungen durch, um die Legitimität der Geschäfte Ihrer Kunden zu überprüfen, insbesondere wenn diese im Ausland ansässig sind.

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• Bestandsverfolgung: Dokumentieren Sie die Art und Menge der für jeden Kunden gelagerten Waren. Dies sollte Informationen wie Produktbeschreibungen, Artikelnummern (SKU) und das Herkunftsland der Artikel umfassen.

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• Umsatzsteuerunterlagen: Stellen Sie sicher, dass Sie Zugang zu relevanten Umsatzsteuerunterlagen für die von Ihnen gelagerten Produkte haben. Dies kann Importdokumente, Rechnungen und alle anderen steuerrelevanten Unterlagen umfassen.

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• Regelmäßige Berichterstattung: Je nach den von HMRC festgelegten Bestimmungen müssen Sie möglicherweise regelmäßige Berichte einreichen, in denen Sie Ihre Einhaltung der Anforderungen des Schemas darlegen. Andernfalls können Strafen verhängt werden.

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• Schulung und Compliance: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter gut geschult und sich der Verpflichtungen im Rahmen des FHDDS bewusst sind. Dazu gehört auch die Schulung, wie Kunden gründlich überprüft werden können und wie genaue Aufzeichnungen geführt werden.

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• Datensicherheit: Angesichts der sensiblen Art der Informationen, die Sie verarbeiten werden, müssen robuste Datensicherheitsmaßnahmen vorhanden sein, um Kundeninformationen und Finanzdaten zu schützen.

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• Audits und Inspektionen: Bereiten Sie sich auf regelmäßige Audits und Inspektionen durch HMRC vor. Stellen Sie dazu sicher, dass alle Aufzeichnungen aktuell und leicht zugänglich sind.

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Wer muss sich für FHDDS registrieren?

Hier erläutern wir die entscheidenden Faktoren, die bestimmen, ob Ihr Unternehmen sich im Rahmen dieses wichtigen Compliance-Systems registrieren muss.

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• Importierte Waren: Das System zielt speziell auf Waren ab, die aus Ländern außerhalb des Vereinigten Königreichs importiert wurden. Wenn Ihr Fulfillment-Center solche Artikel lagert, ist die Registrierung obligatorisch.

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• Eigentum: Das Eigentumskriterium konzentriert sich auf die Einheit, der die Bestände gehören. Wenn diese von einem Unternehmen oder einer Einzelperson außerhalb des Vereinigten Königreichs gehalten werden, müssen sie sich unter dem FHDDS registrieren.

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• Waren zum Verkauf: Das System umfasst auch Artikel, die im Vereinigten Königreich verbleiben, aber zum Verkauf bestimmt sind und noch nicht an einen Verbraucher im Land verkauft wurden. Das bedeutet, selbst wenn die Waren noch nicht Teil einer Transaktion sind, fallen sie dennoch in den Geltungsbereich des FHDDS.

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Einfach ausgedrückt: Wenn Sie ein im Vereinigten Königreich ansässiges Fulfillment-Center sind, das mit internationalen Kunden zusammenarbeitet, sind Sie verpflichtet, sich für das FHDDS zu registrieren. Dies gilt unabhängig von der Größe oder dem Umfang Ihrer Geschäftstätigkeit.

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Wer muss keinen FHDDS-Antrag stellen?

Zu verstehen, wer von der FHDDS befreit ist, ist genauso wichtig wie zu wissen, wer sich bewerben muss. Im Allgemeinen müssen sich die folgenden Einrichtungen nicht registrieren lassen:

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• Im Vereinigten Königreich ansässige Einzelhändler: Wenn Sie ein im Vereinigten Königreich ansässiger Einzelhändler sind und die gesamte von Ihnen gelagerte Ware Ihrem eigenen Unternehmen gehört.

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• Nichtgewerbliche Lagerung: Einrichtungen, die Gegenstände für nichtgewerbliche Zwecke lagern, wie zum Beispiel private Lagerräume, sind in der Regel ausgeschlossen.

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• Waren, die nicht zum Verkauf bestimmt sind: Wenn die Waren nicht zum Verkauf bestimmt sind, wie zum Beispiel Transitwaren oder persönliche Gegenstände.

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• Ausschließlich für den Export tätige Unternehmen: Wenn Ihr Fulfillment-Center ausschließlich Bestände lagert, die für den Export aus dem Vereinigten Königreich bestimmt sind.

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• Eingetragene Wohltätigkeitsorganisationen: Philanthropisch ausgerichtete Organisationen, die Fulfillment-Center betreiben, können befreit sein, vorausgesetzt, die gelagerten Artikel werden für wohltätige Zwecke verwendet.

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• Vorübergehende Lagerung: Einrichtungen, die Waren für einen sehr kurzen Zeitraum lagern, typischerweise weniger als 12 Stunden.

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• Speziallagerhallen: Einige Arten von Speziallagereinrichtungen, wie z.B. Kühlhäuser für verderbliche Waren, sofern diese nicht für den Verkauf innerhalb des Vereinigten Königreichs bestimmt sind.

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Wann das FHDSS beantragt werden sollte

Es ist unerlässlich, die FHDDS-Genehmigung zu beantragen, bevor Sie Fulfillment-Operationen für ausländische Kunden aufnehmen. Dies stellt sicher, dass Sie von Anfang an konform sind. Nach Einreichung Ihres Antrags benötigt HMRC in der Regel mehrere Wochen für die Bearbeitung. Während dieser Zeit werden Sie möglicherweise aufgefordert, zusätzliche Unterlagen oder Erläuterungen vorzulegen.

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Wie oben bereits erwähnt, kann HMRC nach Prüfung Ihres Antrags einen „Fit-and-Proper“-Test durchführen, um Ihre Eignung für den Betrieb im Rahmen des Schemas zu beurteilen. Dies könnte den Antragsprozess verlängern. Nach erfolgreichem Abschluss aller Prüfungen erhalten Sie ein Genehmigungsschreiben. Dieses Schreiben enthält Ihre eindeutige Registrierungsnummer und weitere relevante Details. 

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Beachten Sie, dass die FHDDS-Genehmigung nicht unbefristet ist. Sie müssen Ihre Registrierung regelmäßig erneuern, wie von HMRC festgelegt, um weiterhin legal tätig sein zu können.

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Erforderliche Dokumente für den FHDDS-Antrag

Wenn Sie alle erforderlichen Dokumente bereithalten, bevor Sie den Antragsprozess beginnen, kann dies Ihre FHDDS-Registrierung erheblich beschleunigen. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der benötigten Unterlagen:

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Handelsregisterauszug

Dies ist das offizielle Dokument, das belegt, dass Ihr Unternehmen im Vereinigten Königreich rechtmäßig registriert ist. Falls Sie dieses noch nicht besitzen, kann es in der Regel beim Companies House oder der zuständigen Registrierungsbehörde für Ihren Unternehmenstyp beantragt werden.

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Umsatzsteuer-Registrierungsbescheinigung

Diese Bescheinigung bestätigt Ihre Umsatzsteuerregistrierung und enthält Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Falls Sie noch nicht registriert sind, können Sie dies über die HMRC-Website beantragen.

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Adressnachweis

HMRC muss den Standort überprüfen, an dem die Fulfillment-Aktivitäten stattfinden werden. Nebenkostenabrechnungen, Mietverträge oder Hypothekenauszüge sind in der Regel akzeptable Nachweise. Diese sollten aktuell sein und den Firmennamen sowie die Adresse ausweisen.

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Weitere Unterlagen

Obwohl dies die wichtigsten erforderlichen Dokumente sind, halten Sie sich bereit, weitere Unterlagen vorzulegen, wie zum Beispiel:

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• Reisepass, Führerschein oder ein anderer amtlicher Ausweis 

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• Angaben zu Ihrem Geschäftskonto

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• Kopien von Vereinbarungen oder Verträgen mit Ihren internationalen Kunden

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So führen Sie Aufzeichnungen

Die Führung präziser und umfassender Aufzeichnungen ist ein Eckpfeiler der Einhaltung der FHDDS-Vorschriften. Hier finden Sie Details dazu, welche Aufzeichnungen Sie führen, wie Sie diese speichern und wie lange:

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Wareneingang und Warenausgang

Für jede empfangene oder versandte Sendung dokumentieren Sie Folgendes:

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• Warenart
• Menge
• Datum des Empfangs oder Versands
• Absender- oder Empfängeradresse

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Kundenrechnungen

Bewahren Sie eine Kopie aller an Kunden ausgestellten oder von Kunden erhaltenen Rechnungen auf. Diese sollten Folgendes enthalten:

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• Name und Adresse des Kunden
• Warenbeschreibung
• Rechnungsgesamtbetrag
• Gegebenenfalls berechnete Umsatzsteuer

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Umsatzsteuer-Dokumentation

Bewahren Sie alle umsatzsteuerrelevanten Dokumente auf, wie zum Beispiel:

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• Umsatzsteuererklärungen
• Umsatzsteuerzahlungsbelege
• Umsatzsteuer-Registrierungsbescheinigung

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Aufbewahrungsrichtlinien

Unterlagen können sowohl in digitaler als auch in physischer Form aufbewahrt werden, solange sie leicht zugänglich und gut organisiert sind. Angesichts ihres sensiblen Charakters stellen Sie sicher, dass sie sicher aufbewahrt werden, ob digital verschlüsselt oder in einem verschlossenen physischen Lagerraum.

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Alle Unterlagen müssen gemäß dem britischen Steuerrecht mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Sie sollten jederzeit verfügbar und leicht abrufbar sein, falls HMRC eine Prüfung oder Kontrolle durchführt.

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So beantragen Sie den FHDDS

Das Antragsverfahren für den FHDDS kann komplex sein. Hier finden Sie eine detaillierte Anleitung, wie Sie sich bewerben können:

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Registrierung bei HMRC

Bevor Sie den FHDDS beantragen können, müssen Sie bei HMRC registriert sein. Falls Sie dies noch nicht sind, können Sie dies über deren Website tun. Während dieser Registrierung müssen Sie grundlegende Informationen über Ihr Unternehmen angeben, einschließlich seiner Rechtsform, Haupttätigkeiten und Steueridentifikationsnummern.

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Antragseinreichung

Nach der Registrierung können Sie das FHDDS-Antragsformular ausfüllen. Sie werden nach verschiedenen Details gefragt, wie Ihre Geschäftsadresse, die Art der Waren, die Sie lagern werden, und Informationen über Ihre internationalen Kunden. Halten Sie alle erforderlichen Belege zum Hochladen bereit, wie Gewerbescheine oder Identitätsnachweise.

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Kundenprüfung

Im Rahmen des Antragsverfahrens müssen Sie eine Due Diligence bei Ihren internationalen Kunden durchführen. Führen Sie Aufzeichnungen über alle Aktivitäten, da Sie diese möglicherweise HMRC entweder während des Antragsverfahrens oder zu einem späteren Zeitpunkt vorlegen müssen.

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Was beinhaltet der Due-Diligence-Prozess?

Due Diligence bezieht sich auf eine Reihe von Prüfungen und Verifizierungen, die Fulfillment-Dienstleister bei ihren ausländischen Kunden durchführen müssen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass ihre Kunden seriöse Unternehmen sind, die die Mehrwertsteuerbestimmungen einhalten. Der Prozess umfasst in der Regel:

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• Identitätsprüfung: Bestätigen Sie die Identität des Unternehmens oder der Person, mit der Sie Geschäfte machen. Dies beinhaltet oft die Überprüfung offizieller Dokumente wie Lizenzen oder Reisepässe.

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• Umsatzsteuerregistrierung: Überprüfen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des ausländischen Kunden. Dies kann in der Regel über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) oder ähnliche Datenbanken erfolgen.

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• Unternehmensstatus: Überprüfen Sie den rechtlichen Status des Unternehmens. Handelt es sich um eine eingetragene Gesellschaft, einen Einzelunternehmer oder eine andere Rechtsform?

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• Finanzielle Lage: Einige Fulfillment-Dienstleister gehen einen Schritt weiter und bewerten die finanzielle Stabilität des Kunden, obwohl dies keine zwingende Anforderung gemäß FHDDS ist.

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• Hintergrundprüfungen: Recherchieren Sie die Geschäftshistorie des Kunden. Waren sie in rechtliche Auseinandersetzungen verwickelt, insbesondere solche im Zusammenhang mit Steuerhinterziehung oder Betrug?

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• Vertragliche Vereinbarungen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Vereinbarungen mit ausländischen Kunden Klauseln enthalten, die sie zur Einhaltung aller relevanten Steuergesetze und -vorschriften verpflichten.

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• Laufende Überwachung: Die Sorgfaltspflicht ist keine einmalige Angelegenheit. Regelmäßige Überprüfungen sollten durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass der Kunde weiterhin alle geltenden rechtlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen einhält.

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Strafen bei Nichteinhaltung

Die Nichteinhaltung des FHDDS kann schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen und Ihren Ruf haben, sowohl rechtlich als auch finanziell. Bedenken Sie die möglichen Strafen, die Ihnen drohen könnten:

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Strafrechtliche Haftung

Die Nichteinhaltung der FHDDS-Vorschriften kann zu strafrechtlichen Anklagen führen, die auch eine Freiheitsstrafe umfassen können. Die Dauer kann bis zu sieben Jahre betragen, abhängig von der Schwere des Vergehens und ob es sich um einen wiederholten Verstoß handelt. Strafrechtliche Anklagen können auch zu einem beschädigten Geschäftsruf führen, was es schwierig macht, zukünftig Kunden oder Investoren zu gewinnen.

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Zivilrechtliche Haftung

Zivilrechtliche Strafen umfassen Geldbußen, die von HMRC bei Verstößen gegen die Vorschriften des Systems verhängt werden. Diese können bis zu 3.000 £ für jeden einzelnen Verstoß betragen, abhängig von Art und Schwere der Verletzung. Beachten Sie, dass Geldbußen pro Verstoß erhoben werden, was bedeutet, dass mehrere Verstöße zu einer erheblichen finanziellen Belastung führen können.

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Zusätzliche Konsequenzen

In extremen Fällen kann HMRC Ihre Genehmigung zum Betrieb als Fulfillment-Haus widerrufen, wodurch dieser Geschäftsbereich effektiv eingestellt wird. Sie führen eine öffentlich zugängliche Liste von Unternehmen, die sich nicht an die Vorschriften halten. Eine Listung kann auch Ihren Geschäftsruf erheblich schädigen.

Darüber hinaus kann die Verteidigung gegen zivil- und strafrechtliche Sanktionen zu erheblichen Anwaltskosten führen, was die finanzielle Belastung Ihres Unternehmens zusätzlich erhöht.

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Präventivmaßnahmen

Beginnen Sie mit der Durchführung interner Audits, um die Einhaltung aller FHDDS-Vorschriften sicherzustellen. Suchen Sie außerdem Rat bei Rechtsexperten, die mit dem britischen Steuerrecht und den spezifischen Anforderungen vertraut sind, um Ihre vollständige Compliance zu gewährleisten. Unterschätzen Sie schließlich nicht den Wert der Mitarbeiterschulung. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die entscheidende Bedeutung der Einhaltung des FHDDS versteht, um unbeabsichtigte Verstöße zu vermeiden, die zu schwerwiegenden Strafen führen könnten.

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Fazit

Die Komplexität des FHDDS zu durchschauen, ist keine leichte Aufgabe. Vom Verständnis, wer sich registrieren muss, und den strengen Sorgfaltspflichten bis hin zu den schwerwiegenden Strafen bei Nichteinhaltung gibt es viel zu beachten. 

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Compliance ist jedoch nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein geschäftliches Gebot. Sie schützt Ihre Abläufe, stärkt Ihren Ruf und sichert letztendlich Ihren Gewinn. Da sich die E-Commerce-Landschaft ständig weiterentwickelt, ist es entscheidend, regulatorischen Änderungen einen Schritt voraus zu sein. Durch die Einhaltung der FHDDS-Richtlinien stellen Sie nicht nur sicher, dass Ihr Unternehmen gesetzeskonform bleibt, sondern verschaffen sich auch einen Wettbewerbsvorteil in einem überfüllten Markt.

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